CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?

FORO TEMÁTICO UNIDAD # 1

1: CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?

Se entiende por Administración Documental el proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad determinada, como respuesta a una solicitud o trámite de las comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.

Hoy en día las empresas manejan un gran volumen de información que las obliga a crear sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder tener un acceso más fácil y rápido. Allí es donde entra a participar la administración documental porque esta facilita la búsqueda de un documento y ayuda a la conservación del mismo reduciendo costos y espacio. Así mismo es importante aplicar esta administración en las empresas porque conserva la memoria corporativa y así las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro sin dejar de lado los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

Es de gran ayuda en la toma de decisiones ya que los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras. La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo incrementándose la eficiencia organizacional. Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos ya sea por fecha, nombre, orden alfabético u otros son básicos para el desarrollo de cualquier investigación sirviendo además de apoyo para cualquier proceso legal.

Si bien es muy importante la sistematización para obtener una mayor eficiencia no debemos olvidar que los documentos físicos son aun necesarios en esta época de tan avanzada tecnología. Es así como se hace indispensable el documento para asuntos legales, fiscales, administrativos y que esa sistematización mejora el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general pero no los elimina ni los obvia que es el error que se tiende a cometer.

La administración documental sirve la información en una forma un poco menos general ya que controla, mantiene, almacena, elimina y recupera la información ayudando a dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

2: COMO SE REFLEJA SU FINALIDAD EN LAS EMPRESAS ACTUALMENTE?

En las empresas actuales es de vital importancia el poder disponer de la documentación organizada y clasificada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia.

Será una empresa mucho más organizada eficiente en la recesión y transmisión de información sobre los diferentes estamentos internos y externos de la misma y gozara de soporte y evidencias

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