Los Archivos Y La Importancia De Su Clasificacion

LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN

Los archivos son producto y sedimento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a través de los documentos que guardan en ellos, su relación cotidiana con la sociedad y con el entorno del que forman parte.

Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada; de hecho la cabal integración de archivos permite la propia institucionalización de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada, la actividad que desarrollan.

En toda empresa es muy importante la organización de los archivos, por tema, y alfabéticamente. Cuando se necesita consultar sobre algo o buscar correspondencia recibida, antecedentes de algún cliente, por ejemplo, es mucho más rápido el hallazgo cuando se cuenta con un buen archivo

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una entidad.

La organización es el producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y , en seguida, la ordenación. Si no se dan los procesos en forma complementaria se puede afirmar que no hay una adecuada organización, puesto que se pueden tener archivos bien clasificados pero mal ordenados.

DIFERENCIA ENTRE CLASIFICACION Y ORDENACION

Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden.

PRINCIPIOS RECTORES DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los principios de la organización archivística son el respeto al origen y al orden original de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.

Principios de procedencia: se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos

Principio de orden original: hace referencia a la ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Este principio se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite

CLASIFICACION DOCUMENTAL

Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

El Proceso: La clasificación es el premier paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.

La Clasificación como Proceso Archivístico: Como Proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Agrupaciones Documentales : Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa , en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos,

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