Gestion por procesos. ¿Qué importancia tiene el análisis de los procesos?

GESTION POR PROCESOS

Desde comienzos de la humanidad, el hombre ha luchado por cumplir sus objetivos y metas, de una forma empírica. Y gracias al método de ensayo y error ha logrado tecnificar y mejorar la forma de cómo llegar a cumplir sus objetivos. En esa búsqueda de mejorar su nivel de vida ha obtenido  uno de esos grandes logros y es las Gestión por procesos, la cual le ha ayudado a realizar sus actividades de forma organizada y lograr el éxito en sus objetivos, esto se debe a que esta herramienta le aporta un nivel alto de organización y precisión en sus logros, muchos se preguntan que es la gestión por procesos, parto de lo simple definiendo el significado de ¿proceso?,

La respuesta es simple un proceso es  secuencia o conjunto de actividades que van añadiendo valor a un producto o servicio destinado a un cliente, es decir generando valor agregado en las cosas que hace.

En la parte empresarial también es de gran ayuda esta herramienta, por ejemplo, anteriormente se utilizaba un modelo vertical que no le daba mucha participación a las personas en lo más bajo del nivel jerárquico, generando con esto una brecha en los diferentes departamentos y puestos de trabajo. Desde la implementación de la gestión por procesos el modelo cambio hasta llegar a una lógica organizativa transversal, involucrando a todo el personal en vivir de una empresa.

Teniendo en cuenta todo lo anterior muchos nos cuestionamos ¿Qué papel juega la gestión por procesos en una empresa?

 A simple vista la respuesta está en  la inclusión de todo el personal en la toma de decisiones, lo que genera aumento de la autoestima del personal y los hace sentir parte importante dentro de la empresa, además todos trabajan por un mismo objetivo y es la orientación a los clientes, en donde todo el equipo de trabajo unifica criterios lo que conlleva al objetivo más importante dentro de una organización y es aumentar  el grado de satisfacción del cliente, todo esto nos permite centrarnos en un mismo eje lo que nos lleva a la fidelización de los mismos. Para nadie es un secreto que la vida de una empresa gira entorno a los clientes, es por eso que todas las mejoras que se hagan dentro de una organización deben ir orientadas la satisfacción de ellos, por eso es primordial que los procesos sean la base estructural de una organización, porque de la buena implementación de los ellos se garantiza el éxito.

Otro papel importante es la optimización del tempo y los recursos de los departamentos de una empresa, lo que aumenta la productividad, generando beneficios y rendimiento ascendentes, es por eso que la gestión por procesos es un modelo transversal que logra resultados ascendentes. Cabe resaltar que la gestión por procesos no es un fin sino un medio para lograr a conseguir un objetivo y no incurrir en el error de pensar que con solo la implementación de la gestión por procesos no se han de presentar  inconvenientes futuros, depende del buen uso de la misma y la capacidad idónea del personal para lograr afrontarlos y lograr obtener buenos resultados en los mismos. La gestión por procesos es una herramienta que cuenta con elementos para la realización de la misma, pero ¿cuáles son los elementos fundamentales de las gestión por procesos?.

Después de leer el material de apoyo en la página de la Corporación unificada nacional de educación CUN, puedo concluir  que la gestión por procesos consta de 4 elementos fundamentales los cuales describiré de una forma breve y concisa.

1. Definir un mapa de procesos: en este elemento se identifican los procesos existentes en la organización y la relación que existe entre cada uno de ellos, es muy importante observarlos todos de una forma global y tratar de rescatar lo más significativo de cada uno y así poder observar que cosas se están haciendo bien y en que se está fallando, esto con el fin de conocer el objetivo principal de la organización y así poder tener una base para poder hacer un estudio preliminar  y plantear la mejor forma para reorganizar los procesos y así minimizar tiempo, y aumentar la productividad, en este paso se debe contar con el aval de cada uno de los colaboradores para así poder plantear el modelo de organización más apropiado, teniendo en cuenta la razón de ser de cada empresa.

1. Seleccionar proceso piloto: Después de hacer el mapa de procesos, se selecciona el proceso piloto al cual se la va a aplicar la gestión por procesos, para este se debe seleccionar un proceso de alta relevancia y estable, para este proyecto es necesario que lo lidere la persona con mayor rango en el área donde se va a centrar dicho proceso, esto con el fin de responsabilizar a una sola persona, y evitar altercados de liderazgo, esto debido a la gran cantidad de casos que se presentan en empresas en donde no hay un orden jerárquico definido, lo que lleva al fracaso.

1. Desarrollar el sistema piloto: posteriormente a la selección del proceso piloto, se debe identificar los objetivos, misión, visión, entre otros elementos sobre los cuales se va a poyar el sistema de gestión para la mejora, esto de forma rigurosa pero sin llegar a los excesos, es muy importante realizar encuestas al personal, a los clientes y a todos los que tengan relación directa con la empresa con el fin de tener diferentes puntos de vista y así enriquecer los conocimientos sobre la empresa, lo que permite plantear una gestión por procesos, abierta con miras a satisfacer las necesidades  tanto a los clientes internos como externo, lo que garantiza el éxito en cada una de las labores que se realizan dentro de una organización, primordialmente se realiza sobre un solo proceso pero lo ideal es hacer la gestión por procesos en cada uno de los procesos que se emplean a diario en una empresa.

1. Aplicar la gestión por proceso: por último y según mi punto de vista  quizás el más importante de los elementos de la gestión por proceso, porque en este se pone en práctica el sistema que se ha definido para la mejora de los mismos, en el cual  se realizan cuatro pasos muy importantes que ayudan a la mejora continua los cuales son; planear, hacer, verificar y actuar. En donde la planeación es donde se plantea  el plan piloto, para luego hacer las correcciones pertinentes, posteriormente se verifican todos los correctivos y por último se actúa. poniéndolos en marcha cada uno, si se realizan todos los elementos de la manera más adecuada, se puede llegar a la implementación exitosa la gestión por proceso, en esto radica la importancia de abrirse al cambio, implementando la mejora continua y los modelos de calidad adecuados.

Estos cuatro elementos son los primordiales de la gestión por procesos y cada uno va ligado con el otro con el fin de reorganizar los procesos e implementar ideas de mejora, por lo anterior existen muchas conclusiones que me llevan a responder el siguiente

Cuestionamiento; ¿Qué importancia tiene el análisis de los procesos?

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