Administracion de gastos de viaje: nuevas herrameintas, nuevos ahorros

CASO:

ADMINISTRACION DE GASTOS DE VIAJE: NUEVAS HERRAMEINTAS, NUEVOS AHORROS

1. ¿QUE TIPOS DE SISTEMAS SE DESCRIBEN AQUÍ?

Los sistemas descritos es la implementación de un Software que automatiza la elaboración de informes de gastos de viaje y entretenimiento.

¿QUE INFORMACION VALIOSA APORTAN A LOS EMPLEADOS Y GERENTES? La información que aportan los empleados es el procesamiento de la información y la auditoria manual de más de 300 informes de gastos por semana, al implementar los sistemas los empleados podían capturar los datos desde cualquier parte que estuvieran trabajando mediante un PC.

¿QUE DESICIONES APOYAN? Los gerentes aprueban los informes con un solo click, reduciendo la mitad del tiempo, fortaleciendo la productividad.

2. ¿QUE PROBLEMAS AYUDAN A SOLUCIONAR, A LAS EMPRESAS LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE ELABORACION DE INFORMES DE GASTOS? Está herramienta logra minimizar los fraudes y maximizar las políticas de la compañía, ya que el sistema plasma las reglas de negocio., esto ayuda alas empresas a identificar que empleados cumplen con las reglas o aquellos que rellenan sus cuentas de gastos.

¿DE QUE MANERA AGREGAN VALOR A LAS EMPRESAS QUE LSO UTILIZAN? Minizan tiempo en actividades, evitan fraudes, frena abusos por parte de proveedores, adicional que el sistema concur se puede personalizar de acuerdo a la necesidad de cada empresa.

3. Compare el proceso manual de Marketstar para la elaboración de informes de gastos y entretenimiento con su nuevo proceso basado ene l software concur expense service .Diagrame ambos procesos.

4. Que aspectos de administración, organización y tecnología enfrentó Marketstar cuando adopto concur Expres Sevice?

Marketstar, al implementar el sistema concur logra mejorar administrativamente:

• Los empleados mediante el sistema lograban entregar el informe y a la vez le permitía a marketstar tener una auditoria instantánea en un corto tiempo

• Los empleados de marketstar obtuvieron mayor tiempo por lo tanto tenían más oportunidades de negocio y de atender más clientes

• Marketstar logra exactitud, productividad y control al implementar el sistema

• Disminución de nomina

• Logra más de un millón de dólares en ahorro

• Rendimiento anual del 19 %.

5. Hay alguna desventaja al utilizar sistemas computarizados de procesamiento de gastos?

La única desventaja seria en no realizar mantenimiento preventivo a los PC, no tener seguridad informática (por ello es necesario contar con personal calificado y altamente confiable) al igual que no realizar actualización y compra de PC para obtener mayor capacidad en los sistemas.

Explique su respuesta.

R/Si todo cambio requiere inversión y no solo al inicio sino una inversión a largo plazo.

Explore el sitio web de concur tecnologies(www.concur.com) y responda las siguientes preguntas.

1. ¿Qué tipos de servicio ofrece concur technologies a las empresas?

• Travel y Expense

Reserva de Viajes

Informe de Gastos

Aplicaciones Moviles

• Sericios Extendidos

Solicitud de Viajes

Localizacion y alertas

Pagos y reembolsos

Auditoria de informes de gastos

Manipulacion de recibos y facturas en papel

Metricas, reportes y análisis inteligentes

• Automatizacion del proceso de proveedores

Soporte y administracion

Servicios Extendidos

2. ¿Quéclase de empresas podrían beneficiarsen al utilizar el software?

Hoy dia utilizan el sistema

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