Manejo del Tiempo

Primero que todo, debemos saber que es el tiempo.  Según el diccionario de la lengua española de la Real Academia Española,  podemos definir el tiempo: magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro.  Su unidad en el sistema internacional es el segundo.

Época durante la cual vive alguien o sucede algo.

Oportunidad, ocasión o coyuntura de hacer algo.

OPTIMIZACION DEL TIEMPO

Con frecuencia sentimos que nos falta tiempo.  Si el día tuviera más de veinticuatro horas, claramente nos seguirá faltando el tiempo.  Sin embargo, existe gente a la cual el tiempo le cunde más que a nosotros, a continuación veremos algunas formas para lograr la forma de aprovechar mejor nuestro tiempo.

LAS LEYES DEL TIEMPO: Definiremos el tiempo por sus atributos como un recurso  imprescindible, escaso, insustituible, equitativo, rígido e inexorable.

Algunas de las leyes más conocidas que lo rigen son:

Pareto: En la jerga de la administración del tiempo se lo conoce así cuando el 80% de los resultados proviene del 20% de las acciones.

Parkinson: dice que cualquier trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar el tiempo disponible para su completa realización.

Murphy: De sus numerosos axiomas mencionaremos tres: “nada es tan sencillo como parece”, “Todo lleva más tiempo del que se pensaba al principio”, “si algo puede ir mal, irá mal”.

Acosta: El más reciente de los cuatro, propugna en su correctísimo español, que “el tiempo que requiere una tarea resulta tanto mayor cuantas más veces lo interrumpimos y reanudamos”, y que “el valor de una tarea  no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica”.

CLASES DE TIEMPO DE UNA ORGANIZACIÓN: Veremos a continuación tres tipos de clasificaciones del tiempo que dedicamos a la organización.

El tiempo impuesto por el jefe: Es el que empleamos haciendo cosas que no haríamos si no tuviéramos jefe. La discrepancia inherente a esta expresión es absolutamente natural, Blanchard dice que  si siempre estuviéramos de acuerdo con el jefe uno de los dos sobraría, lo que podría llegar a constituir un problema bastante grave.  Es aconsejable hacer lo que qué el jefe quiere que hagamos,  el mérito es conseguir que el jefe quiera lo que nosotros queremos.

El tiempo impuesto por el sistema: Es el que dedicamos a tareas relacionadas con personas de nuestro entorno laboral que no son jefes ni subordinados.  Incluye demandas administrativas o estructurales y sería muy peligroso pretender ignorarlas.

El tiempo autoimpuesto: Es el que dedicamos a hacer las cosas que verdaderamente queremos hacer.  Es el más importante de los tres, pues es el que no permite ser nosotros mismos dentro de nuestra organización.

El tiempo autoimpuesto es de dos clases: el bueno, también llamado discrecional, el cual no solamente  es escaso  sino que por desgracia  es el primero que desaparece cuando hay alguna urgencia, y el malo que es el que dedicamos a cuidar a “los monos “ de nuestra gente. Oncken llama “el mono” a la próxima jugada, es decir, a la responsabilidad  posterior a la detección de la una necesidad. Si no damos autonomía a nuestros colaboradores  para que “cuiden sus monos”, éstos pasan a situarse sobre nuestros hombros o en nuestra mesa, lo que supone la obligación  de atenderlos y cuidarlos, con la consiguiente carga de trabajo. Es malísimo acaparar monos en vez de distribuirlos convenientemente.

PERDER EL TIEMPO: El término “perder el tiempo” significa no utilizarlo de acuerdo con nuestros objetivos.

June Carlson escribió hace más de cuarenta años que el tiempo de los gerentes pertenece, en general, a los demás.  A los que realizamos labores de gestión nos ocurre lo mismo.  Es el precio que pagamos por nuestro trabajo. Es decir, que la optimización de ese escaso tiempo disponible pasa, de ser una simple necesidad, a convertirse en una obligación moral.

Según los psicólogos, la gente pospone las cosas debido a algún conflicto o miedo oculto. Una persona puede tener la obligación de lograr ciertas metas, sin embargo una multitud de emociones opuestas se cruzan en su camino.

Este anhelado tiempo “nuestro”, se ve frecuentemente  interferido por dos obstáculos:

Las situaciones, sobre las que quizá no podamos influir, en cuyo caso no nos quedará más solución  que asumirlas, y los ladrones de tiempo.

Los ladrones del tiempo, son de dos clases: externos e internos.

Los externos más conocidos son:

• El teléfono
• Las visitas inesperadas
• La excesiva burocracia
• Las urgencias permanentes
• El exceso de reuniones
• Los viajes
• Las esperas
• Un entorno inadecuado
• La falta de comunicación o de información
• Un mando deficiente o unos colaboradores incapaces
• Objetivos mal definidos o no especificados
• La falta de estímulos y de motivación

También existen ladrones de tiempo con nombres y apellidos, que suelen estar agazapados en  determinados lugares: en la maquina del café, al acecho de los pasillos, en la fotocopiadora, etc. Éstos son las más difíciles de controlar.

Existen algunos remedios eficaces para combatir estos ladrones de tiempo, por ejemplo:

• Filtrar las llamadas telefónicas o, simplemente, planificarlas como si se trataran de reuniones.
• Mantener determinadas entrevistas fuera de nuestra oficina para facilitar su conclusión.
• Conversar de pie o apoyado en la mesa, en vez de cómodamente sentados.
• Establecer claves para que los demás sepan que no deben interrumpirnos.
• Hacer saber que poseemos un horario para consultas.

La manera de acabar con ellos consiste en ser consientes de la dificultad que supone su presencia y, a continuación, neutralizar caso a caso tantos como sean posibles.

Los ladrones de tiempo internos, son aún más importantes que los anteriores. Algunos de los frecuentes son:

• No saber decir que no
• Perfeccionismo y exceso de detalle
• Mesa abarrotada y desordenada
• Afán por poseer demasiada información
• Mal control de la información disponible
• Fatiga
• Tensión, preocupación o stress
• Poca autodisciplina
• Dejar las cosas a medias, indecisión y aplazamientos innecesarios
• Mala planificación diaria
• Falta de prioridades o mala elección de éstas
• Métodos poco eficaces

Mencionamos en primer lagar la capacidad de decir que NO.  Un buen no, debe decirse claramente, con brevedad, firmeza y sinceridad, planteando una alternativa razonable a la propuesta denegada. Es importante no permitir que otras personas desperdicien nuestro tiempo.

...