Pensamiento

Expresión oral y escrita ll

Consulta

Inteligencia

REALIZADA POR:

José Iván Espino Alemán

ASESOR ACADÉMICO:

Lic. Gerardo Macías De León

Torreón, Coahuila, viernes 03 febrero 2012

LA COMUNICACIÓN FORMAL:

Representa el orden jerárquico oficial que consta en documentos; la teoría de este sistema establece que toda autoridad se delega de un nivel a otro y reside en última instancia, en el presidente del consejo de administración.

La comunicación formal define las reglas de comunicación establecen la organización.

Podemos establecer que la comunicación formal, cumple dos principales funciones en la organización:

- Permitir la toma de decisiones y motivar.

Para que la información sea adecuadamente transmitida, es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes objetivos de información:

- Transmitir la información útil para la toma de decisiones.

- Transmitir la información con exactitud.

- Transmitir la información con rapidez.

- Transmitir la información sin errores.

Panel

En esta técnica un equipo de expertos discute un tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo.

Como en el caso de la Mesa redonda y el Simposio, en el Panel se reúnen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema ante un auditorio. La diferencia, consiste en que en el Panel dichos expertos no "exponen", no "hacer uso de la palabra", no actúan como "oradores", sino que dialogan, conversan, debaten entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

En el Panel, la conversación es básicamente informal, pero con todo, debe seguir un desarrollo coherente, razonado, objetivo, sin derivar en disquisiciones ajenas o alejadas del tema, ni en apreciaciones demasiado personales. Los integrantes del Panel (de 4 a 6 personas) tratan de desarrollar a través de la conversación todos los aspectos posibles del tema, para que el auditorio obtenga así una visión relativamente completa acerca del mismo.

Un coordinador o moderador cumple la función de presentar a los miembros del Panel ante el auditorio, ordenar la conversación, intercalar algunas preguntas aclaratorias, controlar el tiempo, etc.

Una vez finalizado el Panel (cuya duración puede ser de alrededor de una hora, según el caso) la conversación o debate del tema puede pasar al auditorio, sin que sea requisito la presencia de los miembros del panel. El coordinador puede seguir conduciendo esta segunda parte de la actividad grupal, que se habrá convertido en un "Foro".

La informalidad, la espontaneidad y el dinamismo son característicos de esta técnica de grupo, rasgos por cierto bien aceptados generalmente por todos los auditorios.

Preparación:

De acuerdo con el tema elegido para el Panel, el organizador selecciona a los componentes o miembros del mismo, tratando de que sean personas:

• Capacitadas y de ser posibles reconocidas en la cuestión,

• Que puedan aportar ideas más o menos originales y diversas,

• Que enfoquen los distintos aspectos del tema

• Qué posean facilidad de palabra

• Qué posean juicio crítico y capacidad para el análisis tanto como para la síntesis.

• Aún sería deseable, un cierto sentido del humor para amenizar una conversación que podría tornarse en algunos momentos un poco cansada.

• Es conveniente una reunión previa con el coordinador para que todos los miembros que intervendrán en el panel, para cambiar ideas y establecer un plan aproximado del desarrollo de la sesión, compenetrarse con el tema, ordenar los subtemas y aspectos particulares, fijar tiempo de duración, etc.

• Así pues, aunque el Panel debe aparecer luego como una conversación espontanea e improvisada, requiere para su éxito ciertos preparativos como los expuestos.

• Desarrollo:

• El coordinador o moderador inicia la sesión, presenta a los miembros del panel, y formula la primera pregunta acerca del tema que se va a tratar.

• Cualquiera de los miembros del panel inicia la conversación, aunque puede estar previsto quien lo harta, y se entabla el diálogo que se desarrollará según el plan flexible también previsto.

• El coordinador interviene para efectuar nuevas preguntas sobre el tema, orientar el dialogo hacia aspectos no tocados, centrar la conversación en el tema cuando se desvía demasiado de él, superar una eventual situación de tensión que pudiera producirse, etc. Habrá de estimular el diálogo si éste decae, pero sin intervenir con sus propias opiniones.

• Unos cinco minutos antes de la terminación del diálogo, el coordinador invita a los miembros a que hagan un resumen muy breve de sus ideas.

• Finalmente el propio coordinador, basándose en notas que habrá tomado, destacará las conclusiones más importantes.

• Si así se desea y el tiempo lo permite, el coordinador puede invitar al auditorio a cambiar ideas sobre lo expuesto, de manera informal, al estilo de un Foro. En esta etapa no es indispensable la presencia de los miembros del panel, pero si éstos lo desean, pueden contestar preguntas del auditorio, en cuyo caso el coordinador actuará como "canalizador" de dichas preguntas, derivándolas al miembro que corresponda.

Sugerencias Prácticas:

Los miembros del panel y el coordinador deben estar ubicados de manera que puedan verse entre sí para dialogar, y a la vez ser vistos por el auditorio. La ubicación semicircular suele ser la más conveniente, ya sea detrás de una mesa o sin ella pero con asientos cómodos.

Puede designarse un secretario para tomar notas de las ideas más importantes, las cuales pueden ser distribuidas luego entre los interesados. También cabe la utilización de una grabadora de audio o mucho mejor de vídeo.

Se aconseja tener especial cuidado en la elección de los miembros del Panel, pues una conversación de este tipo debe mantener despierto el interés de un auditorio que permanece en pasividad expectante. Aparte del conocimiento y autoridad sobre

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