TIPOS DE DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LAS ORGANIZACIONES

TIPOS DE DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LAS ORGANIZACIONES

La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa, algunos tipos documentales son la carta comercial, el memorando o la circular, cada una de ellas expresa claramente la actuación o las decisiones tomadas por la empresa, las cuales quedan registradas sobre determinado soporte, los tipos documentales se originan de cada una de las instancias o dependencias que los elaboran dentro de una institución, lo que en la práctica implica que cada función produce uno o varios documentos. Los principales tipos documentales son:

1. La carta comercial que es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre entidades y personas naturales, así como también en las relaciones entre empresas y empleados.
2. La circular que es una comunicación escrita cuyo contenido es de interés común, dirigido a un grupo específico.
3. El memorando que se utiliza para tratar asuntos internos dentro de la empresa, como un llamado de atención a un empleado; expresar necesidades; hacer requerimientos; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar información, requerimiento o solicitud urgente, entre otros.
4. El acta administrativa que contiene lo sucedido, abordado o decidido en una reunión o evento específico.
5. El informe administrativo que describe de manera precisa los datos sobre el estado de cualquier actividad, para conocer los resultados de los procesos administrativos.

A continuación se presentan algunos documentos elaborados aplicando la norma INCONTEC GTC 185.

MEMORANDO

No. 2837 de 2019

Ibagué, Agosto 07 de 2019

PARA: CARLOS EDUARDO BOCANEGRA

DE: AUGUSTO HERNÁNDEZ PUERTAS

ASUNTO: LLAMADO DE ATENCION

Me dirijo a usted con el fin de llamarle la atención sobre su constante incumplimiento del horario de trabajo establecido para los empleados de la empresa LPG.

Se le recuerda que la jornada laboral es de 8:00 a 12:00 AM y de 2:00 a 6:00 PM y se le advierte que de no corregir dicho comportamiento se le abrirá trámite disciplinario a través de la oficina de control interno de esta entidad.

Agradeciendo la atención prestada.

Augusto Hernández

AUGUSTO HERNANDEZ PUERTAS                                                                   Director General

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