ORGANIZACION DE UN ERP

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

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El proyecto de implementación del ERP es un proyecto complejo con muchas ventajas, pero también con riesgos importantes si no se aborda de la manera adecuada. Es tan importante, que la manera de implementar un ERP, puede ser incluso un factor de peso en su elección.

Determinar equipo de proyecto

Antes de comenzar la búsqueda del ERP se debe nombrar a los responsables del proyecto. Es importante que el proyecto este respaldado por la dirección para llegar al éxito, pero no será la dirección los que trabajen con dedicación completa al mismo.

En esta etapa se deben determinar las personas involucradas en la selección y definir sus funciones y  responsabilidades

Sponsor : es quien “proporciona recursos y apoyo para el proyecto y es responsable de facilitar su éxito”. Marca las directrices y guía en los procesos de toma de decisiones importantes y además, “sirve de portavoz frente a los altos niveles de dirección para reunir el apoyo de la organización” , tiene  responsabilidades como :  Asegurar que los objetivos del proyecto están alineados con los objetivos de negocio; Marcar la dirección a alto nivel del proyecto ; Aprobar Acta de Constitución del Proyecto, etc

Comité de Direccion :  Son los encargados de velar , por el éxito del proyecto , esta compuesto por 2 areas : Comité de Seguimiento ( Conformado por el Gerente de Proyectos de la empresa , y el Jefe de Proyectos de la consultora )y el Comité del Proyecto ( Conformado además por los Analistas de la Empresa y la Consultora de la Empresa)

Gerente del proyecto: directivo de alto nivel o responsable de sistemas. Es la persona encargada de coordinar el proyecto y las actividades del proceso de selección.

Equipo de proyecto: personal de sistemas que trabaja tiempo completo en el proyecto. En este proceso de selección realiza las tareas de recopilar información, prepararla, ayuda en la toma de decisiones, organización de reuniones y armado de cuestionarios. Trabajarán en la implementación del sistema seleccionado.

El equipo del proyecto debe ser un equipo mixto donde se combinen los conocimientos del ERP y los del negocio. El equipo técnico suele ser externo y no existen mayores consideraciones para su elección que las normales con un proveedor de servicios.

Estos equipos están conformados por el área de Gestión de Cambio, Funcionales, Tecnología cada uno esta integrado por sus áreas específicas como son:

Equipo de Ejecución de Cambio: Recursos Humanos , Comunicaciones , Gestión del Conocimiento , Entrenamiento a Usuarios Finales

Equipo de Procesos de Negocios: Compuesto por el Área de Finanzas Contable y Logística SCM

Equipo de Tecnología : Analista de Negocios , Desarrollo , Administracion. Base de Datos , Arquitecto de Infraestructura y de Comunicaciones

ESTRUCTURA DEL COMITÉ DEL PROYECTO

Esta metodología se articula en 2 niveles

Comité De Seguimiento: Conformado por el Gerente de Proyecto de la empresa y el Jefe de Proyecto de la Empresa Consultora

Equipo De Proyecto: Conformado a parte de lo mencionado por el Analista funcional de la empresa a implementar y el Consultor Funcional

METODOLOGIA DE ADMINISTRACION DE CAMBIO

Esta metodología esta mejor descrita a través de los Análisis de los Stakeholders o Análisis de los interesados que son aquellos que pueden influir directa o indirectamente sobre el proyecto estén a favor o en contra

El análisis de los Stakeholders pasa por 5 procesos

• Identificación del Grupo de la Parte Interesada pueden clasificarse en 4 grupos: los beneficiarios, los que implementan el proyecto, los que afectan al proyecto, los que financian
• Identificación de las necesidades y expectativas del Grupo de la parte interesada
• Acuerdos de Acciones para Cumplir con la parte interesada
• Evaluación de Riesgo, y Plan de Comunicaciones
• Actualización de Plan de Organización de Gestión de cambio

ACTA DE REUNION

El acta de reunión es un documento que registra todos los temas tratados con la finalidad de establecer acuerdos entre las partes interesadas

Podemos establecer generalmente , fecha , encargado , acuerdos principales , hitos de entrega, observaciones , estos datos , se registran en la base de la ERP para su control y facilidad de los interesados como información general

TIEMPO DE IMPLEMENTACION DE UN PROYECTO

El tiempo de implementación de una ERP en un proyecto , puede ser variable , toda vez que esta se acomode a las necesidades de la empresa

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