Guia de como Organizar, planificar, controlar y dirigir una reunion

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UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE ANZOATEGUI

DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES Y CIENCIA

DIRECCION DE REUNIONES

Código: 011-3053

Guía para planificar, organizar, dirigir y controlar una reunión

PROFESORA:                                                                                      BACHILLER:

Livia Subero Rodriguez                                                       Rosibel Esthela Marcano

                                                                                                           C.I: 30.752.545

                                                                                                                 Sección: 09

Concepto de planificar

     La planificación, es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente, esto va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse.

     Otras definiciones, más precisas, definen a la planificación como un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. La acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes ámbitos, niveles y actitudes.

¿Cómo planificar  una reunión de forma adecuada?

     La comunicación efectiva en las reuniones de trabajo es la clave para lograr los resultados previstos. Este tipo de reuniones son una de las herramientas para que los equipos compartan información, estrategia y plan de acción. Por lo tanto, al momento en que se decide convocar a una reunión es necesario de establecer una buena planificación, de esa forma reducimos el riesgo que se puedan presentar gracias a anticiparse a sus consecuencias.

     Se pueden seguir ciertos lineamientos o pasos, de manera que la reunión resulte lo más efectiva posible y con los menores contratiempos:

1. Enviar la agenda con los objetivos a tratar, los temas que se trataran y el tipo de reunión que se realizara, de esta manera los asistentes sabrán qué esperar y cómo prepararse.

1. Decidir el mejor momento para reunirte y cuando no. Se debe tomar su tiempo para coordinarse con el equipo y determinar los mejores momentos para tener reuniones y cuándo no.

1. Establecer reglas básicas para la reunión. Sin estas reglas, puede resultar más difícil controlar el comportamiento de los participantes durante las reuniones e incluso la dirección de esa reunión.

1. Realizar una lista con todo el presupuesto disponible. De esta manera se lleva un mejor control en los gastos y se le da mayor prioridad a los aspectos más importantes.

1. Programa tus reuniones para una mejor gestión. Establecer una duración para tu reunión demuestra que respetas el tiempo de otros participantes en la reunión.

1. Tener elementos de acción y fechas límite para después de la reunión. Para pasar de la planificación a la acción, comparta las responsabilidades de las actividades que decidiste realizar durante la reunión. También establece plazos razonables para cada actividad, ya que esto estimula a las personas a avanzar hacia sus objetivos.

     Las reuniones improvisadas rara vez son efectivas o productivas, ya que los participantes a menudo luchan por orientarse durante su desarrollo. Por lo tanto, si deseas ejecutar buenas reuniones de proyecto, es clave una preparación adecuada.

     Asegúrate de tener un objetivo claro para la reunión y los resultados que puedas medir. Además, crea una agenda cuidadosamente pensada, y asegúrate de que los participantes también estén al tanto.

Concepto de organizar

     Organizar es una palabra que proviene del latín organizare, relacionada con la acción de disponer las partes de un todo de la manera conveniente. Al organizar una actividad se distribuyen y ordenan recursos, materiales, funciones, personas y cosas preparando no sólo el desarrollo sino también los detalles de dicha actividad para un fin determinado.

¿Cómo organizar  una reunión?

     Para llevar a cabo una reunión eficaz, es necesaria una buena organización, tanto de la información como de la reunión misma. Se aprecia que la Organización es una acción que vade la mano con la planificación, porque para poder disponer de los medios humanos y materiales que están disponibles, es necesario tener en claro el objetivo o propósito de la organización y las relaciones que se desea establecer entre los distintos elementos.

    Teniendo esto en claro, se pueden seguir  una serie de pasos que ayudaran a que se les saque el mayor provecho a las reuniones pautadas:

1. Define previamente los objetivos

     Una vez que se haya determinado que es necesario hacer una reunión de trabajo, hay que planificarla con tiempo. Para hacerlo correctamente, es importante definir los objetivos a alcanzar y la situación en la que se va a desarrollar la reunión, dependiendo del tema a tratar y de los participantes, así como se explico anteriormente.

1. Convoca solamente a las personas necesarias

     Según estudios recientes, el 47% de los asistentes consideran que las reuniones son innecesarias e improductivas. Por este motivo, no es necesario que cada reunión se convierta en un “meeting multitudinario”, así que se debe invitar solamente a quien sea necesario, es decir, a quien de algún modo le afecte los puntos a tratar en la reunión.

1. Elige un espacio adecuado

     Para que las reuniones de trabajo sean efectivas, es importante que se escoja un espacio apto. Es aconsejable que reservar con antelación una sala de reuniones que cuente con todos los materiales y tecnologías necesarias para su buen desarrollo.

1. Puntualidad

     Aprovechar el tiempo es algo muy importante. Por ese motivo, exige puntualidad para que las reuniones no se prolonguen más de lo acordado. Lo recomendado es que la duración aproximada de la reunión sea sobre 45 minutos y a primera hora de la mañana para evitar interrupciones en el trabajo o las demás actividades planificadas.

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