ADMINISTRACION DE LAS COMPRAS

ADMINISTRACION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Introducción

Muchas veces al referirnos a compras utilizamos también la palabra adquisición. Comprar y adquirir para fines prácticos es igual pero debemos tener claro que no es lo mismo. Una compra es una adquisición pero una adquisición no necesariamente se da por medio de una compra. Adquirir significa hacerse dueño de algún objeto material o de algún derecho. Una adquisición puede darse por varias vías, como lo son que nos hayan regalado dicho objeto o derecho, que nos lo hayan heredado, que hayamos hecho un trueque para conseguirlo, y otra de las vías para realizar una adquisición es la compra, la cual involucra un desembolso monetario, es decir un pago por la obtención de la propiedad de un bien o derecho. Por otro lado un abastecimiento implica realizar compras de manera cíclica y su función es asegurar que haya los recursos materiales que la empresa requiere para su funcionamiento, el abastecimiento abarca la compra, recepción y almacenamiento (mediante el control y rotación de inventarios) de los recursos materiales.

En las empresas las compras no se realizan por gusto, sino que son resultado del surgimiento de una necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la empresa). Dicha necesidad debe de ser detectada y ubicada dentro de la empresa para así poder justificar que se efectué una compra que satisfaga dicha necesidad.

Una vez detectada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compro (y de hecho por mucho el momento clave de las compras) es la elección del mejor proveedor, para lo cual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestras necesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores las evaluaremos sus cualidades, las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos de financiamiento que tienen, en base a todo lo anterior se seleccionará al proveedor que mejor se acople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa y se efectuara la compra.

Situaciones que dan origen a la compra en una organización

Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas, la primera es cuando el departamento o encargado de compras recibe una requisición de compras por parte de otra persona o departamento de la empresa. Y la segunda es cuando el propio encargado de las compras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento o de algún otro departamento que pueda ser cubierta mediante una compra.

1.2 Administración de compras, proceso.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una función de compras.

Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y Franklyn: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un gerente”[6], se estructura el proceso de la administración de compras.

Personalmente, podría definir a la administración de compras como la tarea del departamento que está enfocada al costo del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores.

Por lo tanto, contiene también, planeación, organización, dirección y control.

Dicho proceso de administración de compras tiene algunas modificaciones, las cuales se verán a continuación.

1.2.1 Planeación

Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma.

1.2.1.1 Pronóstico de ventas.

“Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos futuros”[7].

El pronóstico es una técnica utilizada en la planeación de ventas en función de experiencias de años anteriores, que sirve de base para la elaboración de planes y programas en todas las áreas de las empresas; asimismo, nos indica el número de artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del mercado.

Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes factores:

Tipo de fruto.

Estadística de ventas de años anteriores.

Tipo de mercado al cual se dirige el producto.

Competencia directa o indirecta.

Calidad del artículo.

Precio.

Inflación.

Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al departamento de ingeniería y de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de materiales o artículos a comprar,

así como el tiempo en que se deben suministrar a los almacenes, se sitúan pues, los objetivos generales de un departamento de compras.

1.2.1.2 Objetivos generales y específicos de un departamento de compras[8].

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

Desarrollar y administrar las compras.

Establecer proveedores bien evaluados.

Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

Los objetivos específicos de un departamento de compras son:

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

Localizar nuevos materiales y productos.

Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.

Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.

Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.

Reunir información y hacer valoración

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