ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA VIRTUAL

CURSO

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DOCENTE

JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN

PRESENTADO POR

STEVEN PARRA

Actividades de Reflexión Inicial

Dado a que la desorganización respecto de la gestión documental en las instituciones ha sido una de las problemáticas más comunes, se considera importante el poder tener archivos y documentos organizados adecuadamente para su ubicación y consulta. Un archivo bien organizado, permite acceder a información confiable en el momento oportuno, lo que conlleva a tomar decisiones eficaces, teniendo como testimonio lo descrito en los documentos.

 Por lo anterior, es necesario que usted como aprendiz intente dar respuesta a los siguientes interrogantes, dentro del proceso de reflexión que se está abordando:

∙ ¿Qué elementos considera necesarios para la organización de archivos?

R/

 cajas de archivos fijos

cajas de archivos inactivos

Separadores: pastañas , guias y rotulos

Guias para dividir los documentos

Sobres

Legajador y perforadoras

Carpetas: colgantes – normales – portaguia – folders – legajador

Sellos: fechador

∙ ¿Conoce la norma que regula la función archivística del estado?

R/ La Ley 594 es la primera norma que establece de forma obligatoria para las entidades nacionales e instituciones privadas que produzcan documentación de carácter público, las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado

 ∙ ¿Para las actividades de organización documental considera necesario contar con personal capacitado para la organización de los archivos? ¿Por qué?

R/ si es muy necesario porque se necesita personal que sepa lo que están haciendo y que no vayan a desorganizar los documentos.

 ∙ ¿Qué considera puede ser un impedimento para la correcta organización de la información en las instituciones?

R/ Desorden administrativo, personal sin conocimiento en el tema, falta implementos para los documentos.

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