LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS EN EL ECUADOR: BALANCE, PERSPECTIVA Y NUEVOS RETOS A FUTURO

LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS EN EL ECUADOR: BALANCE, PERSPECTIVA Y NUEVOS RETOS A FUTURO

Por: Nelson Eduardo Castillo Pantoja^[1]

RESUMEN

Este trabajo busca identificar y hacer un balance de los logros y avances en la gestión de los archivos universitarios de la Instituciones de Educación Superior del Ecuador; desde una perspectiva, establecer cuáles sería las principales estrategias para su implementación con miras a la evaluación institucional; así como también, como se han estructurado y diseñado sus sistemas de gestión documental y archivo. Se realizó un análisis cualitativo y descriptivo de  los inconvenientes y dificultades que los responsables de los archivos atravesaron en el desarrollo e implementación, como un primer momento, haciendo un análisis comparativo de cómo se encuentran en la actualidad; a través de una encuesta semiestructurada, que permitió identificar estos elementos que se resume en las condiciones de infraestructura, herramientas e instrumentos técnicos, normativa, espacios físicos, estructura orgánico funcional, rol, competencias y responsabilidades normativa, procesos y procedimientos adoptados para la implementación del proyecto; por otro lado, dentro de los principales hallazgos se identificó, como se preparan las instituciones de educación superior, frente a la ejecución del proceso de evaluación institucional a desarrollarse en el último trimestre del año 2019 por parte del Consejo de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior CACES; finalmente, determinar la predisposición en estructurar e implementar un sistema de gestión de documentos y archivos, de forma técnica de universidades y escuelas politécnicas, respecto a la aplicación de directrices e indicadores estandarizados para el manejo, administración, custodia y tratamiento de documentos e información de forma permanente.

Palabras clave: Identificación, avances, logros y estrategias.

Abstract

This work seeks to identify and take stock of the achievements and advances in the management of the university archives of the Institutions of Higher Education of Ecuador; from a perspective, establish what have been its main strategies for implementation with a view to institutional evaluation; as well as how their document management and archiving systems have been structured and designed. A qualitative and descriptive analysis of the inconveniences and difficulties that the people in charge of the archives went through in the development and implementation was carried out, as a first moment, making a comparative analysis of how they are today; through a semi-structured survey, which allowed identifying these elements that are summarized in the conditions of infrastructure, tools and technical instruments, regulations, physical spaces, functional organizational structure, role, competencies and regulatory responsibilities, processes and procedures adopted for the implementation of the draft; On the other hand, the main findings identified, as the institutions of higher education are prepared, compared to the execution of the institutional evaluation process to be developed in the last quarter of 2019 by the Quality Assurance Council of the Higher Education CACES; finally, to determine the predisposition in structuring and implementing a document and file management system, in a technical way of universities and polytechnic schools, regarding the application of standardized guidelines and indicators for the management, administration, custody and treatment of documents and information of permanently

Keywords: Identification, advances, achievements and strategies.

El presente trabajo, responde a la necesidad de identificar los avances y logros, respecto a la implementación de su Sistema de Gestión de Documentos y Archivos en las universidades del Ecuador, haciendo un balance general; desde una perspectiva individual, cuáles han sido sus principales obstáculos que han impedido o retrasado su ejecución, y realizar una proyección de cuáles son las estrategias a ser adoptadas.

Al interior de las organizaciones públicas o privadas, de forma particular las Instituciones de Educación Superior, los archivos juegan un papel esencial; lejos de aquella percepción que los concibe como depósitos de papeles inútiles; ha despertado el interés y ahora los archivos son considerados como un patrimonio histórico y su vinculación a la gestión del conocimiento como el legítimo reflejo del accionar de las universidades; constituyéndose en un elemento de vital importancia, ya que todo documento producido por una organización es material de consulta y de investigación social, por lo que se hace necesario administrar, manejar y gestionar la documentación, su conservación y preservación de forma técnica.

Los archivos como fuentes fundamentales de información, se configuran en un elemento transversal del accionar de la universidad, enmarcados dentro de un contexto histórico, permiten a las mismas conocer su pasado, entender el presente y predecir el futuro; es por ello que los archivos como fuente de información, son permanentes a lo largo del tiempo.

Como registros organizados de documentos e información; establecen el curso de las actividades diarias, sustantivas o no de las universidades; considerando que los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las mismas. A pesar del avance e implementación de las nuevas tecnologías, es en los documentos que de forma tradicional se registra la actuación transparente y el devenir cotidiano de las acciones de una organización.

Gracias a los archivos, las organizaciones consiguen afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada, integra y transparente; de hecho, contar con archivos permite la propia institucionalización de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada la actividad que desarrollan, como un aporte histórico de su gestión.

Los archivos son entonces, un elemento importante en las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado, puede constituirse en memoria y testimonio de la evolución de la entidad productora.

Balance general. -

Partamos de que la Gestión de Documentos, es el “Ámbito de la gestión responsable del control eficiente y sistemático en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de los documentos, incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la información de las actividades y transacciones en forma de documentos”. Norma ISO 15489 (1:2001)

Por otro lado, el Art 13. de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, señala que “El Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo. - Es el conjunto de procesos y procedimientos que interactúan desde que se producen o generan los documentos hasta su destino final, cualquiera que sea su soporte o formato y época de producción o recepción, mediante los métodos y procedimientos definidos en la presente Regla Técnica”. Regla Técnica Nacional Para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, Acuerdo No. SGPR-2019-0107.

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