MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJOS

CODIGO                                 :        JD-PT-001

ACTIVIDAD                :        TODAS LAS ACTIVIDADES

TAREA ESPECÍFICA                :        TODAS LAS ACTIVIDADES        

AREA                :        OPERACIONES

1. DESCRIPCION

Corresponde a la guía del personal que realice un documento de procedimiento de trabajo de la empresa JARAS DIESEL LTDA., para lo cual se apoya en una metodología establecida.

1. OBJETIVO

Entregar al personal administrativo y de operaciones, una herramienta eficaz y objetiva para que el personal realice de manera segura sus tareas designadas.

1. RESPONSABLE

• Administrativos
• Jefes de área
• Prevención de Riesgos
• Supervisores
• Gerencia

1. REQUISITOS

El personal que realizará los procedimiento de las tareas debe cumplir con exigencias de tipo técnicas acordes con la función a describir.

1. ACTIVIDADES O PASOS.

1. ENCABEZADO: El  encabezado debe de ir en cada página del procedimiento, generalmente se hace como un encabezado en la parte inicial de las hojas, donde en la primera celda se coloca el logo de la empresa; en la celda central o principal, el nombre del procedimiento; en la tercera, el código (que le asignaremos de la siguiente formula: primero ira en código alfa o numérico el nombre de la empresa con destino del documento. Ejemplo, JD: Jaras Diesel Ltda. Luego irá en código el tipo de documento. Ejemplo, LV: Lista de verificación. Y por ultimo la numeración correlativa del los documento.), el número de versión y fecha en que entrará en vigencia. En otra celda el número de hoja dentro del procedimiento.

Ejemplo:

1. TÍTULO: El titulo debe ser claro y en pocas palabras debe decir qué proceso o procesos se describen.

Ejemplo: “Pago de Cheques”; “Revisión de Equipos”; “ Pago de Planilla”; “Producción de Pan”, “Gestión de llamadas”, etc.

1. OBJETIVOS: Los objetivos deben ser “Claros, medibles y observables”, si no están bien definidos, es muy probable que nuestro procedimiento solo sirva para estorbar procesos. se recomienda redactar el objetivo iniciando con un verbo infinitivo, es decir: “verificar, realizar, hacer etc.

Ejemplo:

• Establecer controles para el manejo de efectivo que evite la malversación
• Agilizar el proceso de compras
• Reducir los tiempos de entrega
• Los objetivos deben ser “Claros, medibles y observables”

1. ALCANCE: Delimita las áreas o procesos donde se aplicará el procedimiento.

Ejemplo:

• Este procedimiento es aplicable al Departamento de Ventas
• Aplica al área de créditos y área de facturación

1. REFERENCIAS: En esta sección se hace un listado de procedimientos, registros y formularios necesarios para el funcionamiento del procedimiento.

1. DEFINICIONES: Como su nombre lo indica, es un pequeño glosario, si aplica, de la terminología usada en este procedimiento, si no hay ningún concepto que requiera definición, sencillamente eliminamos la sección.

1. RESPONSABILIDADES: Acá se especifica quién es responsable de cada sección del procedimiento, cuando se interacciona con otras áreas es necesario dejar bien delimitadas las funciones de cada quien, claro esta, cuando un procedimiento involucra a varios departamento es fundamental invitar a los involucrados a participar, porque ningún dueño de proceso puede imponerle atribuciones a personas que no sean sus subalternos.

Ejemplo:

• Gerencia Operaciones

• Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.
• Velar por la correcta aplicación del presente procedimiento, asegurando para ellos la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo de los trabajos.

1. RECURSOS: Aquí se desglosará todos los equipos, materiales y EPP a utilizar dentro de la actividad.

1. DESARROLLO: El desarrollo es la parte más importante del procedimiento, pues aquí es donde detallamos los pasos del proceso. Un procedimiento, es la “forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso” y un proceso, por su parte, se define como “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”

Procedimiento NO es lo mismo que instructivo, la diferencia entre un procedimiento y un instructivo es sencilla, el procedimiento describe el proceso, pero el instructivo detalla minuciosamente.

1. RIESGOS ASOCIADOS: Acá se demuestra con una tabla todas las actividades y sus riesgos asociados a las tareas, con su respectiva medida de control.

Ejemplo:

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