ORGANIZAR EVENTOS

ORGANIZAR EVENTOS.

QUE ES EVENTO?

Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.

CLASIFICACION

De acuerdo con la naturaleza del evento:

• Culturales: Los eventos culturales son actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos como actos que permiten un conocimiento ,y fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos y comunidades

• Sociales: Instalación y protocolo matrimonios, nacimientos, cumpleaños, aniversarios

• Deportivos: prueba, campeonato, juegos

• Educativos: seminario, conferencia, científico

• Tecnológicos:

• Político:

• Científico:

• Recreativo: festival, espectáculo

De acuerdo con el grado de exclusividad:

• Públicos: es todo acontecimiento organizado con el fin de congregar a quienes acuden para presenciar una actuación, representación, exhibición o proyección de naturaleza artística, cultural o deportiva ofrecida por un empresario, por actores, por artistas o cualesquiera otros ejecutantes

• Privados: Un evento Privado es cualquier evento solicitado con una función no pública ni promocional

De acuerdo con el alcance y magnitud del evento:

• Mundial

• Regional

• Internacional

• Local

• Nacional

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

Coordinador general: es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del evento

Comisión de logística: Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativas y hace posible la ejecución del evento

Comisión técnico - académica: Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

• Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas.

• Revisar el temario a desarrollar.

• Determinar metodología de trabajo.

• Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo:

• Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.

• Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.

• Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

Comisión de Festejos y Recreación:

• Lo relativo a la celebración de cócteles y fiestas.

• Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

• La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.

ESTAPAS DEL EVENTO

PRE - EVENTO

1. Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.Determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del Evento.

El nombre debe ser:

• Corto y llamativo.

• Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento.

Se debe nombrar comité organizador:

• Coordinador general

• Comisión de logística

• Comisión técnico – académica

• Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo

• Comisión de Festejos y Recreación

Seleccionar la Fecha:

Se debe tener en cuenta

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.

• Horario y frecuencia de los transportes.

• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.

. Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento:

• Participantes

• Expositores o ponentes

• Delegados

• Invitados especiales

• Acompañantes

Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización:

• Ciudad sede

• Instalaciones especificas donde se realizara el evento

• Capacidad

• Comodidad

• Iluminación

• Equipos

• Acceso

Elaborar Cronograma de Actividades

Programas:

• Técnico o Científico

• Social

• Para Acompañantes

• De Visitas Técnicas

• Turístico

Estimación de Recursos

• Humanos: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento

• Materiales: Implementos necesarios (Ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.

• Técnicos: Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

Egresos:

• Publicidad y Promoción

• Impresos y Originales

• Alojamiento

• Alquiler y Montaje Salones

• Transporte

• Eventos Sociales

• Recursos Humanos

• Servicios Profesionales

• Papelería

• Alquiler de Equipos

• Otros

• Imprevistos

Ingresos:

• Espacios Publicitarios

• Actividades especiales

• Venta de comidas y bebidas

• Concesiones para venta

• Cuotas de registro al evento

• Donativos y patrocinios

• Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.

Promoción del Evento

• Medios de Comunicación

• Correo Directo

• Publicidad Impresa

Diseño y Elaboración de Impresos

Selección y Capacitación del Personal

Adquisición o Contratación de Materiales, Equipos y Servicios

EVENTO

• Recepción de los Participantes y traslado Alojamiento

• Registro de los Participantes

• Realización del Acto de Inauguración

• Realización Cóctel de Bienvenida

• Implantación del Programa General de Actividades

• Clausura del Evento

• Realización Evento Social de Despedida

• Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte

POST – EVENTO

Recopilación y Archivo de la Información Pertinente

...