MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

CAPITULO  I

MARCO CONCEPTUAL

1. Justificación

 El diseño de manuales de organización de procedimientos en el departamento de ventas y compras, es importante porque contiene una descripción de actividades que deben realizarse a través de las funciones que desempeñan en cada unidad o área existente. El manual incluye además los puestos o unidades administrativos que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Este trabajo se basa en el diseño de un manual de organización, el cual  esta orientados a compilar la información que facilite al personal de la empresa el cumplimiento de las actividades y la forma como deben de ser desarrolladas.

A través del manual de procedimientos para el departamento de compras y ventas, habrá mejores controles en las actividades, que debe llevar a cabo el personal para asegurarse de que se están realizando las tareas de manera correcta. A su vez, la implementación de políticas y definición de procesos, facilitaría la revisión y supervisión de los encargados, al contar con una estandarización de sus procesos.

Adicionalmente, el contar con manuales de procedimientos, le da a la empresa fortaleza administrativa que le permitirá contar con una ventaja competitiva que le permita mantener su crecimiento y capacitación de mercado, de manera sostenida.

1. Planteamiento del problema

La ausencia de planes operativos y manuales de procedimientos establecidos provoca que la empresa no pueda alcanzar sus objetivos ni cumplan con la misión y visión establecidas, pues son parte fundamental para llevarlos a cabo en el proceso administrativo de las mismas.

La empresa cuenta con una cartera de clientes exigentes, se evidencia lentitud en el proceso de entrega lo que provoca descontento debido a la falta de coordinación de entrega de los muebles en tiempo y fecha apropiados y pactados.

La entidad no cuenta con manuales que describan los procedimientos a seguir desde el momento en que se concreta un nuevo negocio (ventas) hasta el despacho de la mercadería desde las bodegas hasta el cliente; de igual manera, sucede con los procesos para realizar los pedidos y compras de mercadería al proveedor.

Por lo tanto este estudio se enfoca en el siguiente problema:

“Manual de procedimientos en el área de Compra y venta, para optimizar recursos en una empresa de Muebles”

Los manuales permiten establecer los lineamientos para el adecuado desempeño de los empleados, pese a que poseen mucha experiencia laboral es imprescindible contar con un manual que sea utilizado como herramienta que permita trasmitir prácticas y conocimientos, además de mejorar sus funciones.

1. Alcances y limites

1. Alcances

El estudio abarcará aspectos administrativos, operativos y de control interno. Se crearán planes de trabajo, manuales de procedimientos y de funciones, organigramas, controles internos para la empresa que se va a utilizar de muestra, para ser aplicados en la misma y que sean de fácil adaptabilidad a cualquier otra empresa, para el cumplimiento de sus objetivos establecidos.

1. Límites

Este estudio abarcará una empresa productora de Muebles de maderas finas ubicada en el municipio de la Antigua Guatemala, departamento de Sacatepéquez, siendo una empresa familiar. Cuenta con alrededor de 75 colaboradoras para realizar las funciones de la misma.

Uno de los límites para realizar este estudio es la desorganización ya que no cuentan con planes operativos y esto crea problemas en la organización de la misma, por el incumplimiento de objetivos.

El estudio se limitará a realizarse en una empresa productora de muebles del municipio de la Antigua Guatemala. La empresa será de índole comercial. Se realizará la investigación consultado con personas de la administración, gerencia, ventas, compras y altos mandos. Se limitará la investigación a realizarse en un tiempo de seis meses.

1. MARCO TEÓRICO

1. Conceptos

En este estudio se incluyen algunos términos los cuáles se describen a continuación para una mejor comprensión:

1. Estrategia: Plan de acción a seguir donde se define y alcanzan los objetivos de la organización. Es la respuesta de la organización al medio ambiente a través del tiempo.

1. Políticas: Son las que orientan y dan estructura a los planes

1. Táctica: Métodos a través de los cuales se efectúa la estrategia.

1. Competitividad Estratégica: Se logra cuando una empresa formula o implanta con éxito una estrategia para la creación de valor.

1. Ventaja Competitiva: Se obtiene cuando la empresa implanta una estrategia para la creación de valor respecto a la cual otras compañías no pueden imitar los beneficios o resulta demasiado costoso realizarlos.

1. Acción Competitiva: Movimiento competitivo que emprende una compañía y está diseñado para obtener ventajas competitivas en el mercado.

1. Acción Estratégica: Compromiso significativo de los recursos de una organización que es difícil de implantar y de revertir.

1. Acción Táctica: Se utiliza para mejorar la estrategia  ya que comprende menos recursos y es relativamente fácil implantar y de revertir.

1. Organización: Acción de organizar u organizarse. Grupo de personas y medios organizados con un fin determinado. 

1. Organigrama: Esquema gráfico de la estructura formal de una organización, señala los diferentes cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre ellos.

1. REGLAMENTO Y MANUAL  

Es común encontrar empresas donde se reúnen en un solo instructivo dos aspectos que bien vale la pena analizar por sus implicaciones en la ejecución del trabajo. El primero está relacionado con los procesos de trabajo propiamente dichos, en donde se presenta el paso a paso, el ejecutante, los documentos, sin el contenido de los aspectos reglamentarios. El segundo aspecto se relaciona con las normas que se deben cumplir en la ejecución diaria del trabajo.  

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