LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA Y EL PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

1. LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA Y EL PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN:

Esta práctica final consiste en la realización de las actividades propias de un técnico superior en administración y finanzas encargado de desarrollar funciones relacionadas con la atención al cliente en la recepción de una empresa.

En concreto, en la práctica correspondiente a la primera unidad, tendrás que analizar las funciones, los estilos de mando y los procesos de comunicación, así como aplicar técnicas de comunicación institucional y promocional.

1. Para comenzar, tienes que identificar los datos y la imagen de la empresa.

a) Cumplimenta en tu cuaderno los siguientes datos:

Has sido contratado como técnico superior en Administración y Finanzas en la empresa JML S.L., que tiene su sede social en Lugo.

El teléfono de la empresa es 982-223-344 y el CIF B-33658974.

Esta empresa es una sociedad limitada que cuenta con un total de 24 trabajadores, además de la directora, y se dedica a la compraventa, la reparación y el montaje de equipos informáticos.

b) Identifica esta empresa en función de cada uno de los criterios de clasificación que hemos estudiado en la unidad 1.

Clasificación de la empresa:

• Según la propiedad o titularidad del capital: empresa privada y social.
• Según su tamaño: mediana.
• Según el sector: sector terciario.
• Según el ámbito geográfico: local.
• Según su naturaleza jurídica: sociedad capitalista y de responsabilidad limitada.

c) Explica la importancia que la identidad corporativa y la cultura corporativa pueden suponer para el posicionamiento y la diferenciación de esta empresa.

La imagen corporativa se diseña para que la empresa resulte atractiva al público y facilite las ventas del producto, por eso debe estar en consonancia con el posicionamiento del producto de la empresa y de la marca.

La cultura corporativa de una empresa es la suma de los valores costumbres, tradiciones y significados que hacen y única a la empresa. Refleja la visión de los fundadores de la compañía, sus valores, sus normas éticas y su estilo de dirección.

d) Siguiendo la línea de la identidad y la cultura corporativa que has definido en el apartado anterior, crea un logotipo para la empresa que incluya un diseño y colores atractivos, el nombre de la empresa y un eslogan. Cuando lo tengas terminado, imprímelo.

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2. Cuando llegas el primer día a tu puesto de trabajo, el jefe de la sección de personal te explica la estructura organizativa de la empresa:

• Está dirigida por doña Clara Fernández Lagos, que es la directora general, tiene una secretaria y se ayuda de un staff jurídico que la asesora en todos los temas legales relacionados con la empresa.
• Existen cuatro departamentos: comercial, técnico, recursos humanos y administración.
• El jefe del departamento comercial se llama Javier Benítez y dispone de tres secciones: compras (con Santiago Miñambres como jefe de sección, un jefe de almacén y un administrativo), ventas (con Dionisio Martínez como jefe más cuatro vendedores en la sala de ventas) y atención al cliente (con Sergio Morales como jefe más dos técnicos en actividades comerciales).
• La subsección de almacén está dentro de la sección de compras y tiene un jefe de almacén llamado Luis Olivares, con tres empleados a su cargo.
• El departamento técnico tiene como jefa a Luisa Cordero y cuenta con dos técnicos superiores, que se encargan de las reparaciones y la puesta en marcha de equipos.
• El departamento de recursos humanos está a cargo de Luisa Ortega, y tiene dos secciones: retribuciones (la jefa es Sandra López y cuenta con un administrativo) y personal (con Marcos Rodríguez como jefe, más un administrativo).
• El departamento de recursos humanos cuenta, además, con la asistencia y el asesoramiento de un gabinete médico.
• La jefa del departamento de administración se llama Carmen del Junco y dispone de dos secciones: contabilidad (con José Antonio Hernández como jefe de sección, más un administrativo) y tesorería (con Juan Aguilar como jefe, más un auxiliar de gestión administrativa).

Elabora un organigrama de la estructura de la empresa a partir de la información anterior.

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3. Uno de los técnicos en actividades comerciales de la sección de atención al cliente te explica que doña Clara, la directora general, ve a sus empleados como personas que quieren trabajar, piensa que el trabajo los estimula y suele ayudarles a realizarse en él.

Identifica el estilo de mando de la directora general y explicar las características de este estilo en concreto. Explica cómo el modo en que un directivo ve a sus empleados condiciona su propia conducta hacia ellos, y cómo esa actitud influye en el comportamiento de los empleados.

El estilo de mando de la Directora General será de estilo participativo, donde los subordinados participan de forma cooperativa en las decisiones. El directivo mantiene un equilibrio entre la autoridad y la libertad de sus empleados.

En definitiva, el modo en que un directivo ve a sus empleados condiciona su propia conducta hacia ellos, y esa actitud influye en el comportamiento de los empleados.

Teoría Y: el directivo ve a sus empleados como personas que:

• Quieren trabajar porque el trabajo los estimula y les ayuda a realizarse.
• Creen que la energía que se desprende con el trabajo es tan natural con la que se desprende con el juego y el deporte.
• Tienen ambición, imaginación y creatividad.
• Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

4. Desde tu puesto de trabajo has presenciado los siguientes procesos de comunicación:

• El jefe del departamento de compras llama a un proveedor para aclarar los términos de su pedido.

Formal, externa, individual, directa.

• El jefe del departamento de recursos humanos te pregunta si sabes jugar al fútbol para apuntarle en el equipo de la empresa.

Informal, interna, individual, directa.

• La jefa del departamento administrativo invita a todo su departamento a desayunar para celebrar su cumpleaños.

Informal, interna, colectiva, diferida.

• El jefe del departamento de recursos humanos convoca por fax a los candidatos para cubrir un puesto en la sección de ventas.

Formal, externa, colectiva, diferida.

• El jefe de la subsección de almacén le pide permiso a su jefe de departamento para ir al banco.

Informal, interna, individual, directa.

2. LA COMUNICACIÓN PRESENCIAL EN LA EMPRESA:

En este apartado tendrás que realizar comunicaciones orales presenciales, aplicando técnicas de comunicación y adaptándolas a la situación y al interlocutor.

1. Es tu primer día de trabajo y tienes que presentarte a las siguientes personas:

• Javier Benítez, jefe del departamento comercial.
• Tu compañero de trabajo, que es un técnico superior como tú.

Explica cómo deben ser la comunicación verbal y no verbal para presentarte a ambos.

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