Marco Regulatorio de la Administración Pública

Marco Regulatorio de la Administración Pública

María del Carmen Rojas Aravena

Fundamentos de la Administración

Instituto IACC

17 de mayo de 2021

Desarrollo

Mi labor el desempeño dentro de un municipio rural, ubicado en la XII región, específicamente en la comuna de Laguna Blanca, a 100 kilómetros de la ciudad de Punta Arenas, localidad de Villa Tehuelches.

Pertenezco al departamento de Secretaría Comunal de Planificación, en el área de adquisiciones, donde realizo compras públicas, esto quiere decir que soy la encargada de gestionar los procesos administrativos necesarios para poder entregar lo requerido por las unidades solicitantes.

Todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir, a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.

Las normas que regulan la contratación pública son principalmente la Ley 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, el Decreto 250 del Ministerio de Hacienda y su última modificación bajo el Decreto N°821 realizado el 21 de enero de 2020, Dictámenes de la Contraloría General de la República, condiciones de uso del sistema Chile Compra y Directivas.

Personas y unidades involucradas dentro del proceso de abastecimiento.

• Alcalde: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas.
• Administrador/a del Sistema Chile Compra: Es el responsable del sistema de Chilecompra.cl, donde puede crear, modificar y desactivar usuarios, determinar perfiles de cada usuario, realizar unidades de compra, modificar y actualizar la información institucional registrada en el sistema.
• Usuario Requirente:Son los funcionarios facultados para realizar la petición de las peticiones solicitadas por la institución.
• Departamento de Adquisiciones: Es el departamento encargado de coordinar la gestión de abastecimiento, en su labor está aplicar la normativa vigente de compras públicas.
• Supervisores de compras: Son los funcionarios encargados de revisar y validar los requerimientos de compra, para posteriormente autorizar la publicación del proceso realizado, ya sea licitación pública u otras metodologías de compras.
• Comisión Evaluadora: Es un grupo de personas de numeración impar, internas o externas a la organización, las cuales se convocan para integrar un equipo donde el objetivo es evaluar ofertas presentadas a las licitaciones correspondientes, posteriormente proponer al Sr. Alcalde la posterior adjudicación o deserción del proceso administrativo.
• Jefe/a Departamento de Administración y Finanzas: Es el responsable de efectuar el compromiso presupuestario de las órdenes de compras y posteriores pagos.

Cada persona involucrada en los procesos de compras debe tener las competencias y conocimientos técnicos necesarios para cumplir con los principios de eficacia y eficiencia.

A continuación se detalla una de las varias forma de compra:

Compras por licitación pública

• Paso 1.- Completar el formulario de solicitud de pedido: todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio debe completar el formulario de requerimiento.
• Paso 2.- Autorización de la solicitud de pedido: el jefe del departamento o unidad que emana el requerimiento, en caso de estar en acuerdo con lo solicitado, firma la solicitud y lo deriva al departamento de  adquisiciones. En caso de estar con alguna enmienda o no corresponda la adquisición, se devuelve con las observaciones pertinentes.
• Paso 3.- Revisión y aprobación de la solicitud de pedido: el departamento de adquisiciones revisa la solicitud y especificaciones técnicas, verifica que no tenga errores ni falten datos.
• Paso 4.- Firma de disponibilidad presupuestaria: el jefe de departamento de Administración y Finanzas habiendo presupuesto disponible firma la correspondiente solicitud de pedido y registra el número de la imputación presupuestaria.
• Paso 5.- Proceso de adquisición: el departamento de adquisiciones es el encargado de realizar las bases administrativas y complementación de las especificaciones técnicas para el requerimiento.
• Paso 6.- Revisión control interno: después de la realización de las bases administrativas y técnicas, el departamento de control interno revisa y posteriormente visa el trámite administrativo para proceder a la ejecución del decreto que aprueba dicha licitación.
• Paso 7.- Creación Decreto Alcaldicio: una vez aprobado por la unidad de control interno, el encargado de adquisiciones procede a realizar el Decreto Alcaldicio que aprueba las bases administrativas y técnicas, en el mismo documento se nombra la comisión evaluadora, la cual será la encargada de evaluar la licitación que se encuentra en curso.
• Paso 8.- Aprobación Alcalde y Ministro de Fé: Quienes firman el Decreto Alcladicio para que pueda ser publicada dicha licitación es el Alcalde como máxima autoridad y como ministro de fé, el Secretario Municipal.
• Paso 9.- Publicación: teniendo la aprobación del acto administrativo, en este caso Decreto Alcaldicio, se procede a crear en la plataforma www.mercadopublico.cl la licitación para poder ser publicada.
• Paso 10.- Cierre de ofertas: una vez realizado el cierre de ofertas, se procede a la apertura y posterior evaluación de las mismas.
• Paso 11.- Adjudicación o deserción: Si las ofertas son admisibles se procede adjudicar las líneas correspondientes. Si no son admisibles se procede a realizar la deserción.
• Paso 12.- Gestor de contrato: si procede la realización de contrato se realiza y posteriormente se publica en la pública en la página del mercado público, específicamente en el gestor de contrato.
• Paso 13.- De la orden de compra: una vez firmado, decretado y publicado el contrato si lo hubiere, se procede a realizar la orden de compra, la cual debe ser aceptada por el proveedor.
• Paso 14: Informe de recepción: una ves que la unidad requirente recibe los bienes o servicios solicitados, firma una recepción conforme de estos.
• Paso 15.- Recepción facturas: cuando el proveedor entrega los productos debe posteriormente entregar la factura, la cual se ingresa por oficina de partes, dejando registro del ingreso de esta. Posteriormente se sube el acta de recepción conforme y la factura al portal de mercado público, para que se finalice en el portal y quede la orden de compra en estado Recibida Conforme.
• Paso 16.- Envío para proceso de pago: una vez recibido la totalidad del bien o servicio, en conjunto del acta de recepción, la factura y el proceso administrativo que genera la adquisición se procede a entregar a la unidad de Administración y finanzas y gestionar el pago al proveedor.

En la Región de Magallanes, la página de la Intendencia es http://www.intendenciamagallanes.gov.cl/ , en donde se encuentra el Gobierno Transparente Ley N° 20.285 - sobre Acceso a la Información Pública en el links https://www.interior.gob.cl/transparenciaactiva/sgi/36/index.html y explica la Ley del Lobby en https://www.leylobby.gob.cl/instituciones/Ab015/ .

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