Establecer el debido manejo de dispositivos móviles y/o líneas telefónicas asignadas a empleados, transportadores y/o terceros de la compañía.

ALCANCE

Desde la asignación de un dispositivo móvil a un empleado, directivo o transportador; hasta la devolución y reasignación correspondiente.

RESPONSABLE

Los departamentos responsables de hacer cumplir dicho procedimiento son; Área de Compras y los responsables de ejecutar este procedimiento son; Usuario solicitante, Gestión Humana, Auxiliar Contable, Cajero (a), Coordinador de Operaciones de cada agencia y Tesorería.

DEFINICIONES

1. Activo Fijo: son los bienes de cualquier naturaleza que posee el ente económico, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el apoyo que prestan en la producción de bienes y servicios, por definición no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año.
2. Dispositivo Móvil: Es todo aquel equipo tecnológico que presta servicios de comunicación y/o impresión y que consta de unos accesorios tales como cargador, manos libres y cable USB para conexión a computador.
3. Placa Activo: código numérico único de Altipal, en formato de barras, con el que se controla el inventario de activos fijos.
4. Dar de baja placa de activo: se realiza cuando deja de ser útil para la empresa o cuando es vendido, robado, donado o destruido.
5. Equipo Nuevo: Aquel que se entrega para ser utilizado por primera vez y viene sellado de fábrica.
6. Equipo medianamente usado: Aquel que reúne las condiciones técnicas de operación válidas para la compañía y que tiene un uso máximo de 6 meses.
7. Equipo Usado: Aquel que reúne las condiciones técnicas de operación válidas para la compañía y que tiene un uso mayor de 6 meses.
8. Daño: Reporte dado por una empresa de servicio en la que indica el deterioro o destrucción de un objeto.
9. Sulfatación: Indica un proceso de Oxidación de los circuitos integrados generado por líquidos o humedad a la que se exponga el dispositivo móvil.
10. Línea Disponible: Dispositivo móvil con plan de voz y/o datos que se encuentra disponible para ser asignado al funcionario que lo requiera.
11. Línea Pendiente por Asignar: Dispositivo móvil con plan de voz y/o datos que fue utilizado como herramienta de trabajo por un usuario anterior y por transferencia de cargo o retiro de la compañía regresa como activo en custodia del área de compras y se encuentra en espera de asignación al  nuevo usuario que ocupe esa posición.
12. Renovación Plan Celular: Ampliación por 12 meses del servicio celular corporativo adquirido con Altipal  S.A.
13. Débito Automático: Servicio generado por la entidad financiera correspondiente, que permite debitar el valor de las facturas u obligaciones de manera automática, ya sea de la cuenta corriente, de ahorro, o tarjeta de crédito.
14. Daño físico: se entiende daño físico declarado por servicio técnico irreparable aquello que se identifique como daño en la memoria, problemas en software, daño en la board, recalentamiento e inflamación en la pila.
15. Daño causas externas: Se entiende daño por causas externas declarado por servicio técnico como sulfatación, oxidación, golpes o mal manejo de dispositivo.

POLÍTICAS / CONDICIONES GENERALES

1. El incumplimiento de las políticas establecidas en este procedimiento, ocasionara la aplicación de sanciones disciplinarias de acuerdo al procedimiento de ACCIONES DISCIPLINARIAS GH. PRO.ADI.001.
2. Los Dispositivos móviles (Celulares, Smartphone, Hand help e impresoras portátiles) de ALTIPAL S.A deben ser manejados como Activos Fijos y su correspondiente asignación y devolución debe ser realizada según el PROCEDIMIENTO PREDETERMINADO DE ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS GA.PRO.AAF.007 y el PROCEDIMIENTO PREDETERMINADO DE CAMBIO O DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS GA.PRO.CDA.008; respectivamente.
3. La asignación de Dispositivos móviles está predeterminada por el área de gestión humana, quien determinará qué equipo y que plan será asignado al empleado o transportador de acuerdo al cargo desempeñado por el mismo.
4. Es responsabilidad del Auxiliar de Compras y del Auxiliar administrativo hacer firmar la entrega y/o asignación de un dispositivo móvil por parte de Altipal S.A, a un empleado Directo, por temporal y/o transportador según corresponda el formato GA.FOR.007.EPE.005 FORMATO DE ENTREGA EQUIPO TELEFONÍA MÓVIL PAGO POR ALTIPAL S.A, O PAGO POR USUARIO.
5. Es responsabilidad del Auxiliar Administrativo junto con el Auxiliar de Compras llevar el control de la documentación correspondiente para autorizaciones de descuentos, débitos automáticos a los empleados, directivos y transportadores, cuando se requiera.
6. El Auxiliar Administrativo de cada agencia tiene la responsabilidad de enviar semanalmente los días viernes las actas de entrega de toda asignación, reasignación y devolución de dispositivos móviles al Auxiliar de compras y debe llevar la relación en la base de datos alojada en Drive según la agencia que corresponda.
7. Es responsabilidad del Auxiliar de Compras adjuntar en Documentar todos los documentos que se generen en el proceso de asignación de Dispositivos Móviles.
8. El Auxiliar de compras tiene la responsabilidad de actualizar la base de datos Reposición Compras de Dispositivos alojada en Drive, e informar al Coordinador de Activos Fijos los cambios realizados para que este pueda ingresar visualizar y actualizar en AX el cambio de activos fijos.
9. El Auxiliar Administrativo de la Agencia o en su defecto el Jefe Inmediato del empleado, es el responsable de realizar el reporte de pérdida de dispositivos móviles que se encuentren a nombre de ALTIPAL S.A., ante el Auxiliar de Compras, adjuntando copia del denuncio correspondiente y el formato de siniestros.
10. En caso de Robo/Perdida se debe firmar la carta de autorización de descuento máximo a 6 meses (12 cuotas quincenales), para que el valor del equipo sea descontado por nómina y proceda a realizar la reposición del equipo. Se debe enviar la carta inmediatamente al Jefe de Nomina y Contratación. La contabilización en este caso debe ser realizada con la autorización de descuento firmada contra una cuenta por pagar, de acuerdo al INSTRUCTIVO REGISTROS RELACIONADOS CON DISPOSITIVOS MOVILES EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. GA.007.INS.IRC.001 (ver anexo uno)

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