UN GRAN TECNICO ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOZ

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

INSTRUCTORA:

HILDA ROSIO ASTUDILLO

PRESENTADO POR:

DANIELA FERNÁNDEZ GÓMEZ

FICHA: 966211

TECNICO  ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOZ

SENA

SERVICIO  DE COMERCIO

AGOSTO 26  2015

POPAYÁN

En el acuerdo No. 42 se establece  el criterio para la organización de los archivos en entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, se regula el inventario único documental por el cual  se establecen los artículos 21, 22, 23, y 26 de la ley general de archivos 594 del 2000

Se considera que en el articulo segundo de la ley 80 de 1989 se señala las funciones archivo general, esto estipula “fijar políticas y establecer reglamentos necesarios para el manejo adecuado de los documentos  de la entidad considerando planes y programas  sobre la materia y junta directiva.

De acuerdo con el numeral 5 del artículo 34 de la ley 734 de 2002 es obligación del servidor público de información que estén bajo su cuidado, evitar su desaparición, desaparición o una utilización indebida, está estipulado en la ley 13  del artículo 35 de la misma.

En el artículo 21 de la ley 594 del 2000 dice que las entidades de administración pública o privadas que tengan funciones públicas deben elaborar un programa de gestión documental, que tengan procesos archivísticos. El articulo 22 comprende procesos y el articulo 23 clasificar los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos  se clásica en archivos de gestión, archivo central y archivos históricos; en el articulo 26 nos dice que es obligación de las entidades de administración elaborar inventarios para el control de los documentos.

En el articulo ( objeto) primero nos establece los criterios para la organización de los archivos en sus diferentes niveles de organización administrativa, también en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas de acuerdo con los artículos 8° y 9° de la ley 594 de 2000.

Artículo segundo (obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión) deberán organizar los archivos en tablas de retención documental que concuerden con los procedimientos y funciones de la entidad.

Artículo tercero (conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas) busca que las entidades velen por la información, organización,  de los archivos no olvidando su orden original y la conservación de los mismos.

Artículo cuarto (criterios para la organización de los archivos)

1. Los archivos deben basarse en tablas de retención.
2. los archivos en identificación se reflejen en sus series y sud series.
3. Organizar los documentos según sus fechas.
4. Los documentos deberán estar integrados a las unidades documentales de las series y sud serie, debidamente foliados para su orden y control.
5. Las carpetas se deben idéntica, marcar y rotular, para su ubicación será fondo, sección, sud sección, serie, sud serie, número de expedientes con el número de folios y fechas.
6. La transferencia deberá efectuarse con lo estipulado en la tabla de retención documental
7. Las cajas de los archivos se deben marcar con código de la decencia

En caso de los documentos de los documentos de apoyo no consignara en la tabla de retención documental, pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad pero dejando constancia.

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