Efectivo Y EquivLENTE

FONDO DE CAJA CHICA.

17 Dec

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EConta

en 11:37 PM

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Contabilidad

NORMATIVA EN SU UTILIZACION.

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales.

Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el reembolso.

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea creado.

En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de ser un fondo de cuenta corriente el monto podría ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares.

El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido mas 60 días adicionales). La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios.

Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.

Contablemente quedaría de la siguiente manera:

CODIGO

PARTIDA No.

DEBE

HABER

1101

Efectivo y Equivalente

$ 500.00

1101.01.01

Caja Chica

1101

Efectivo y Equivalente

$ 500.00

1101.02.01.01

Citibank- cuenta corriente

TOTALES

$ 500.00

$ 500.00

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que cargarse ni abonarse otra vez, si no hasta que se modifica el importe del fondo.

NORMATIVA MINIMA A CONSIDERAR.

1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.

a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes respectivos y eliminar el vale provisional.

2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma,

3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.

4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.

5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como pagos de caja chica.

6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas de la siguiente manera:

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