ISO 21500

Se ha visto previamente que el estándar ISO 21500 ofrece a las organizaciones “una guía en los conceptos y procesos de gerencia de proyectos, que son importantes y tiene  un impacto en el desarrollo de los Proyectos” (Estándar ISO 21500, 2012,p.V); es un recurso que si se implementa correctamente, puede contribuir notablemente a la consecución del éxito en la gestión de proyectos en procura del beneficio institucional.

Antes de la implementación de cualquier estándar ISO, se debe hacer una introspección detallada para evaluar si realmente la organización necesita integrar a las metodologías que el estándar plantea. Usualmente, implementar un estándar trae consigo una mejora que se ve reflejada en un beneficio comercial, un beneficio de calidad, o un cumplimiento normativo. Así pues, lo primero que se debería evaluar es la necesidad real de implementar este estándar; es determinar si los beneficios que traerá a mi organización son mayores que la inversión que en conjunto voy a realizar, o si más bien, el sistema que tengo actualmente satisface todas las falencias que se presentan en la gestión de los Proyectos que se llevan a cabo. Es este análisis el que dará el concepto sobre si es provechoso para la organización implementar o no, un nuevo sistema de gestión de Proyectos.

Si se decide avanzar con la implementación del Estándar, se debería revisar a detalle con los miembros que jerárquicamente tienen un mayor grado de influencia en el desarrollo de Proyectos dentro de la institución, pues es a ellos justamente a quien va dirigido el estándar “Gerentes senior, Patrocinadores, Gerentes de proyecto, equipos de Gerencia de Proyectos y miembros del equipo de Proyectos” (Estándar ISO 21500, 2012, p.V).

Una vez que se conoce detalladamente el estándar 21500 (objetivos y alcance), se debe conformar un equipo interdisciplinar, conformado principal pero no únicamente por miembros pertenecientes al área de desarrollo y gestión de Proyectos; se debe garantizar la inclusión de todas las áreas de la organización para lograr un enfoque global en la implementación. Ya con el equipo conformado, hay que trazar un plan de implementación con un objetivo claro, unas metas realizables, una serie de actividades con fechas y duraciones especificas y un sumario del valor que este proceso va a agregar a la organización.

Se debe tener en cuenta que el estándar ISO 21500 presta especial atención a la organización del proyecto y la gobernanza de este; especialmente para ese primer grupo, puntualiza que deben tener una serie de conocimientos técnicos y habilidades que han de ser reconocibles en la conformación de la organización. Esto es importante en la conformación de los cinco grupos de proceso que define el estándar “Inicio, planificación, implementación, control y cierre” (Estándar ISO 21500, 2012, p. 11).

El estándar menciona, pero no detalla la forma en la que se debe desarrollar la generación de documentos importantes para el Proyecto, tales como el Project charter, el business case, el registro de cambio, el análisis de riesgos, las lecciones aprendidas o las actas de cierre; por tanto, es importante que el equipo disciplinar de implementación del estándar defina desde el comienzo cuál será el manejo que se le dará a estos elementos, utilizando herramientas como la creación de templates o documentos unificados que permitan protocolizar este tipo de formatos.

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