Planeacion De Reuniones

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE GUERRERO

UNIDAD ACADÉMICA DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

DESARROLLO DE HABILIDADES DE LA COMUNICACIÓN

PLANEACION, CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES

PROFESORA: M.A.H. SONIA ADAME VALADEZ

INTEGRANTES:

 CRUZ ZARATE ELIDIA

 BIBIANO RUIZ LEONOR ESTHER

 MARTÍNEZ MORENO ALEXANDER

Acapulco gro. A 22 de Abril de 2013

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

PLANEACIÓN DE LAS REUNIONES 4

A) CONTENIDO 8

B) ORGANIZACIÓN 10

C) TIEMPO 14

D) ENFOQUE 15

ELEMENTOS PARA LA DIRECCIÓN 17

RECOMENDACIONES PARA LA CONDUCCIÓN Y DIRECCIÓN DE REUNIONES . 26

EVALUACIÓN DE REUNIONES 39

CONCLUSIÓN 43

INTRODUCCIÓN

.

La investigación de este trabajo se hizo con la finalidad de que los usuarios tengan el conocimiento de la elaboración de las reuniones y las recomendaciones necesarias para llevarlas a cabo de la manera más adecuada tomando en cuenta los elementos que la integran.

Una reunión es un acto o proceso por el que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un propósito común.

Es la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, voluntaria o accidentalmente. Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.

Las reuniones pueden ser formales e informales dependiendo de la manera en que se desarrollen.

Además de que las reuniones se pueden clasificar de acuerdo a los diferentes criterios:

• Por los objetivos a alcanzar

• Por la frecuencia

• Por su contenido

La planeación de una reunión consiste en poder llegar a tener un éxito o un fracaso total.

La organización tomara en cuenta todos los instrumentos a utilizar para la realización de las reuniones tomando en cuenta las ventajas que conlleva la utilización de estos.

Para llevar a cabo una buena reunión debemos tomar en cuenta los elementos que la integran, analizarlos y prepararlo de acuerdo a los diferentes tipos y criterios de clasificación de las mismas.

PLANEACIÓN, CONDUCCIÓN Y DIRECCIÓN DE REUNIONES

Una reunión es un acto o proceso por el que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un propósito común.

Es la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, voluntaria o accidentalmente. Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.

En una organización, una reunión convoca a dos o más personas con el propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información o la posibilidad de llegar a un acuerdo. Las reuniones pueden producirse cara a cara o virtualmente, mediadas por la tecnología de comunicaciones, tales como una videoconferencia.

Por lo tanto, una reunión organizada se puede distinguir de otros tipos de reuniones, como un encuentro casual (no ha sido convocado), un espectáculo deportivo o un concierto (en ambos casos existe escasa interacción verbal), una fiesta o la compañía de los amigos (sin ningún objetivo común que lograr) y una demostración o concentración política (cuyo objetivo común se logra principalmente a través del número de manifestantes presentes, no mediante la interacción verbal).

A veces el término es utilizado para referirse a las conferencias o congresos, ya sean científicos, comerciales o de otro tipo, que son eventos realizados en un hotel, centro de convenciones o cualquier otro lugar dedicado a estas reuniones. En este sentido, el término reunión se aplica a conferencias (una persona realiza una disertación o presentación ante muchas, durante una o dos horas), seminarios (por lo general varias presentaciones realizadas ante un grupo menor, con una duración aproximada de un día), talleres (más pequeños, con los participantes desempeñando roles activos), jornadas (grupos de tamaño medio, reunidos uno o más días), congresos (varios días, incluyendo eventos de distinto tipo) , exposiciones o ferias de muestras (con pequeños stands atendidos por personas, que son visitados por los transeúntes), cursos de formación (uno o varios presentadores, varios días generalmente no consecutivos), sesiones de formación en equipo y eventos de lanzamiento. Otros nombres específicos de reuniones organizadas son los paneles, mesas redondas, foros, Phillips 6-6, etc.

Las reuniones se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Objetivos a alcanzar y que originan su convocatoria

2. Frecuencia con que se realizan y

3. De acuerdo a su contenido.

En el cuadro que encontrarás a continuación te damos a conocer la clasificación de acuerdo a los diferentes criterios.

Para que tengas un mayor conocimiento, ten entregaremos una breve explicación sobre los tipos de reuniones:

- De orden informativa: Estas reuniones tiene por objeto comunicar a sus participantes informaciones que se consideran de interés para la marcha de la entidad, y que no pueden, o no deben, ser solventadas con una simple comunicación escrita o telefónica.

- De orden coordinativa: En este caso, la finalidad de la reunión es la coordinación del trabajo en equipo en aras de un mejor y mayor rendimiento colectivo. Además son el foro idóneo para el intercambio de opiniones, la fórmula de alternativas y el establecimiento de las estrategias de futuro serán posteriormente aprobadas.

- De orden de decisión: Las reuniones de directivos suelen predecir la consecución de acuerdos y la toma de decisiones, cuya responsabilidad última es competencia de la persona (as) u órgano que se encuentra al frente de la entidad.

- De orden formativa: Es usual la convocatoria de reuniones, cuya finalidad es ampliar la formación de los asistentes a ellas. Hay que tener en cuenta que el mundo empresarial y de los negocios se encuentra sometido a una competencia extraordinariamente dura, en la que sólo las organizaciones más flexibles y adaptables a los cambios sobreviven y se consolidan.

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