Funciones de la unidad de correspondencia

Funciones de la Unidad de Correspondencia frente al trámite de las comunicaciones

La unidad de correspondencia asume la responsabilidad de prestar servicio de calidad al usuario, el cual se avala con el compromiso de ejecutar las siguientes funciones:

[pic 1]

• Verificar la documentación que se recibe en ventanilla única o cualquier otro medio que utilice el usuario para comunicarse. Tener presentes detalles como si es responsabilidad de la entidad dar la respuesta a dicha solicitud, la información del destinatario para el envío del documento, firmas, fechas, entre otros.
• Radicación de la comunicación oficial.
• Digitalización del documento radicado.
• Entrega de copia del recibido al usuario de ventanilla única.
• Registro de la comunicación recibida en el software de la institución.
• Llevar a cabo controles de la información que se recibe o se despacha.
• Distribución de la información que se recibe o se despacha a las áreas competentes.
• Realizar seguimiento y control a las comunicaciones que se encuentran en las unidades administrativas pendientes por trámite.
• Realizar informes según el caso sobre la gestión de la Unidad de Correspondencia.
• Hacer entrega a las unidades administrativas de la correspondencia devuelta.

Las actividades anteriores se encuentran en la gran mayoría de los manuales de correspondencia y cabe resaltar que unos procesos aún siguen siendo manuales y otros, por el contrario, ya son automatizados de acuerdo con las orientaciones y normativa que ofrece el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) de Colombia.

2.1. Normativa: Acuerdo 060 de 2001

Sobre este documento, reposa gran parte de la normatividad; es fundamental que todo colaborador de documentos lo conozca, tal como se muestra a continuación:

https://www.youtube.com/watch?v=NGCYM1NhJCU 

2.2. Pautas de recepción, distribución y despacho de documentos

A continuación, se detallan las herramientas necesarias para el buen funcionamiento del área de recepción de documentos y el control a los procedimientos para la recepción o el despacho de la información, independientemente de si es una entidad pública o privada, puesto que el objetivo de estas pautas es verificar la realización de las funciones acompañadas de estos materiales, que permitan la calidad en el proceso y disminuyan errores o riesgos en la prestación del servicio. El siguiente es el proceso recomendado para esta gestión:

El siguiente es el proceso recomendado para esta gestión:

Recepción

La recepción es quizá la tarea más delicada del servicio de correspondencia. En esta, el funcionario está en la capacidad de recibir documentos de manera presencial, a través de ventanilla única, o recibir documentos electrónicos, a través de los diferentes canales de comunicación dispuestos por la entidad.

Clasificación

La clasificación se hace como tarea previa. Antes de radicar la documentación, el funcionario tiene la facultad de diferenciar la documentación con categoría oficial de aquella que se recibe a título personal; dicho en otras palabras, la categoría oficial es aquella que se radica, ya que presenta una misión dentro de la entidad. Las dirigidas a título personal no se radican. Ejemplo: recibir una invitación para el encuentro anual de egresados dirigida al Jurídico.

Apertura

La apertura es revisar los documentos y anexos que contiene el sobre para poder radicar la información. Cualquier paquete que se reciba en ventanilla única debe abrirse para revisar su contenido y así dar indicaciones del procedimiento; en caso contrario, no se podrá recibir, mucho menos oficializarlo en la entidad. Este paso se recomienda hacerlo frente al usuario, para evitar confusiones.

Radicación

La radicación se convierte en la oficialización del trámite que desea realizar el usuario frente a la entidad. El sello radicador puede ser manual o automatizado, de acuerdo con la necesidad de la entidad pública o privada. El usuario recibe copia del documento radicado, mediante la cual podrá hacer seguimiento a la respuesta con el número consecutivo que le fue asignado.

Registro

El registro es otro de los controles necesarios para la gestión de la documentación, se realiza una vez haya sido radicada. En el registro, se ingresan datos a un software o base de datos, o simplemente se llenan planillas o formatos en físico con la información relevante del documento: fechas, número de radicado, remitente, asunto, folios, destinatario competente, entre otros.

Distribución o reparto

La distribución o el reparto de la correspondencia se hace en horarios pactados o establecidos por el área y de conocimiento por parte de los colaboradores de la organización. Esta tarea la suele realizar el mismo que recepciona la comunicación, con la intención de constatar que quien debe dar trámite al documento lo ha recibido.

Despacho de documentos

El despacho de la documentación que se produce en las diferentes dependencias de la entidad está a cargo del responsable de la Unidad de Correspondencia, quien recibe el documento de la oficina productora y genera el radicado de salida para oficializar el trámite y realizar el envío del mensaje, guardando siempre una trazabilidad. Si el archivo es digital, se recomienda responder reenviando el mensaje, para no perder datos.

Traslado de documentos

El traslado de documentos es el efectuado por la mensajería, que entrega un formato de planilla para que la Unidad de Correspondencia diligencie con la información que se desea repartir al contexto externo. En las planillas, se relacionan datos de la empresa (entidad remitente), nombre del destinatario, dirección, municipio y departamento; y se diligencian tantas planillas como documentos se entregan. Acá termina el proceso.

2.3. Planillas de reparto de correspondencia

Uno de los controles que escudan a las comunicaciones oficiales es el diseño y la aplicación del formato de entrega y despacho de correspondencia. Hace 10 años o más, la tarea de diligenciar esos formatos era ausente, pues no había conciencia de la gravedad de las malas prácticas en la gestión documental. Actualmente, todos los registros, planillas, formatos, bases de datos, software y demás son necesarios para evitar las vulnerabilidades y, por ende, la existencia de las amenazas en pérdida de información.

...