Manual De Normas Y Procedimientos

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Manuales

Definición

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

Manuales de normas y procedimientos Definición

El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información. Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla también las nominas, permisos, vacaciones, bonos… por ello el manual está sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

Objetivos

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

• Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.

• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.

• Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

• Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.

• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

• Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

• Establecen un sistema de información recuperable y accesible.

• Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de tareas, y requerimientos.

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

Tipos

De manera general, los manuales de procedimientos por sus características diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fábrica.

También puede referirse a:

• Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una maquina de contabilidad.

• Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento y selección de personal.

• Practicas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo; el manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual de finanzas.

También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en manual de:

• Procedimiento General: es aquel que contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector administrativo.

• Procedimiento Específico: son aquellos que contienen información sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

Presentación

Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro de la institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis, estudios, y estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la siguiente manera:

• Título y código del procedimiento.

• Introducción: Explicación corta del procedimiento.

• Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

a. Descripción del procedimiento.

b. Objetivos del procedimiento.

c. Normas aplicables al procedimiento.

d. Requisitos, documentos y archivo.

e. Descripción de la operación y sus participantes.

• Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

• Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

• Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento

• Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

• Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:

• Contenido del manual.

• Objetivos del manual.

• Objetivos y políticas de la organización.

• Responsabilidad.

• Contenido específicos de los entes.

• Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía

• Alcance de los procedimientos.

• Instrucciones.

• Normas de procedimientos.

• Organigramas.

• Régimen de autorizaciones.

• Glosario.

• Índice Temático.

• Índice de referencias cruzadas.

• Verificación y asesoramiento.

• Indicación de fechas.

• Numeración de páginas.

• Formato.

• Armado.

Según la Guía para la elaboración del manual de procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: “La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una dependencia o unidad

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