Manuales De Sistemas Y Procedimientos

Introducción

Las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. De cualquier manera se esta en la necesidad de elaborar una guía como patrón de seguimiento para que las personas puedan tener algo con que guiarse y tratar de cumplir con las normas, procedimientos y reglas que establece la organización y así poder mantener un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la organización se puedan llevar a cabo.

Es necesario considerar que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en toda organización u empresa, es la preparación de manuales que permitan dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda organización.

Manuales:

Son documentos que contienen, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo.

Objetivos de los manuales:

• Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa ( manual de organización)

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).

• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos).

• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos)

• Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).

• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (manuales administrativos).

Ventajas de los manuales:

Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes:

• Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.

• Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.

• Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

• Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

• Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

• Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir

Limitaciones:

• Deficiente preparación en los manuales trae inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones.

• El costo de confección puede ser elevado

• Los manuales pueden perder vigencia con rapidez debido a la dinámica empresarial.

• Son poco flexibles

• Una redacción mala o deficiente puede hacer difícil su uso

Requisitos de los manuales:

• Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema

• Que tenga una diagramación clara y que su redacción sea sencilla que exista orden, estética y claridad en su elaboración.

• Que su uso sea racional y que se actué con cierta flexibilidad (otorgue cierta iniciativa al usuario y no ser rígido en su aplicación)

• Que estén siempre actualizadas

• Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente para su uso eficiente de los manuales (es importante la instrucción en el manejo a interpretación de los manuales)

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