Sistematización y parametrización proceso de contratos en la cooperativa de ahorro y crédito Fincomercio

Sistematización y parametrización proceso de contratos en la cooperativa de ahorro y crédito Fincomercio

Anyelina Baza Gómez

Fundación Universitaria para el desarrollo humano UNINPAHU.

Facultad de ingeniería y tecnología de la información

Ciencias de la información y bibliotecología

Anteproyecto

Descripción de las Causas e Identificación del problema        3

Formulación de pregunta        3

Hipotesis respuesta a problemática.        4

Objetivo general        4

Objetivos especificos        5

Justificación        5

Marco teórico………………………………………………………………………………………….............................5-8      

Metodología de recolección de datos………………………………………………………………………………9-10

1. Descripción de las causas e identificación del problema:

Actualmente en la cooperativa Fincomercio, la centralización y gestión de la documentación de manera correcta, no se ha establecido como un estándar para todos los procedimientos. Esta centralización y gestión oportuna de documentos  se ha enfocado únicamente en las actividades o procesos con mayor impacto en los servicios prestados a los asociados; dejando a un lado el seguimiento, gestión y trámite a actividades valiosas como la formalización, revisión, custodia y cotejo de los contratos que se celebran con proveedores de la cooperativa. De acuerdo a lo anterior no se tiene contemplado un procedimiento para la gestión y la centralización oportuna de los contratos, por lo se presentan demoras en la búsqueda y recuperación de estos documentos cuando se requieran, falta de trazabilidad a los contratos vigentes y próximos a vencer, y la materialización de riesgos en cuento a pérdidas económicas y de imagen que se pudiesen presentar por el incumplimiento del contrato, referente a actividades pactadas en la etapa precontractual, reprocesos o reclamos en las contrapartes.

1. Formulación de pregunta:

¿De qué manera se podría evitar la descentralización del proceso de contratos y como se podría formalizar el procedimiento de esta actividad dentro de la cooperativa?

1. Hipótesis respuesta a la problemática:

Según lo expuesto anteriormente se podría generar la parametrización de un flujo de trabajo en el gestor documental que actualmente está implementado en la cooperativa (workmanager) donde se integren todas las áreas pertinentes en el desarrollo de esta actividad, en este caso iniciaría con la radicación de la solicitud para la formalización de un contrato por parte de las áreas solicitantes, luego al área jurídica para su respectiva validación y generación del modelo contractual, y más tarde la respectiva custodia y cotejo de los documentos creados (Contrato y anexos) a cargo de gestión documental. Con esto se aseguraría el procedimiento desde un inicio, y se centralizaría toda la documentación en una sola unidad de información, en este caso en el software de gestión documental.

1. Objetivo general:

Diseñar un modelo de creación, organización, custodia, y seguimiento oportuno de los contratos dentro de la cooperativa; buscando la centralización y consolidación de la información, para disponer de la documentación organizada, accesible, acertada y oportuna cuando sea requerida.

1. Objetivos específicos:        

• Identificar una estructura de acuerdo al modelo que se requiere, con cada una de las actividades que se deben desarrollar dentro de la gestión de contratos, para la correcta parametrización del flujo de trabajo.
• Planear la centralización, organización, digitalización y custodia en el área de Gestión administrativa de todos los contratos y tipos documentales en relación con la creación y gestión de proveedores, que generan las diferentes áreas de la cooperativa.
• Crear un diagrama de flujo del proceso para el desarrollo de cada una de las actividades correspondientes a la ejecución del proyecto.

1. Justificación:

En este proyecto de investigación se determinará las causas principales de la descentralización de información, específicamente en el proceso de gestión y trámite de los contratos y la búsqueda de una solución eficaz que permita solventar la problemática que actualmente se presenta en la cooperativa, al igual que la disminución de factores de riesgo que impactan directamente la continuidad del negocio.

Es importante resaltar que actualmente Fincomercio es una empresa privada que en el marco legislativo de Colombia no está sujeto al cumplimiento obligatorio de la normatividad establecida conforme a las directrices del Archivo General de la Nación (AGN), pero se quiere alinear a las buenas prácticas que están ya estipuladas en el marco normativo vigente; esto como valor agregado y aplicado a los procesos que actualmente se llevan a cabo. Conforme a ello se desarrollará un modelo inicial de sistemas de información en cuanto a la sistematización para la creación, gestión y custodia de contratos, además de un modelo de entrada, proceso, salida, y retroalimentación que  nos van a permitir ver con claridad el reto del negocio; como estarán distribuidas las actividades administrativas, la organización, y los requerimientos tecnológicos generales que ser requieren para la solución definitiva a la problemática ya planteada.

La investigación documental, Científica, de campo y descriptiva, serán los tipos de investigación utilizados puesto que nos permitirán obtener la información a través de fuentes documentales; la planeación, diseño, organización, selección de muestra, recolección, análisis de datos, implementación de técnicas de, encuestas, el planteamiento del problema, la formulación de una hipótesis y la capacidad para seleccionar las características fundamentales del objeto de estudio; que en este caso irán enfocadas a la descentralización de la información y los principios generales para la creación, trámite, organización, descripción y custodia de la documentación.

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