Manuales De Normas Y Procedimientos

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Introducción

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Para indagar un poco más sobre el tema, indagaremos sobre los manuales de normas y procedimientos, los tipos de manuales y la importancia de su uso.

Manuales de Normas y Procedimientos

Manual, como su nombre lo indica, es un libro que se tiene a mano. Es un compendio, es decir, una colección de textos catalogados y fácilmente localizables. El manual contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio, entre otros. En el manual se incluyen todos los textos (reglamentos, procedimientos, normas de servicio, circulares, etc.), que están en vigor en la empresa, mientras que los textos anticuados son retirados de él. Así, a medida que las cosas cambian, el manual sufre actualizaciones.

Por otra parte, norma es una regla de comportamiento. La norma de servicio, es una regla que establece la forma en que el servicio debe ser realizado.

Como las normas de servicios son muchas y frecuentemente alteradas, como consecuencia de los cambios que ocurren en las empresas, necesitan ser catalogadas e incluidas en un manual, esto es “manualizadas”.

Generalmente, las normas de servicios son reunidas en manuales para facilitar su consulta e inclusión en un archivo.

El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organización o institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.

Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla también las nóminas, permisos, vacaciones, bonos… por ello el manual está sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establecer normas o pautas específicas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro de la institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis, estudios, y estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la siguiente manera:

 Título y código del procedimiento.

 Introducción: Explicación corta del procedimiento.

 Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

a. Descripción del procedimiento.

b. Objetivos del procedimiento.

c. Normas aplicables al procedimiento.

d. Requisitos, documentos y archivo.

e. Descripción de la operación y sus participantes.

 Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.

 Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

 Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

 Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

 Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:

 Contenido del manual.

 Objetivos del manual.

 Objetivos y políticas de la organización.

 Responsabilidad.

 Contenido específicos de los entes.

 Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía

 Alcance de los procedimientos.

 Instrucciones.

 Normas de procedimientos.

 Organigramas.

 Régimen de autorizaciones.

 Glosario.

 Índice Temático.

 Índice de referencias cruzadas.

 Verificación y asesoramiento.

 Indicación de fechas.

 Numeración de páginas.

 Formato.

 Armado.

Elaboración

Según la Guía para la elaboración del manual de procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: “La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en

...