El procedimiento

1 Escribir la reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060

El procedimiento legal que debe tener los documentos y sus contenidos, incluyendo la forma de cómo se deben recibir y despachar, según las especificaciones de la unidad de correspondencia. En este caso es el procedimiento realizado en la universidad del Cauca, en la oficina única de gestión documental. Me parece un proceso un poco tedioso de lo que se hacía en un proceso de gestión documental antiguo, pero con mejores y más rápidos resultados. Se evitan contratiempos y problemas legales por mala recepción de documentos o pérdida.

Al recibir los documentos se verifican, código de oficina, serie, sub-serie, consecutivo, fecha, asunto, que se encuentre firmado, numero de anexos y se pregunta por el procedimiento de las copias. Se entrega el recibido debidamente sellado. Lo que me parece rápido, ágil, y 100% seguro es el hecho de ingresarlo y radicarlo en el sistema. (Se ingresa fecha, radicado, empresa, No documento, hora, tipo documento, fecha documento, remitente oficio, anexos, asunto, comunicación interna o externa, destinatario de la correspondencia, dependencia, quien va a llevar la correspondencia (mensajero); luego la correspondencia para a otra área para llenar un formato, luego ser llevada a un cubículo donde será finalmente llevada por el mensajero y luego ser entregada a otra área de destino, con su debido procedimiento también. Podría pensarse en un procedimiento largo y tedioso, pero al final se verifica la eficiencia del procedimiento, y la seguridad de tener un soporte bien organizado para futuros acuerdos, negocios o problemas legales que pudieran ocurrir en cualquier instancia.

2-Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de contextualización.

1-La idea clave seria, “Buena radicación en la recepción”.

2-Como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental

3-Leer los procedimientos para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos

4-Un buen Programa de gestión documental

5-Saber clasificar los documentos”

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