Optimización Oficina de Partes

Optimización de Oficina de partes

1.- Determine una idea de proyecto y realice una explicación técnica y justificada.

Introducción

Para comenzar con nuestra idea, mencionaremos que este es un proyecto público. Las oficinas de partes en cada organización son espacios de interacción entre personas, procesos, tecnología, etc. El reto está en conseguir una adecuada integración entre todos ellos para asegurar que todas y cada una de las piezas, que conforman el motor de cada organización, encajen de manera adecuada, y debido a que esto no está sucediendo en la mayoría de las Instituciones es que hemos decidido implementar este proyecto “Optimización de Oficina de Partes”.

El cual consiste en dar mayor énfasis en lo que se refiere a transformación digital, lo que obligaría a la digitalización de los trámites ante los servicios públicos, además de simplificar y eliminar muchos trámites que las personas deben realizar de manera presencial ante el Estado.

En reuniones con los encargados de oficina de partes manifestaron su problemática referente a la situación que impide avanzar en la digitalización de forma eficiente de la documentación que ingresa a la institución. Además, se realizó una encuesta online con participación del 80% de los funcionarios de la Subsecretaría, donde se consultaba ¿cuál es el mayor problema en la gestión documental?, la que arrojó mayor porcentaje fue la necesidad de integración de los sistemas computacionales.

Descripción del Problema

Por lo expuesto anteriormente, nos enfocaremos en la integración de los sistemas existentes en la gestión documental en formato digital, para así minimizar el uso de papel y agilizar las respuestas de las instituciones públicas a los usuarios.  Con este motivo, se ha iniciado este estudio de prefactibilidad para contar con los antecedentes necesarios para su eventual implementación en las instituciones públicas en nivel central, regional y nacional.

Causas

• Actualmente existen dos sistemas computacionales no están integrados.
• Documentos duplicados.
• Pérdida de tiempo en imprimir, digitalizar y despachar documentación a los usuarios internos.

Efectos

• Uso indiscriminado de papel, porque se debe imprimir toda la documentación que ingresa por Docdigital y/o usuarios externos.
• Efectos negativos al medio ambiente por uso del papel.

• Pérdida de tiempo en horas/hombre para cumplir labores duplicadas.
• Usuarios descontentos por el tiempo de respuesta a sus consultas.

Diagnóstico de la Situación Actual

Actualmente, la oficina de partes cuando recibe un documento por el sistema comunicacional del Estado Docdigital, debe imprimir el documento ingresado, se le asigna un número que genera el sistema documental interno para iniciar la tramitación luego enviarlo en formato físico a la unidad correspondiente, este número sirve para conocer la trazabilidad y hacer seguimiento, debido a que este documento debe ser revisado, estudiado y generar una respuesta al usuario.

En el caso que el documento ingresa a la oficina de partes en formato en papel por consultas de usuarios externos, se ingresa al sistema interno, se digitaliza, se asigna un número entregado por el sistema documental y se despacha en formato físico a los usuarios internos responsables de la consulta de acuerdo con la materia que revisa cada unidad para responder a la brevedad posible.

Para ambos casos, una vez el documento firmado en formato físico por la autoridad pertinente, vuelve a oficina de partes para que ellos asignen un número de acuerdo con el tipo de documento emitido (oficio, resolución, decreto), luego de fechado y numerado, este se envía por correo electrónico o correo postal al interesado.

Cabe señalar que para ingresar un documento al sistema interno necesariamente los funcionarios deben digitalizarlo, lo que genera pérdida de tiempo porque, primero no es posible detectar en el sistema interno, si algún otro funcionario ha digitalizado el documento, por lo tanto, es altamente probable que se produzca duplicidad de ingresos, tampoco queda registro en línea de los comentarios que se pueda generar al documento. Actualmente la generación y envío de toda la comunicación por documentos oficiales entre instituciones públicas se realiza en soporte papel. Como indica el Estudio de Gestión Documental (Microsystem, 2016) los funcionarios ocupan aproximadamente entre un 30% y un 50% de su tiempo procesando documentos y solo ese gasto de tiempo le cuesta al Estado unos mil millones de dólares por año.

Análisis de alternativas

Para lograr mejorar el sistema Docdigital que dispuso el gobierno, proponemos con nuestro proyecto un software que se pueda compatibilizar con el Docdigital haciendo de este sistema más eficiente. Este consiste en que toda correspondencia que reciba oficina de partes pueda ser derivada internamente en forma digital, la cual automáticamente se genera un número de ingreso y va almacenando un registro de todos los movimientos que se realicen en el documento, y en el momento en que se genere una respuesta, se integra al mismo proceso para no cortar el hilo del procedimiento, además, de que cualquier funcionario que necesite revisar el documento pueda estar en línea y saber en qué etapa está la respuesta, conociendo su trazabilidad.

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