Cómo organizar una reunión

Cómo organizar una reunión

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Enero 2013

Introducción

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.

Sin embargo, las reuniones son "cronófagas" (es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.

La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.

Este artículo es una recopilación de recomendaciones para ayudarlo a organizar sus reuniones. No existen, bajo ninguna circunstancia, normas obligatorias.

Antes de la reunión

Motivo de la reunión

Antes que nada, el propósito de la reunión debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido:

• ¿Cuál es el objetivo de la reunión?

• ¿Una teleconferencia sería suficiente?

• ¿Una conferencia en la Web o una reunión virtual (Internet) sería suficiente?

Alcance de la reunión

• Número y capacidad de los participantes: Es conveniente reducir el número de los participantes para evitar reducir la eficiencia de la reunión. También es necesario armonizar el perfil de los participantes, en particular en lo que se refiere al nivel técnico y político.

• Duración: Idealmente, una reunión no debería durar más de 2 horas.

• Agenda: La agenda delimita la programación del trabajo en temas correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para tratar los diversos puntos de la agenda.

Fecha y reserva de la sala

Dependiendo del número de participantes, es necesario encontrar una sala de conferencias gratuita en una fecha en la que los participantes estén disponibles. En lo posible, se deberán evitar los períodos de vacaciones escolares.

La fecha de la reunión deberá establecerse con 15 días de anticipación, como mínimo, para que puedan enviarse las invitaciones y los avisos a los participantes en un plazo razonable.

En particular, deberá escogerse la sala en base a las siguientes limitaciones:

• Capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos),

• Dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o actividades),

• Necesidad de acceso a Internet,

• Necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector)

Aviso a los participantes

Se deberá distribuir la agenda a todos los participantes, especificando, entre otros detalles, el lugar de la reunión y la hora de inicio y finalización de la reunión. En los casos pertinentes, deberá difundirse un programa que sintetice los servicios principales (metro, paradas de ómnibus, estaciones de trenes) que se encuentran en las proximidades del lugar de reunión.

En lo posible, y para optimizar la eficiencia de los intercambios, se podrá preparar un documento introductorio, que se enviará antes de la reunión y en el cual deberá especificarse el contexto, incluyendo algunos temas clave. De esta manera, los participantes podrán prepararse mejor para dicha reunión.

• Aviso: Dependiendo del negocio o de la organización, deberán enviarse avisos a las personas involucradas para que puedan hacerse cargo de determinadas tareas. Existen limitaciones regulatorias que permiten la validación del viaje del personal.

• Invitación: se deberá enviar una invitación dirigida a los participantes además de la invitación al personal del negocio o de la organización.

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