Comites Evento

LISTA DE VERIFICACIÓN (Chech-List).

• Es una herramienta que contiene una lista de tareas predefinidas y sus pasos para realizarlas. Están organizadas bajo una serie de pasos o requisitos a cumplir, incluye una secuencia lógica de tal forma de optimizar los tiempos.

• Estas tareas corresponden a información de los pasos de evento que necesitan ser realizadas en un cierto período de tiempo y bajo la responsabilidad de una persona a cargo de su realización.

Puntos clave a tener en consideración:

• Tipo de eventos

• Número de asistentes

• Programación.

Tipos de listas de verificación:

1. De acuerdo a los comités: Debe incluir información relacionada a tiempos de ejecución, tipo de actividad a realizar, persona responsable, observaciones, etc.

Ventajas de las listas de verificación:

• Es un método ordenado

• Evita el olvido de actividades

• Ahorro de tiempo

• Orden cronológico.

Comité de difusión.

Se encarga de la estrategia difusión del evento.

Tareas:

• Difundir el evento en su totalidad

• Distribuir invitaciones

• Asegurar presencia.

¿Qué debe incluir la estrategia comunicacional?

Determinar los medios de comunicación con los cuales se quiere trabajar en la difusión del evento.

• Prensa escrita; diarios, revistas especializadas, boletines informativos; radios, televisión, medios online: páginas web que tengan relación con el evento, redes sociales, etc.

Generar una base de datos de los medios de comunicación.

Debe contener: nombre del medio, tipo, encargado, teléfonos de contacto, e-mail, dirección.

Determinar la idea que se quiere transmitir.

Debe contener los datos más relevantes del evento, de forma clara, precisa, en la que se indiquen objetivos, público objetivo a participar, organizadores, lugar y fecha a realizarse la actividad, plazos para presentar ponencias, información de contacto y debe incluir la imagen corporativa del evento.

Proponer el presupuesto para el ítem de comunicación.

• Considerar diseño y elaboración de documentos con los que se difundirá el evento: afiche, dípticos, boletines, circular informativo, carta de invitación, página web.

• Tener en cuenta las tarifas de los medios de comunicación. También, para abaratar costos, es posible realizar canjes con los medios de comunicación para difundir el evento.

Distribución del material de difusión.

• Es fundamental recurrir a bases de datos de eventos anteriores y solicitar a universidades e instituciones relacionadas.

• Distribución directa: debe ser distribuido en lugares claves en los que se concentre mayor cantidad de público, difusión en eventos contemporáneos.

Actividades a desarrollar con los medios de comunicación.

*Siempre debe haber una persona dispuesta a hablar con los medios.

• Comunicados de prensa: debe contener la mayor cantidad de información posible, considerando organización, instituciones patrocinantes, empresas auspiciadoras, lugar y fecha de ejecución del evento, participantes, plazos, etc.

• Conferencias de prensa: se deben realizar semanas anteriores al evento, se invita a medios de comunicación locales y regionales.

• Puntos de prensa: se realizan durante el evento, se invita a la prensa a algún lugar específico para entregar informe.

• Cuñas en radios y medios escritos: en las cuales se puede entrevistar al director o productor del evento.

Funciones del comité de difusión.

• Diseñar y ejecutar estrategia de difusión del evento.

• Definir la imagen corporativa.

• Determinar los medios de comunicación a utilizar.

• Elaborar y contactar bases de datos.

• Divulgar a través de medios de comunicación sobre el desarrollo del evento.

• Confección notas de prensa.

• Convocatoria y montaje de ruedas de prensa.

• Preparación dossier de prensa.

• Atender las necesidades de los medios de comunicación relativas al evento.

• Elaborar presupuesto comunicacional.

• Realizar el balance técnico y financiero de la estrategia comunicacional.

• Seleccionar proveedores y realizar contrataciones correspondientes.

• Proveer el servicio de fotografía durante el evento.

• Diseñar invitación del evento.

• Diseñar elementos promocionales.

• Preparar base de datos público objetivo.

• Distribución de invitaciones vía mail.

• Posicionar el evento en redes sociales.

• Distribuir todos los elementos promocionales del evento.

• Responder consultas acerca del evento.

Confirmaciones telefónicas.

Ejemplo:

Buenos días/tardes, puedo hablar con__________.

Habla________ (quien realiza llamada) de (mencionar institución), queremos saber si recibió la información acerca del _______(mencionar nombre del evento), el que se va a realizar el _____ (indicar fecha)…

a) Si la respuesta es afirmativa  Confirmar participación.

b) Si la respuesta es negativa  Preguntar:

¿A qué correo electrónico le podemos hacer llegar la información?

Contarle acerca del evento: fecha, lugar, objetivos, etc., e incentivar a presentar comunicaciones, respondiendo a cada consulta que surja.

Programa social.

Grupo de trabajo encargado de organizar los eventos sociales que forman parte de una reunión profesional, científico de negocios.

Debe  Planificar, Producir, Supervisar.

Funciones:

• Definir el programa social y su ubicación en el programa general de actividades.

• Elaborar conjuntamente a finanzas, el presupuesto de las actividades sociales.

• Definir las modalidades de financiamiento del programa social.

• Definir las características y programas de cada actividad.

• Establecer los contratos comerciales necesarios.

• Supervisar el montaje y decoración de los salones. Lay out.

• Gestionar y supervisar los números artísticos de cada actividad social.

• Estudiar opiniones, definir los lugares y empresas para cada actividad.

• Estudiar alternativas y definir aspectos de alimentos y bebidas de cada actividad.

• Elaborar y distribuir las invitaciones.

• Recibir las inscripciones para la actividad social.

• Obtener listado de asistentes.

• Chequear la asistencia de autoridades y personas invitadas.

• Probar el funcionamiento de equipos.

• Designar personas para acompañar personalmente

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