MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Preparado por:

JAILER AMAYA CORREA

Ingeniería Petrobras DPSU - Colombia

Ingeniero de Petróleos (U. Nal)

Especialista en Alta Gerencia (U. Andes)

Especialista Administración Pública (ESAP)

Evaluación de Proyectos (Eafit)

1. INTRODUCCIÓN

A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la

gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de

documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos.

Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales

documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los

que todos los empleados deben tener conocimiento.

Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que sus

dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente. Con la

implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se

requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir

haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de la

compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

Se debe ser consiente que lo mas difícil no solo es montar una empresa en una franja del mercado

en momento oportuno, sino también mantenerla en el mercado y que trascienda en el tiempo. Esto

último es una ardua tarea y que requiere el mayor de todos los esfuerzos de la organización. Para

mantener una empresa ya constituida en un mercado que aparentemente puede ser a largo plazo,

se debe preparar para que esta pueda ser autónoma y que toda la organización se pueda

acostumbrar a los continuos cambios que se le avecinen.

El presente documento incluye una breve explicación de la aplicación de los diferentes manuales,

documentos y formatos requeridos para la organización adecuada de una empresa, lo cual puede

representar una base para la preparación de algunos de ellos.

Durante la redacción de este documento me tomé el atrevimiento de hacer algunas reflexiones y

recomendaciones, fruto de mis experiencias en empresas productivas de origen estatal y de capital

privado, como también de mis estudios en la materia, pero no pretende de ninguna manera

describir un único método para unos problemas ya bien conocidos en la industria como son las

constantes esperas para la aprobación de compras, contratos, negociaciones, la lenta circulación

de la información, interminables reuniones o ausencia de las mismas, bajo diálogo interno,

desconocimiento de actividades importantes al interior de la empresa, baja integración entre

secciones, escaso trabajo en equipo, rivalidades entre empleados y secciones, y tantas otras

distorsiones que terminan en pérdidas de tiempo y desaprovechamiento de importantes

oportunidades. Estas reflexiones solo buscan recalcar la importancia de la implementación de

dichos documentos, procesos y normas que en últimas se ve reflejado en la reducción del tiempo

ocioso, optimización de los procesos administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes

equipos de trabajo de la empresa, obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento

en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura organizacional mas

ágil, entre otros tantos beneficios mas.

Si bien es cierto que la redacción y la implementación de estos documentos consume bastante

tiempo y dinero, también se debe reconocer que se hace imperativo en una empresa que se

encuentre en crecimiento y que ya lleva un trayecto recorrido en el tiempo como para tener su

reconocimiento en el medio. En muchas ocasiones los costos de la organización de la empresa

finalmente se ven compensados en el balance cuando los tiempos se disminuyen, los procesos se

simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción a todo nivel mas rápida, la información

es mas ágil y llega mas rápido al que la debe emplear, etc.

2. EL MANUAL DE FUNCIONES Y LOS DEMÁS DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar

las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del

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