Registro De Transacciones

El proceso de registro de las transacciones comerciales debe ser lo más exacto, objetivo, oportuno y metódico posible ya que los datos registrados en dicho proceso constituyen la información que los contadores manejaran para tomar decisiones que maximicen el rendimiento económico de las empresas que tienen a cargo . Con la automatización que hoy en día existe en todas las organizaciones es mucho más preciso, rápido y económico el proceso de llevar los libros contables ya que hay programas de computación (Software) especialmente diseñados para ello.

Los asientos contables se van registrando en la computadora y una vez procesados pasan automáticamente del libro diario al mayor, y cuando queremos revisar la información registrada en los libros de Diario, Mayor o Inventario sólo tenemos que imprimir los informes respectivos.

¿Cómo se procesan los datos?

Veamos paso a paso como se inicia todo el proceso contable .La contabilidad consta de un ciclo de siete pasos. Los tres primeros se refieren a la teneduría de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos podemos nombrar: los cheques, las facturas, etc. La información contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables: el Diario y el Mayor.

Primer paso: El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de arranque del sistema contable.

Segundo paso: En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad.

Tercer paso: Una vez reflejadas todas las transacciones en el mayor se procede a obtener el saldo (deudor o acreedor) de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el período económico

Cuarto paso: Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de libros, el contador público procede a ajustar la serie de cuentas que requieren actualizarse, entre ellas están: ingresos cobrados por adelantado, gastos pagados por anticipado, la depreciación, provisión para cuentas incobrable

Quinto paso: Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptando éstos a los ajustes anteriores. etc.

Sexto paso: Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el Balance y preparar la cuenta de pérdidas y ganancias.

Séptimo paso: El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a otras, de forma que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en exclusiva la actividad de ese año .Para cumplir estos pasos se debe contar con un Sistema de Contabilidad que se adapte a la magnitud de la empresa, a la naturaleza de sus operaciones y a la información en particular que requiere para la administración. Por ejemplo, la contabilidad de un Hotel no puede ser manejada igual que la contabilidad de una fábrica. Son empresas completamente diferentes.

Pero toda empresa requiere adoptar el sistema contable más adecuado para controlar sus operaciones. Veamos como se clasifican los sistemas contables:

Podemos distinguir dos clases de Sistemas de Contabilidad: Sistema de Contabilidad Manual y Sistema de Contabilidad Mecanizado.

1. Sistema De Contabilidad Manual.

Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas máquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados en forma manual.

En estos sistemas el factor hombre es la base. Este realiza todas las tareas necesarias para la obtención final de la información financiera, ya sean de índole intelectual o de índole aritmética.

La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volúmenes de información, en cuyo caso sería necesario el uso de gran cantidad de personas.

2. Sistema de Contabilidad Mecanizado

La aparición de las computadoras, el crecimiento de las empresas, el surgimiento de grandes empresas multinacionales, la necesidad de competir con las mismas herramientas de trabajo, dio un nuevo giro a la orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear sistemas de contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y

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