Servicio Nacional de Aprendizaje

FORO 1

En la actualidad las empresas se enfrentan al gran desafío de manejar inmensos volúmenes de información y de mantener el orden, pues el excesivo aumento de documentos muchas veces acumulados en los escritorios de las diferentes áreas de la organización dificulta disponer de la información necesaria en el momento oportuno. Implementando la Organización Documental se ven reflejados muchos beneficios como:

• Fácil acceso a la información

• Seguridad de los documentos

• Disminución de espacios

• Conservación de los documentos

• Mejor control de la información

FORO 2

1. Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta.

La importancia del ciclo vital, es que nos permite saber cuál es la etapa en la que encuentran los documentos, es la razón por la cual podemos identificar su proceso de creación hasta su disposición final, ayudando así a definir, las técnicas de conservación que se deben tener en cuenta, con el fin de cuidarlo hasta su fin o por la eternidad. Lo cual debe estar claramente establecido en la TRD. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación, por cada entidad o ya sea por los valores porque se transforman con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).

2. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compañero regresa al cargo, ¿Cómo cree que debe desempeñarse en el cargo si la implementación de las TRD al momento de la búsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su respuesta.

Teniendo en cuenta que la TRD es única de cada entidad, y por ello se acopla a las necesidades de la misma, cualquier empleado podría tener un manejo eficiente, así no la haya elaborado. Ya que una TRD correctamente elaborada facilitaría la búsqueda de cualquier documento porque cuento con el listado de series, sus correspondientes tipos documentales, su respectivo tiempo de permanencia en cada ciclo y así podria acceder al documento de manera rápida ya se al archivo, de gestión , archivo central o al archivo histórico.

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