PROCEDIMIENTO SEGURIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTRO DE EXPORTACIONES

PROCEDIMIENTO SEGURIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTRO DE EXPORTACIONES

1. OBJETIVO

El presente documento tiene como objetivo estandarizar el procedimiento en exportación de los productos que fabrica/comercializa FRENO S.A.

1. ALCANCE

Este procedimiento alcanza a las áreas de Exportaciones, Ventas, Producción, Logística, Almacenes y Seguridad.

1. RESPONSABILIDADES

1. Es responsabilidad de logística coordinar los despachos de exportación desde la fábrica de FRENOSA ubicada en Av. Bocanegra 149 Callao.
2. Logística, es responsable de gestionar las exportaciones, administrar, controlar y tramitar la documentación de embarques de exportación de FRENOSA.
3. Es responsabilidad del área de almacén de exportaciones la emisión de la factura electrónica y packing list
4. Es responsabilidad del área de logística, efectuar las cotizaciones de fletes terrestres, marítimos y/o aéreos con las diversas agencias de carga o en forma directa con las navieras, para analizar los precios más competitivos y viables considerando tiempo de travesía para el cumplimiento de la fecha de entrega a los clientes.
5. Es responsabilidad del área comercial de exportaciones, el envío del listado (donde se indican los pedidos a ser despachados) a logística.
6. Es responsabilidad de logística,  en los casos de despachos marítimos, solicitar la reserva, de preferencia con un mínimo de 10 días antes de la llegada de la nave al puerto (pero esto depende de la disponibilidad de espacios, confirmación de volumen y peso del despacho, especificaciones del cliente, etc.) y coordinar la entrega de la carga hasta 72 horas antes de la llegada de la nave al puerto (el plazo se valida con el depósito temporal para considerar el cierre documentario y para ingreso de carga); dependiendo el caso se puede coordinar el ingreso directo a puerto. En caso de despacho terrestre la solicitud de transporte se debe realizar con una semana de anticipación (previa validación de peso y volumen para correcta asignación de la unidad).
7. Es responsabilidad del área comercial de exportaciones, coordinar que las partidas arancelarias sean asignadas. En el caso de contemplar un producto que no haya sido exportado antes deben enviar información detallada para confirmar la partida arancelaria con el agente de aduanas.
8. Es responsabilidad del área de comercial de exportaciones, y en el caso de ventas en Incoterm EXW, informar los datos del forwarder del cliente para realizar las coordinaciones de entrega de información y embarque.
9. Es responsabilidad del área de comercial de exportaciones, y en caso de ventas en Incoterm FOB, informar los datos del forwarder para solicitar los itinerarios y coordinar la salida con el almacén de exportaciones.
10. Es responsabilidad de Logística, coordinar y presentar toda la documentación al agente de aduanas para la exportación oportuna de los despachos de acuerdo a la fecha de embarque programada.
11. Es responsabilidad de Logística, enviar los documentos al cliente con la mercadería (en caso de exportación aérea o terrestre salvo indicación contraria) o vía Courier: Factura detallada, Packing list, Certificado de Origen, Documento de transporte (BL, Carta Porte o AWB según corresponda), Certificado de seguro (de corresponder), Certificado de Calidad (de corresponder). Asimismo, enviar los documentos escaneados al área Comercial de exportaciones vía correo electrónico para su reenvío e información al cliente.
12. Es responsabilidad del área de Almacén de exportaciones, enviar al área de Logística los documentos completos (factura electrónica y packing list) una vez se efectúe el cierre del packing en el sistema. Esto debe hacerse como máximo un día antes de la operación de carga para elaborar los documentos de embarque.
13. Es responsabilidad del área Comercial de exportaciones, enviar el cronograma de exportaciones como máximo al tercer día útil del mes para la debida planificación de los embarques, material de embalaje, etc.
14. Es responsabilidad del área Comercial de exportaciones, enviar las descripciones mínimas junto con el cronograma de exportaciones .
15. Es responsabilidad del área Comercial de exportaciones, indicar en el cronograma las comisiones al exterior a considerar.
16. Es responsabilidad de logística asegurar las cargas de exportación dependiendo del incoterm.
17. Es responsabilidad del área Comercial de exportaciones, indicar junto con el envío del cronograma de exportaciones las prioridades que se deben manejar de tener acuerdos o compromisos con algunos clientes, caso contrario se programará de acuerdo a las fechas que se completen los pedidos en el almacén de exportaciones y conforme se tengan confirmados agentes de carga (envío de itinerarios y solicitudes de reserva).
18. Es responsabilidad de Logística, hacer el seguimiento de la entrega de la DUA de exportación definitiva por parte de la agencia de aduanas.
19. Es responsabilidad de logística enviar los datos de los transportes asignados a vigilancia para su verificación previo a su ingreso (esto se realiza mediante un correo).
20. Es responsabilidad de vigilancia informar a logística de cualquier incongruencia en cuanto a los datos brindados o si estuvieran incompletos.
21. Es responsabilidad de logística enviar los datos de transporte al área de almacén de exportación para su verificación y llenado de la guía de remisión (esto se realiza mediante un correo).
22. Es responsabilidad de almacén informar a logística de cualquier incongruencia en cuanto a los datos brindados o si estuvieran incompletos (ya que estos se verán reflejados en la guía de remisión).
23. Es responsabilidad de almacén informar a logística mediante mail sobre los precintos que vienen en bolsa cerrada (los de línea) para su respectivo registro.
24. Es responsabilidad de logística informar al área de almacén de exportación, el puerto o almacén extraportuario de ingreso de la mercancía
25. Es responsabilidad de almacén coordinar la llegada del montacargas para el carguío de la mercancía
26. Es responsabilidad de almacén imprimir la guía de remisión con los datos brindados antes de la salida de la unidad
27. Es responsabilidad de almacén verificar que la mercancía despachada coincida con lo descrito en el sistema, factura, packing list y guía de remisión

1. DEFINICIONES Y ABREVIATURA

1. Bill of Lading o BL

Documento de transporte marítimo.

1. Booking:

Reserva

1. Carta Porte o CRT:

Documento de transporte terrestre.

1. Control de Ingreso de Camiones:

Formato que se envía a la agencia de aduanas y/o transporte para que consigne los datos de la unidad de transporte y personal que ingresará a Frenosa. El control de dichos datos lo hará seguridad en el momento del ingreso al Almacén de Exportaciones. Al llegar, y si no coincide alguno de los datos, Seguridad informará a logística para validarlo con el agente de aduanas y/o empresa de transporte. Consigna los siguientes datos:

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