Política y Procedimiento de Horizon Offshore

Política y Procedimiento de Horizon Offshore

1.0        PROPÓSITO

1. Definir la política de la Compañía en relación a los viajes de negocios, rotaciones de personal y reporte exacto de gastos relacionados con negocios.

1. La Compañía tiene una obligación con sus empleados y accionistas para controlar los costos asociados con los gastos de negocios. Esta política intenta detallar la manera en la que la Compañía espera que los empleados cumplan con su responsabilidad de controlar dichos costos y define la responsabilidad para reportar de manera exacta y puntual los gastos de negocios.

2.0        ALCANCE

2.1. Esta política aplica a todos los empleados de la Compañía.

3.0        RESPONSABILIDAD

1. El empleado es responsable de cumplir con esta política. El supervisor del empleado es responsable de la revisión exacta de los reportes de gastos, para cumplir con la parte del proceso de aprobación.
2. La Compañía le reembolsará a los empleados todos los gastos razonables, y necesarios mientras se encuentren viajes de negocios o por rotación autorizados, sujetos a esta política.
3. Se requiere que cada empleado entregue sus gastos de negocios autorizados y debidamente aprobados de manera puntual.
4. La Compañía no asume ninguna obligación para rembolsar a los empleados los gastos que no cumplan con esta política.
5. El proceso de reembolso de gastos se basa en la confianza entre la Compañía y el empleado. La Compañía depende de que el empleado sea honesto y francos en el reporte de gastos de negocios y que cumplan su obligación para rembolsar los gastos del empleado basándose en esta premisa.

1. INFORMACIÓN GENERAL

1. Reembolso de Gastos y Anticipos para Viajes

1. Lo empleados asalariados y administrativos son responsables por el pago de viajes aéreos comerciales de negocios, domésticos e internacionales, renta de automóviles, comidas y gastos de hospedaje. El reembolso de los gastos asociados con estos viajes de negocios se realizará a través del proceso de la cuenta de gastos de la Compañía.

1. Para los empleados de campo, la Compañía pagará los viajes de negocios asociados con viajes aéreos, comidas y hospedaje. La Compañía pagará por las rentas de automóviles; sin embargo, quizás sea necesario que los empelados de campo paguen estos gastos y busquen el reembolso a través del proceso de gastos de la Compañía.

1. Como una política general, la Compañía no proporciona anticipos para viajes a ningún empleado, sin embargo, bajo circunstancias especiales, los anticipos de viajes pueden ser otorgados. Cualquier solicitud de anticipos para viajes debe ser aprobada por el Presidente y CEO, y/o por el Consejo General, COO, CFO y repagado por el empleado en la siguiente entrega de su reporte de gastos. La no notificación de un anticipo dentro de un plazo de 60 días, tendrá como resultado una deducción de nómina de la cantidad total del anticipo.

1. La Compañía, bajo ciertas circunstancias, y a criterio suyo, establece un límite por día a ser pagado en lugar de los costos por comidas y hospedaje del bolsillo de los empleados, o puede proporcionar comidas y hospedaje a los empleados en instalaciones de la Compañía. El Departamento de Recursos Humanos deberá proporcionar a los empleados afectados un memorando escrito estableciendo el límite diario o notificando a los empleados que la Compañía proporcionará las comidas y hospedaje en una instalación de la Compañía. Se le pedirá al empleado que solicite el pago del límite diario por medio del Formato de Reporte de Gastos de la Compañía para el pago con retrazo.

1. Viajes por rotación de personal.

1. Los ingenieros de campo, Residentes y capitanes tendrán derecho a usar los servicios de transportación aérea para los cambios de guardia. Siempre y cuando a la hora de contratar comprueben que viven en una ciudad diferente a una distancia de 8 horas de camino por autobús desde la cede de la compañía en ciudad del Carmen, Campeche. La transportación área no será autorizada si el tiempo de viaje por autobús es inferior a 8 horas.

1. Los Oficiales de seguridad, residentes ambientales, doctores, inspectores de calidad, supervisores de calidad, ingenieros de control de proyecto, operadores de grúa y soldadores, tendrán derecho a transportación por tierra a través de autobús, en clase ADO- GL. Si en algún momento el costo del autobús es igual o mayor al costo de el boleto de avión, la compañía podrá permitir que el empleado viaje por avión..

1. VIAJES DE NEGOCIOS EN AERONAVE PRIVADA (de ala fija o helicóptero)

1. Los viajes de negocios en aeronaves privadas deberán ser requeridos a través del sistema de compras de la Compañía con la aprobación previa del Presidente y CEO.

1. FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE

1. Todos los arreglos de viajes de los empleados deberán ser pre-aprobados empleando el Formato de Autorización de Viaje.

1. En todos los casos, es necesario obtener aprobación oficial cuando se realice un viaje de negocios de la Compañía, o por rotación ya sea vía aérea o terrestre, y es necesario obtener la aprobación de un ejecutivo cuando se busque la aprobación para desviarse de la política de viajes de la Compañía. Estas aprobaciones se obtienen en el Formato de Autorización de Viajes.

1. La política de viajes de Horizon requiere que los empleados asalariados compren boletos con sus propias tarjetas de crédito y entregar dichos boletos para reembolso por medio de reportes de gastos.

Cualquier excepción a la política de la Compañía requiere la aprobación previa del Presidente y CEO, Consejo General, COO o CFO. No se permitirán excepciones alas tripulaciones que viajen.

1. RESERVACIONES DE VIAJES

1. El Departamento de Recursos Humanos coordinará las reservaciones a las tripulaciones, que viajen por avíon.

1. Los empelados asalariados deberán emplear los servicios de viajes designados para el uso de Horizon, para las reservaciones de viajes.

1. Horizon ha dado instrucciones a las agencias de viajes para proporcionar itinerarios alternativos al viajero por vía e-mail. Será responsabilidad del viajero revisar las alternativas de viaje y tomar las decisiones más ventajosas en cuanto al costo para Horizon.

Cada viajero deberá solicitar a Navigant Travels (o a la agencia de viajes designada en instalaciones en el extranjero – México, África Occidental y Sudeste de Asia) que cotice las tarifas para lo siguiente:

• Itinerario sin escalas
• Itinerario con una escala
• Itinerario con más de una escala

La agencia de viajes avisará al viajero si las alternativas de viaje están o no disponibles.

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