Ideas iniciales sobre el Subsistema Informativo Analítico del Cuerpo de la Policía Nacional Bolivariana

Ideas iniciales sobre el

Subsistema Informativo Analítico del Cuerpo de la Policía Nacional Bolivariana

Un sistema de información y análisis es el  conjunto  de  entidades  (personas,  grupos,  estructuras,  objetos y tecnologías)  y  procesos  encargados  de  llevar  a  cabo  las  etapas  del ciclo de vida de la información dentro de una organización que darán origen  a  fuentes,  recursos,  productos  y  servicios  de  información  y análisis.[pic 1]

[pic 2]

El Subsistema Informativo-Analítico (En lo sucesivo SUBSISTEMA) del Cuerpo de la Policía Nacional Bolivariana (CPNB) del Viceministerio del Sistema integrado de policía (VISIPOL) pertenecientes al MPPRIJP de la República Bolivariana de Venezuela (RBV), es parte del Sistema de Dirección de este Cuerpo. En él se definen  objetivo, principios, requisitos, vías de tramitación, tipos de informes o salidas, alcance, niveles y unidades organizativas que interaccionan (Flujograma) para orientar, obtener, procesar, analizar, tramitar y conservar informaciones relacionadas con la misión y funciones de la institución.

Este subsistema se complementa con varios anexos que se actualizarán anualmente, para recoger el Sistema Informativo Ministerial y los requerimientos que corresponden a dicho Cuerpo Policial, así como  las necesidades, lineamientos, y requerimientos  informativos propios, además se expone el plan anual de análisis temáticos y otras prioridades.

A su vez se adecuan a nuestra actividad los tres manuales del Sistema Ministerial para el coherente funcionamiento de este subsistema: Manual de Organización y Cargos; Manual de Normas y Procedimientos y un Manual de Inducción. En este último se recogerá  toda la conceptualización necesaria para la fácil comprensión del sistema, de sus anexos y del resto de los manuales.

1. Objetivo:

El subsistema tiene como objetivo esencial contribuir a la dirección del enfrentamiento a las actividades delictivas; participar en la evaluación del funcionamiento interno del CPNB, fundamentalmente en los asuntos asociados con el cumplimiento de su misión principal; mantener informada a la superioridad del CPNB,  VISIPOL y del MPPRIJP, así como cohesionar el funcionamiento de las unidades organizativas que lo integran.

Este sistema debe contribuir a una toma de decisiones acertada y oportuna mejorando la eficiencia y eficacia de los procesos de trabajo con la información: la definición de requerimientos según las necesidades de los jefes y otros usuarios; la producción de lineamientos informativos en correspondencia con dichos requerimientos y su orientación; la recopilación, procesamiento, evaluación y utilización de la información, aportada según los requerimientos; y el conocimiento objetivo, oportuno y confiable mediante el análisis de la información que asegure adelantarse a los acontecimientos y mayor efectividad en el cumplimiento de las misiones.

1. Principios:

1. Responsabilidad Los Jefes a cada instancia son responsables de: aprobar la información que se tramita a los diferentes niveles y responder por su objetividad y calidad; garantizar la vitalidad del sistema informativo, la observancia de las medidas de protección de la información, el adecuado tratamiento a la misma -incluyendo el traslado oportuno a otras unidades organizativas de las informaciones de su competencia-, y la toma de decisiones según niveles de facultades.

Los funcionarios que trabajan con la información deben velar por la calidad en la elaboración de los distintos tipos de informes y deben priorizar su constante superación para elevar su profesionalidad y mantenerse actualizados en el empleo de métodos, técnicas y herramientas para el trabajo con la información.

1. Racionalidad Como regla, no debe solicitarse información que desvirtúe a los funcionarios de las funciones propias de su trabajo, salvo cuando existan necesidades puntuales, y deben evitarse afectaciones reiteradas o innecesarias a los niveles de base.

1. Seguimiento El órgano con competencia sobre la información que se tramita garantizará el seguimiento informativo en los casos que se requiera, ya sea por su entidad, por indicaciones del nivel superior o por estar establecido en el sistema. En estos casos, se garantizarán tantas ampliaciones como sean necesarias hasta que se agote el tema. En cada ampliación se hará constar el informe de referencia.

1. Concreción La información se depurará de datos no relevantes para el destinatario. Su redacción será directa, sencilla, clara y en párrafos cortos.  

1. Vitalidad Se garantizará de forma permanente el abastecimiento a los niveles superiores de dirección de la información necesaria para tener conocimiento pleno de la situación operativa que se enfrenta y el funcionamiento de la organización.

1. Protección de la información Al tramitar información se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la clandestinidad de las fuentes y la compartimentación en su conocimiento.

1. Posibilidad de recuperación El sistema de registro y archivo debe permitir la recuperación de cualquier información en el momento en que haga falta de forma fácil y rápida, en base a los criterios expuestos en la etapa de registro y almacenamiento.

1. Actualización de bases de datos Toda información con entidad para ello será introducida a los sistemas automatizados correspondientes garantizando la calidad de los datos.

III. Requisitos:

1. Oportunidad: está determinada por si se logra evitar o atenuar los efectos de la situación que se informa y por el tiempo trascurrido desde que la misma se produce, se conoce y se tramita.
2. Importancia: se refiere a la utilidad del contenido de lo que se informa para el cumplimiento exitoso de las misiones y el correcto funcionamiento del Cuerpo.
3. Competencia: se valora si el asunto del que trata la información se corresponde con el objeto social del órgano que la obtiene o si debe ser remitida a otro ente designado para atender el tema.
4. Plenitud: se tendrá en cuenta en qué medida responde a las preguntas básicas: qué, cuándo, dónde, quién, cómo, por qué y para qué. En caso que falten aspectos por precisar, se continuará trabajando en su ampliación.
5. Veracidad: la información que se obtiene se verificará con otras fuentes, siempre que sea posible antes de ser tramitada, excepto cuando –por su urgencia y relevancia- sea necesario tramitarla y continuar trabajando en su verificación.
6. Adecuada clasificación: En el sistema cada información será tramitada y conservada en correspondencia a una clasificación que le otorga el ente que la obtiene y pudiera ser modificada por su destinatario en correspondencia a la evaluación racional que haga al convertirse en nuevo portado y remitente a niveles superiores luego de su procesamiento. Para ello se aplicará en todo su contenido la “Normativa de clasificación y tratamiento de la información en la administración pública”, emitidas por la Superintendencia de Servicios de Certificación Electrónica (SUSCERTE) en la Gaceta Oficial No. 382.127, del 21 de Diciembre de 2010.  

En general cada información poseerá la clasificación principal de: Estrictamente Confidencia, Confidencial, de Uso Interno y de Uso público, cuyos requisitos se regulan en la mencionada Normativa y además de ello en nuestra institución se recogerán otras clasificaciones secundarias para facilitar su tramitación, las que deben enunciarse en su encabezado debajo de la clasificación principal:  

...