Administración Documental

1. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Es indispensable, primordial que se aplique en todo momento de manera coherente, eficiente. Sistema de Gestión Documental como toda Organización genera, recibe, información actualmente sea análoga o digital, al hacerlo se está esperando sea de un funcionario, proveedor una pronta respuesta de un trámite, solicitud, petición entre otros. Por eso las compañías deben contar con el personal apto, capacitado, establecido por las leyes colombianas para darle continuidad a los requerimientos que estipulan las normas con los lineamientos establecidos por la reglamentación vigente como, la ley 594 de 2000,(artículo 22)Decreto 2609 de 2012 (Artículo 9) que enfatiza los pasos a dar a toda esa información, que sepan cuáles son los movimientos a seguir para los oficios que están a nuestra responsabilidad, que cuenten con los medios, elementos, utensilios, herramientas para hacer cada vez una buena labor.

¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Servicios de Consulta, respuesta oportuna, ágil, veraz a la información solicitada por el usuario, si se necesita una reprografía, se le da a tener, o se le hace llegar por los medios establecidos, excepto los documentos que son de reserva.

 Respuesta a un trámite, solicitud en el menor tiempo posible, o informándole al cliente, proveedor como va ese proceso, por lo anterior se logra dándole una buena ubicación de la comunicación, o reportando cómo va el proceso, que se empezó

Al terminar un trámite o los ciclos de vida en cada fase, transferir los títulos a la siguiente etapa, como está planteado en la norma.

Capacitar constantemente al personal de archivo.

B). Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

1. Artículo 23. Procesos Archivísticos: La gestión  de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como: (Producción, Recepción, Distribución, Consulta, Organización, Recuperación, Disposición Final)
2. Artículo 24. Tablas de Retención Documental. Sera obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas (TRD)
3. Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio  de sus funciones, de manera que se asegure el  control de los documentos en sus diferentes fases.
4. Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
5. Artículo 32. Visitas de Inspección. El AGN, podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitar de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el  fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular  requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que  haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

Acuerdo 027 de 2006

1. Clasificación Documental: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.
2. Consulta de Documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
3. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
4. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
5. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Bibliografía:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf

http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/normatividad/ACUERDO_No_27_2006_Glosario.pdf

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