Manuales de procedimientos y normas trabajo de sistemas.

Manuales

        Son guía de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la corrección de un problema y el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los mismos tienen una enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las  personas para desenvolverse en una determinada situación.

        En lo administrativo son documentos que contienen la descripción de las actividades que deben seguirse a la hora de realizar las funciones de una o varias unidades administrativas.

        Cabe destacar que los manuales de procedimientos administrativos son elementos fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, facilitando la interacción de las distintas unidades administrativas o instituciones, mediante las instrucciones que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades.

Objetivos.

        Los manuales  en su calidad de instrumentos administrativos  permiten cumplir con los siguientes objetivos:

1. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, para
2. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar la alteración arbitraria.
3. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles que deben hacer y cómo deben hacerlo.
4. Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones procedimientos, relaciones, normas, políticas.
5. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
6. Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Ventajas.

1. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
2. Ayudan hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas.
3. Evitan discusiones y malentendidos de las operaciones.
4. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Desventajas.

1. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
2. El costo de producción y actualización pueden ser altos.
3. Si no se actualizan pierden efectividad.
4. Si son realizados muy sintéticos carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complejos.

Requisitos de los manuales

• Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema

• Que tenga una diagramación clara y que su redacción sea sencillo que exista orden, estética y claridad en su elaboración.

• Que su uso sea racional y que se actué con cierta flexibilidad (otorgue cierta iniciativa al usuario y no ser rígido en su aplicación)

• Que estén siempre actualizadas

• Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente  para su uso eficiente de los manuales (es importante la instrucción en el manejo a interpretación de los manuales)

Presentación de los manuales

En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de cada dependencia, así como con su ámbito de aplicación; por estas razones, resulta conveniente que se adopten lineamientos  normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación.

Los tres elementos por los que debe estar presentado un manual son:

• Encuadernación: se llama encuadernación a la opción de coser, pegar, grapar o fijar varios pliegos generalmente de papel y ponerles cubiertas.

• Formato: forma y tamaño de un  impreso, libro etc.; en los manuales este va a depender del tipo de manual que se realice.

• Contenido: proporciona las secciones principales en orden de aparición, este también va a depender del tipo de manual que se esté realizando.

Partes del contenido:

• Portada: se considera la página número uno, aun cuando en ella no se incluye el número, permite conocer los datos relacionados con el organismo a que se refiere el manual.
• Contenido  o índice: es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento con la información que el se encuentra. Es decir, en el muestra de manera cierta lo que se encuentra en el contenido, siempre se incluye al principio.
• Institución: se trata de quien realice el manual, es decir que organización o institución lleva a cabo la el manual.
• Objetivos: define el tipo de manual y lo que abarca entre el máximo nivel de la organización y los niveles operativos.
• Instrucciones para el uso de manual: se refiere, generalmente, a las normas de uso para manejar un aparato: libro o manual. También designa las órdenes que una persona dicta a otra: seguir instrucciones, recibir instrucciones, etc.
• Reglamento: consiste en una relación de los títulos de los principales documentos jurídicos, de los cuales derivan las atribuciones de la organización y de la unidades administrativas que integran tales como: reglamentos normas, circulares, leyes otros.
• Cuerpo principal: contenido específico y principal del manual.
• Apéndices: (autoridad formal, referencias bibliográficas, ilustraciones gráficas, ej. Muestra de formularios)
• Glosario: incluye un listado de aquellos términos técnicos que facilitan la comprensión del manual.
• Índice analítico: listado alfabético de los típicos asuntos que comprende el manual.

Tipos de manuales

1. Por área de actividad

• Manual de ventas: consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
• Manual de compras: es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como elemento formal de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras. Es uno de los manuales más importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta repercute en otros departamentos ,siendo uno de los elementos   de la estructura orgánica de la misma
• Manual de finanzas:  consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera
• Manual de recursos humanos: es el conjunto de políticas, normas y procedimientos que tiene por objeto la administración, motivación y desarrollo de los recursos humanos de una organización.

1. Por su contenido

• Manual de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de vista formal.

Contenido básico:

• Diagrama de estructura
• Objetivos generales y objetivos básicos de la empresa
• Funciones de los puestos de trabajo
• Atribuciones y limitaciones del personal jerárquico

• Manual de políticas: documenta todas la guías de acción generales que tiene una organización en distintas areas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas, producción y otras.

Contenido básico:

• Políticas Generales
• Políticas de Finanzas
• Políticas del Personal
• Políticas de Comercialización
• Políticas de Investigación
• Políticas de Producción
• Políticas de Relaciones Externos
  

• Manual de procedimientos y normas: Es una expresión analítica de los procedimientos a través de los cuales se canaliza las actividades operativas de la empresa. Así como el enunciado de norma de funcionamiento básico a los que deberán ajustarse los miembros de la misma. Un manual de normas y procedimiento detalla todos los procedimientos que se vienen realizando en la empresa. Por otra parte, este tipo de manuales establecen las pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización.

        Un manual de normas y procedimientos debe tener al menos el siguiente contenido:

• Índice numérico.
• Introducción.
• Instrucciones para el manejo y modificaciones de los aspectos tratados en el manual.
• Definición de conceptos básicos.
• Normas.
• Procedimientos.
• Formulario.
• Instructivos de los formularios.

• Manual de personal: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación específicas a determinado tipo de actividades o tareas. Ejemplo: manual de vendedores, manual de la secretaria, manual del programador, manual del tornero; son manuales concretos.
• Manual de uso múltiple: Este tipo de manual es una síntesis de los anteriores manuales su uso no está muy definido. En otras palabras presenta sistemas y técnicas especificas, señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

• Manual contable: Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. Específicamente los manuales aplicables en el área contable son:

• De políticas contables
• Del código contable o de cuentas contables
• De normas y procedimientos contables

• Manuales de políticas contables: Un manual de políticas contables detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con el principio de contabilidad de aceptación general y ello debe ser declarado en los manuales.

Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros y a las que son asociadas. En los manuales de políticas de contabilidad, se establecen dos subdivisiones:

• Políticas generales de contabilidad
• Políticas especificas de contabilidad

• Políticas generales de contabilidad: son declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, una entidad debe adoptar y así declarar los principios de contabilidad generalmente aceptados tales como:

• Entidad
• Realización
• Periodo contable
• Costo histórico
• Negociación en marcha
• Unidad económica
• Revelación suficiente importancia relativa.

• Las políticas especificas de contabilidad: Se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas específicas de los estados financieros. las políticas específicas pueden ser enunciadas con base en el orden de presentación de las partidas en los estados financieros.

• Manual del código contable: Un manual del código contable, también conocido como manual de codificación de cuentas, clasificación de cuentas o sencillamente manual de cuentas; detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y conceptos por los cuales se debitan o acreditan. Este tipo de manual es uno de los que tienen mayor uso en el área contable y que ayuda a explicar los movimientos que se manean por cada una de las cuentas. Los movimientos débitos y créditos, establecen la naturaleza final del saldo de cada cuenta.

• Manual de normas y procedimientos contables:  Un manual de normas y procedimientos contables detalla todos y cada uno de los procedimientos contables. Un manual de normas y procedimientos contables también puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un determinado procedimiento. Igualmente este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.

Elaboración de un manual

Etapas practicas a seguir como procedimiento estándar en la elaboración de los manuales administrativos.

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