Fuentes De Informacion

BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN

3.1 FUENTES DE INFORMACIÓN MAS USUALES:

Nadie espera que un oficinista, empleado administrativo o secretaria recuerde todos los detalles y datos, ni que maneje de memoria toda la información necesaria para efectuar todos los contactos, llamadas, entrevistas, cotizaciones, consultas, etc., que se producen en una empresa, producto del trabajo mismo.

Seria absurdo pensar que una persona podría ser capaz de memorizarlo todo. Con ese sistema sólo lograrías confundirte y cometer equivocaciones. Recuerda que la memoria es frágil y lo que se recuerda en el momento pronto podría olvidarse.

Para evitar lo que mencionábamos en el punto anterior, lo mas prudente es asegurarse y anotarlo todo. A continuación encontraras algunos consejos que te llevarán a realizar un mejor trabajo.

Puedes aprender de memoria los datos que utilizas en forma habitual y que no cambian casi nunca. Ejemplos: Códigos telefónicos, direcciones que se repiten, claves computacionales, direcciones electrónicas, etc. y aquellos que son esenciales en la marcha de tu trabajo.

Organiza tu propio sistema de referencias, podría ser mediante claves para acceder con rapidez a la información que utilizas constantemente, direcciones esenciales, números de teléfonos, números de catálogos, nombre de productos en venta, nombres de los funcionarios de la empresa con sus respectivos cargos, etc. Asegúrate de que el sistema que utilices pueda ser fácilmente puesto al día cuando sea necesario.

Ten a mano, en todo momento, los libros y materiales de consulta que necesites. Ejemplo: guías telefónicas, diccionarios, guías de transportes, horarios de líneas aéreas, etc. Asegúrate de que la guía que tienes es la última edición, ya que un cambio en cualquiera de ellas podría tener un efecto negativo en tu trabajo.

Ten en cuenta, cuando necesites información mas especializada, donde tienes que ir y a quien pedírsela. Ejemplo: Cómo hacer una publicación en la prensa local, como legalizar un documento, donde pagar los impuestos, las imposiciones del personal, etc.

Es importante que tengas en cuenta que dentro del campo de acción de tu trabajo, requieres de mucha informaci6n y debes saber donde buscarla.

4.- SELECCION, SEÑALIZACIÓN Y RESUMEN:

También podrás disponer de la información que se ha ido acumulando en la empresa a través de los años, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, producción de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta información se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera.

Actualmente nos encontramos con un constante diluvio de información que nos llega de todas partes. Un ejemplo claro son los catálogos de todas las grandes tiendas que llegan a nuestros hogares, sin costo para nosotros y donde nos presentan los productos en ofertas y de liquidación.

Otros métodos para comunicar información son aquellos que emplean el `Márketing telefónico" para informar como respuesta a una campaña, utilizando folletos por correo, publicidad puerta a puerta, o mediante agencias especializadas, bibliotecas o lugares públicos en los que la información puede ser recogida por el público.

Todas las instancias anteriores pueden ser aprovechadas como fuentes útiles de información.

En algunos casos, la información será, el servicio proporcionado por organismos estatales, organizaciones privadas, o agencias de investigación.

También podrás disponer de la información que se ha ido acumulando en la empresa a través de los años, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, producción de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta información se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera.

5.- INDICES Y MÉTODOS

Los catálogos los puedes encontrar de diferentes formas: fichas índice, libros, microficha, o por computador. Con la introducción de los Compact disks es posible almacenar gran cantidad de información, en número de disquetes relativamente pequeños, de los cuales se puede obtener información en cualquier momento.

6.- LIBROS BÁSICOS DE CONSULTA

Es conveniente que mantengas en la oficina una colección de fuentes de información para solucionar las dudas que pudieran ocasionarse. Algunos de los libros básicos de consultas pueden ser:

Diccionario Castellano

Diccionario de Sinónimos

Diccionario de Inglés

Gramática castellana

Manual de redacción comercial

Guía teléfonos con páginas amarillas de la ciudad.

Guía teléfonos con páginas amarillas de la capital.

Guías de hoteles y restaurantes

Mapas de carreteras

Plano de la ciudad.

Debes estar familiarizado con los índices que aparecen en la mayoría de los textos de consulta, y que te ayudan a acceder a los contenidos. Si vas a utilizar una Biblioteca, tendrás que mirar el catalogo, para saber con que publicaciones cuenta de una determinada materia; si conoces el titulo y el nombre del autor de un libro que debes consultar, el catálogo te dirá si la biblioteca dispone de una copia o como encontrarlo.

Con las modernas técnicas de comunicación, en vez de visitar una biblioteca para tener acceso a información, puedes conectar tu computador desde tu casa a oficina mediante un enlace telefónico (modem) con una biblioteca especializada, la que te proporcionará la información que deseas con facilidad.

ATENCIÓN

"DEBES SER SISTEMÁTICO EN LA ASIGNACIÓN DE TU TIEMPO

DESTINADO AL ESTUDIO. NO DEJES TODO PARA ÚLTIMA HORA".

7.- PUBLICACIONES Y FUENTES DE INFORMACIÓN OFICIALES.

Seguramente en muchas ocasiones tendrás la necesidad de conocer formación de instituciones del Estado o empresas privadas. Para ello, los organismos editan revistas o boletines con el fin de difundir su actividad, hacia la comunidad.

Existe una serie de organizaciones que pueden ofrecerte información, consejos, asistencia o servicios en áreas específicas. En la lista que encontrarás a continuación te damos una idea sobre lo que

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