Mantener actualizado el estado de la cartera y contribuir cuantitativamente con el objetivo de mantener una buena liquidez dentro de Diagnostica Avanzada IPS
Enviado por Daniel M • 28 de Agosto de 2018 • Documentos de Investigación • 1.140 Palabras (5 Páginas) • 113 Visitas
1. OBJETIVOS:
Mantener actualizado el estado de la cartera y contribuir cuantitativamente con el objetivo de mantener una buena liquidez dentro de Diagnostica Avanzada IPS.
2. ALCANCE:
Inicia por el análisis de la cartera que se obtiene por medio del software contable; se organizan las respectivas facturas desde la más antigua hasta la más reciente con el fin de saber cuáles se encuentran vencidas y así comunicarnos con el cliente para recordarle del vencimiento. Finaliza con la generación de los recibos de caja pertenecientes a las facturas pagadas con el fin de disminuir la cartera de dicho cliente.
3. DEFINICIONES:
- Copagos: Son los aportes en dinero que corresponden a una parte del valor del servicio demandado y tienen como finalidad ayudar a financiar el sistema.
- Contapyme: aplicación especialmente diseñada para proveer información al empresario sobre su empresa, sus actividades y sus recursos. Es el sistema de contabilidad y gestión más versátil del mercado, enfocado para los micros, pequeñas y medianas empresas.
- Glosa: Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.
- Nota crédito: Es un comprobante contable que se envía al cliente o se realiza de manera interna para acreditar la devolución de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota y que disminuye el valor a cobrar.
4. DIAGRAMA DE FLUJO[pic 1]
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5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
Qué | Quién | Dónde | Por qué | Cuándo | Cómo |
Acción a realizar | Responsable | Área, lugar, donde se realiza | Justificar la actividad | Periodo en el que se realiza la actividad | Detallar el cómo se realiza la actividad |
Revisar el registro de ventas a crédito | Daniel Muñoz / Aux. De cartera. | Oficina de procesos contables. | Esto se hace con el fin de saber a cuantos días debe pagar cada cliente después de cada factura o cada venta. | Todos los días. | Buscando el archivo llamado “Clientes actuales”, en el cual se encuentra detallado toda la información de cada uno de los clientes incluyendo contactos, direcciones, plazo de pago, tipo de contrato y tarifas, entre otros. |
Revisar el registro de ventas de contado | Daniel Muñoz / Aux. De cartera. | Oficina de procesos contables. | A diferencia de los clientes a crédito con los clientes de contado hay que tener más cuidado ya que estos no poseen tanto tiempo de plazo para pagar y rápidamente entran en cartera critica | Todos los días. | Al igual que con los clientes a crédito estos se encuentran con dicha información en el archivo “Clientes actuales” donde se especifica que son clientes que pagan de contado. |
Qué | Quién | Dónde | Por qué | Cuándo | Cómo |
Acción a realizar | Responsable | Área, lugar, donde se realiza | Justificar la actividad | Periodo en el que se realiza la actividad | Detallar el cómo se realiza la actividad |
Abrir el estado de la cartera que se encuentra en el sistema contable de la entidad | Daniel Muñoz / Aux. De cartera. | Oficina de procesos contables | Esto se realiza para tener la información detallada de cada una de las facturas de cada uno de los clientes de la empresa para así saber que facturas se encuentran vencidas, cuales están próximas a vencer y cuales aún no tienen riesgo de vencerse | Todos los días. | Por medio de Contapyme se procede a sacar el estado de la cartera total de todos los clientes y luego se guarda y se abre en un archivo de Excel donde finalmente se organiza en orden alfabético donde se organiza por fecha de realización de factura, días vencidos, número de la factura, total de la cartera vencida y el total de la cartera vencida más la cartera que aún no se ha vencido, o sea, la cartera total del cliente |
Realizar la diferenciación entre la cartera que se encuentra crítica o de difícil recaudo de la cartera “saneada” | Daniel Muñoz / Aux. De cartera. | Oficina de procesos contables. | Este proceso es necesario para la actualización de la cartera (cuentas por cobrar) de cada cliente y tener claro que va a quedar debiendo luego de cada pago que realice. | Todos los días. | Se designa el color rojo para la cartera que se encuentra crítica, color amarillo para la cartera con la cual ya se tiene un compromiso de pago y color verde para la cartera que está siendo pagada. |
Qué | Quién | Dónde | Por qué | Cuándo | Cómo |
Acción a realizar | Responsable | Área, lugar, donde se realiza | Justificar la actividad | Periodo en el que se realiza la actividad | Detallar el cómo se realiza la actividad |
Realizar los llamados a los clientes vencidos y los próximos a vencimiento | Daniel Muñoz / Aux. De cartera. | Oficina de procesos contables. | Se hace con el fin de recordarle a cada cliente sobre la cartera que tiene vencida y la próxima a vencer para así llegar a acuerdos de pago de la misma. | Todos los días. | En Contapyme por medio de la opción terceros se encuentran todos los contactos de los clientes y en caso tal de no encontrarse allí hay otro archivo externo donde se pueden consultar dichos contactos; se procede a llamar a cada uno de los clientes con el objetivo de incitarlos al pago de todas las facturas vencidas y así evitar que entre en la cartera critica o de difícil recaudo |
Elaborar los recibos de caja pertinentes cada que un cliente cancele la facturación para reducir la cartera | Daniel Muñoz / Aux. De cartera. | Oficina de procesos contables. | Es el proceso realizado para conciliar cada una de las facturas que el cliente paga y así disminuir la cartera por pagar del mismo | Todos los días. | Los recibos de caja de los clientes corrientes se realizan cada día por medio de Contapyme a diferencia |
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