Funcíón Combinar Correspondencia

1. Combinación de correspondencia en word

• Crear carta en formato word

• Crear base de datos en word insertando una tabla en el documento donde van los datos a combinar de las personas a quienes envio la correspondencia.

• Quitar los espacios a combinar en la carta

• Vamos a la pestaña correspondencia de la carta a enviar

• Luego seleccionar destinatarios y usamos la opcion lista existente donde buscamos el documento de word que contiene la base de datos de las personas a quien dirigimos la carta.

• En la pestaña correspondencia buscamos la opcion insertar campo combinado.

• Escoger la ubicación del campo que desea combinar en el word de la carta a enviar y se le da insertar enel lugar que corresponda a cada dato (nombre, cargo, etc).

• Luego se ubica la opcion vista previa resultados para observar como quedaran las cartas (opcional).

• Seleccionar la opcion finalizar y combiar que nos arroja un documento word con las cartas tal como quedan.

• Guardar el archiivo de las cartas a imprimir.

2. Como enviar los registros de una Combinación de correspondencia a un Correo Electrónico

• Digitar documento en word

De

Para dirección

Teléfono

Contenido del documento

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Combinación de correspondencia

Iniciar combinación: click mensaje correo electrónico y sale en formato como correo electrónico.

• Luego seleccionar destinatarios: el listado de los correos se puede extraer de outlook, seleccionar lista nueva, archivo existente o de contactos de outlook.

• Luego se abre la ventana seleccionar contactos, click en seleccionar.

• Se abre una ventana de destinatarios de combinar correspondencia y se selecciona a quien se desea enviar el correo y se pueden editar y cuando este list ose da click en aceptar.

• En la carta se ubica en los campos donde se van a insertar los campos a combinar, seleccionamos insertar campo combinado y seleccionar el campo que se desea combinar.

• Se observa la vista previa.

• Click en finalizar y combinar, seleccionar la opción enviar mensaje de correo electrónico.

• Se despliega la ventana combinar en correo electrónico y se selecciona la opción dirección de correo electrónico, se diligencia el asunto, y se selecciona si lo envía a todos lso correos o el actual o desde…. Hasta.

• Clik en aceptar y el envía los correos automáticamente

3. Filtrar datos de una base de datos en Excel, para realizar combinación de correspondencia

• Se crea la carta y la base de datos en excel y se guardan

• En la pestaña correspondencia buscamos la opción seleccionar destinatarios y click en utilizar lista existente

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