Unidad 2 Programa De Contaduría Publica

Sistemas de información

Actividad 2

Johan Esteban González Beltrán

ID: 733701

Angela Patricia Martínez Corredor

ID: 738384

Presentado a:

Yonny Julián Diaz Buitrago

Corporación Universitaria Minuto De Dios

Facultad De Economía

Programa De Contaduría Publica

Villeta - Cundinamarca

2020

Nombre de la organización seleccionada:  

Bella vista petromil.

Descripción breve de la operación de la organización:

Es una estación de servicio, gasolinera o servicentro es un punto de venta de combustible y lubricantes para vehículos a motor.

Diagnostico de los sistemas de información de la organización (tipo de sistema implementado, usuarios, estado actual del sistema, rendimiento, desempeño y funciones):

No dieron el nombre del sistema por confidencialidad, pero el sistema que funciona en la estación de servicio sirve para obtener información valiosa para los usuarios y gerentes, la cual permite tomar decisiones, obtener valoraciones de negocio, mejorar la competitividad y favorece la comunicación entre los empleados.

Este sistema de información permite saber si se debe realizar un pedido en cuanto los niveles de combustibles de los depósitos sean bajo, una vez recibida la “alerta”, el personal autorizado realizará la correspondiente orden de pedido.

Este sistema mejora la gestión de la estación de servicio, ayudando a informatizar y automatizar la recogida de datos que se realizan de forma manual e incluirlas en el sistema de información.

Los datos que se quieren almacenar son, los datos iniciales al abrir turno, que coincidirán con los finales del turno anterior, los que definirán el estado en el se deja la instalación.

Algunos ejemplos de recogida de datos son:

• Lectura de contadores de surtidores: Permite conocer los litros vendidos por cada una de las mangueras instaladas en la estación.
• Niveles de los tanques: Permite conocer el stock de combustible disponible.
• Recuento de caja: Debe anotarse la cantidad inicial de la caja y el final así como las entradas y salidas.
• Seguimiento de lavados: Llevar un control de los lavados realizados durante el turno.
• Otras operaciones de seguimiento: Cualquier variación de recursos cuyo control deba ser requerido, como por ejemplo determinados artículos de mayor valor que recomiende llevar un mejor control, y que no se realice de forma automática.

El seguimiento de estas tareas en turnos rotativos complica su gestión. Los cambios de turnos se realizan en poco tiempo, lo que podría dar lugar a errores.

Los vendedores deben rellenar el parte de turno que pasara al gestor. Este gestor puede no volver a coincidir con el vendedor durante su turno, por tanto, en caso de error la notificación se retrasa, si hay un error en los datos al comprobar varios partes, será más difícil reconocer donde se ha cometido, y la comunicación del error podría retrasarse por días, cuando vuelvan a coincidir vendedor y gerente.

Un error en la toma de datos puede derivar en más errores, por ejemplo, un mal seguimiento del combustible vendido puede afectar al cierre de caja ya que las ventas calculadas no corresponderán con los cobros.

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