Realizar el diagrama del proceso administrativo

ACTIVIDAD 6

1. Realizar el diagrama del proceso administrativo.

Ilustración 1 Proceso administrativo (Ramírez Cardona, 2009)

Tabla 1 Descripción proceso administrativo.

ÁREA TOMA DE DECISIONES PROGRAMACIÓN COMUNICACIÓN CONTROL EVALUACIÓN

ACADÉMICA Cursos  Concertar con profesores

 Producir listas de cursos para cada semestre

 Ingresar a la plataforma de admisiones los horarios y docentes encargados

 Solicitud de salones y recursos audiovisuales para cursos  Informar a Oficina de Admisiones y

Registro la lista de cursos ofertados

 Publicar la oferta de cursos en la página web del programa.

 Acopio de contenidos programáticos de cursos

 Revisión de oferta de cursos en página web de la universidad

 Revisión de inscripción de estudiantes en cursos del programa

 Inscripción de cursos a estudiantes por fuera de cronograma  Estadísticas de inscripción en cursos

 Evaluación intersemestral y final de cursos por parte de los estudiantes

Proceso de admisión  Realización de cronograma del proceso

 Solicitud de salones para pruebas e inducción

 Realización de pruebas a aspirantes

 Programación de entrevistas

 Sistematización de calificaciones y criterios del proceso

 Comité de admisiones para decisión

 Inducción a estudiantes nuevos  Publicación del cronograma del proceso en página web (fechas, horas y salones)

 Publicación fechas de entrevistas

 Carta a estudiantes admitidos y no admitidos

 Publicación de resultados en página web

 Presentación para inducción- información general del programa y proceso de matrículas  Recepción y procesamiento de listas de aspirantes a los programas

 Registro y clasificación de pruebas de aspirantes

 Listas de admitidos para Oficina de Admisiones y Registro  Revisión de estado de pruebas

 Estadísticas de número de aspirantes, admitidos e inscritos

Proceso de tesis  Realización de cronograma para el proceso

 Asignación de comités de tesis

 Solicitud de evaluaciones a propuestas y tesis finales

 Programación de sustentaciones

 Publicación de cronograma en página web y correo electrónico

 Envío de invitación a ser lector de propuestas

 Envío solicitud evaluación de propuestas y tesis por correo y web

 Publicación en página web y correo electrónico de sustentaciones  Seguimiento de envío de propuestas y tesis a lectores.

 Seguimiento de recepción de conceptos

 Diligenciamiento de calificación de tesis  Calificaciones a propuestas y tesis finales

Grados  Verificación cumplimiento de requisitos para grado

 Lista de graduandos

 Preparación de Ceremonia de grados (salón, invitaciones, agenda, diplomas, oradores)  Envío de lista de graduandos a Admisiones y Registro

 Envío de requisitos a graduandos

 Entrega de invitaciones  Lista de graduandos

 Verificación de cumplimiento de requisitos  Construcción de estadísticas acerca de número de graduados, tiempo de permanencia y temas de tesis.

Consejo CIFE y Comité Doctorado  Cronograma de consejos

 Acopio de información y documentos para la agenda

 Logística para la reunión (salón, refrigerios, audiovisuales, documentos)

 Acta de las reuniones  Invitación a reuniones

 Comunicación a interesados (estudiantes, aspirantes y profesores) sobre las decisiones tomadas en las reuniones

 Acta de las reuniones  Cuadros de seguimiento

 Actas de reuniones  Cuadro de seguimiento

ADMINISTRATIVA  Agendar reuniones

 Formalizar procesos de Logística  No se cuenta con un cronograma de reuniones pero siempre hay que estar en el sitio de trabajo.

 Facilitar la oportuna y efectiva comunicación tanto a nivel interno como externo de la universidad.

 Garantizar la oportunidad de la información y/o comunicaciones enviadas y recibidas

 Re direccionar información explicita

 Atender y resolver solicitudes en general  Dar respuesta oportuna a los usuarios de acuerdo a sus solicitudes y requerimientos

 Dar respuesta a los requerimientos de los usuarios brindando un excelente servicio.

PROCESO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

• Casos disciplinarios.

• Proyectos

• Convenios

• Contrataciones civiles y laborales

• Procesos curriculares • Director

• Comité Académico

• Elaboración de contratos para Proyectos con entidades Externas de la Universidad.

• Ejecuciones presupuestales.

• Contratación civil y laboral

• Compras de material e insumos. • Gestor Financiero

• Secretaria general

PROGRAMACIÓN • Plazos de ejecución.

• Reuniones de comités • Director

• Coordinador Académico

• Reuniones administrativas

• Ejecución de pagos

• Solicitudes de salones • Gestor financiero

• Auxiliar administrativo

• Secretaria

COMUNICACIÓN • Información de reuniones

• Información de pagos

• Información de pedidos,

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