INFORME DEL CASO “CAJIAO, J. Y RAMÍREZ, E. (2016). SOBREVIVIENDO A LA IMPLEMENTACIÓN DE SAP

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MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN A TIEMPO PARCIAL - AREQUIPA 18

MATP-ARE/20-1, 3

ASIGNATURA: IT MANAGEMENT

PROFESOR: MARTÍN SANTANA

TÍTULO: INFORME DEL CASO “CAJIAO, J. Y RAMÍREZ, E. (2016). SOBREVIVIENDO A LA IMPLEMENTACIÓN DE SAP EN UN HOSPITAL. RECUPERADO DE LA BASE DE DATOS DE INTERNATIONAL JOURNAL OF CASE STUDIES IN MANAGEMENT (HEC147)”  

El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a los reglamentos de ESAN por:

• ALTAMIRANO SALAS MANUEL ALEJANDRO (1803457)
• CARACELA ZEBALLOS CLAUDIA R. (1916186)
• CARBAJAL VALENCIA GIANN FRANKO (1615466)
• PÉREZ PAREDES GABRIELA STEPHANIE (1613344)

Arequipa, 10 de Julio de 2020

INFORME

1. PROBLEMÁTICA

En el año 2006 La Fundación Valle de Lili inicia un nuevo proyecto para seguir siendo un hito en Colombia y en América Latina incrementando de manera exponencial la oferta de sus servicios aumentando su atención  a un  40% para UCI y  urgencias^[1], llegando en diciembre del 2010 a incrementar en casi un 60% el número de camas. Debido a este rápido crecimiento se generó la necesidad de cambiar la manera en la que se manejaban los procesos para la atención al paciente (CAJIAO & RAMIREZ, 2016). A continuación se detallan los principales problemas existentes antes de adoptar en su portafolio a SAP for Helthcare para poder responder a las necesidades administrativas, mejorar el cuidado al paciente y controlar los costos y presupuestos internos (SAP Noticias, 2012)^[2]:

1. Proceso de atención al paciente: Pueden ingresar por 4 diferentes vías a FVL ya sea por servicio de urgencias, consulta médica externa, procedimiento ambulatorio o cirugía programada; mientras se encuentra internado existe la posibilidad de que sea atendido por diferentes especialistas, solicitándose distintas pruebas y medicamentos lo que implica un alto nivel de coordinación entre las distintas áreas tanto administrativas como asistenciales y la base de esta coordinación es la historia clínica que contiene el registro manual de cada procedimiento al que fue sometido el paciente, las ordenes médicas así como insumos y medicamentos utilizados durante su atención. El manejar esta información físicamente en un solo archivo ocasionaba confusiones por la cantidad de papeles anexados en la historia clínica de cada persona generando atrasos en la programación, además de correr riesgos como errores en transcripciones por parte de las secretarias, perdida de documentos, disponibilidad de la historia en más de una área en simultáneo, confusión al momento de administrar dosis por la ilegibilidad de alguna orden médica, alguna mala interacción entre los medicamentos elevando el riesgo de mortandad por errores humanos o la duplicidad en pruebas diagnosticadas. Todo esto tenía un impacto negativo en la seguridad del paciente y en el costo de la prestación de estos servicios.

1. En cuanto a archivo, convenios y facturación: el trabajo operativo era dispendioso pues usualmente por día el departamento movía 2500 historias clínicas entre la bodega y los diferentes servicios, no se podía saber con exactitud la disponibilidad de camas en un momento determinado del día pues no se sabía en tiempo real cuantos habían sido dados de alta. Por la cantidad de facturas diarias a las que había que darle seguimiento los procesos administrativos presentaban varias fallas pues cada aseguradora con la que se trabajaba condicionaba de manera diferente la aplicación del prorrateo al momento del pago del paciente; cada persona encargada de la facturación debía aprender y memorizar las condiciones de cada convenio o consultarlas para no fallar. ^[3]

1. En cuanto al área de contabilidad los cargos al paciente debían ser digitados manualmente en el sistema de facturación existiendo la posibilidad de olvidar algún requerimiento fuera de la orden si se trataba de una emergencia. El grado de complejidad de este proceso con llevaba a fallas en la información para generar una buena facturación o abastecimiento de cada paciente. En cuanto a los honorarios médicos, cada uno de los médicos facturaban sus honorarios de manera individual entregando al facturador un papel con una cuenta de cobro, la cual era anexada a la cuenta del paciente y por la carga de trabajo la información estaba dispersa y la mayoría de médicos no tenía un control correcto de las mismas pudiéndose generar también duplicidad en los pagos.^[4]

1. En cuanto a suministros no se tenía un inventario actualizado de medicamentos disponibles, ni se podía analizar la contrapropuesta de diferentes proveedores, no existía una entrega oportuna de medicamentos^[5].No se podía tener un balance entre los niveles de inventario necesarios y evitar la gestión de agotados.

1. PREGUNTAS DE DISCUSION

1. ¿Qué características de implementación del sistema SAP-ERP son únicas a un hospital? ¿Específicamente en un Hospital de un país emergente como Colombia?

Un hospital que implementa de forma masiva la TI, debe involucrar a varios protagonistas: profesionales de la salud, personal sanitario no profesional, personal administrativos los cuales trabajaran interconectados, configurando información en una sola red en tiempo real.

Un valor muy importante del SAP-ERP en cualquier empresa, es poder integrarse con otras aplicaciones, característica que este sistema debe tener en un establecimiento de salud, ya que requiere una amplia interacción. Esto se debe a que la información de un paciente es necesaria para realizar diversos exámenes y procedimientos.

Los hospitales no cuentan con estacionalidades ni momentos de menor demanda a lo largo del año, por lo que implementar un sistema SAP-ERP en un hospital, resulta complejo en cualquier momento. De surgir una situación en la que no esté disponible este sistema, podría conllevar a un retraso en la atención de pacientes, y de ocurrir con algún paciente grave, podría poner en riesgo su vida y tener repercusiones e implicancias médico-legales.

Debe ser fiable, debido a que la información se gestiona en tiempo real y los datos se encuentran relacionados y ubicados en un mismo repositorio minimizando el riesgo de que sufran algún cambio. La automatización debe generar que los flujos de trabajo se realicen de manera más rápida. 

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