Administración de Proyectos vrs Ingeniería

Administración de Proyectos vrs Ingeniería

Hoy en día nos encontramos con mucha frecuencia directores de proyectos con una formación de ingenieros, pero además empresas del sector que ofrecen tanto el servicio de administración de proyectos como el de ingeniería. Entonces bien, cuales son las diferencias cruciales entre Project Management e Ingeniería.

Habremos de decir que tanto la Administración de Proyectos e Ingeniería presentan alcances distintos, así como diferencias precisas. En el pasado parte del alcance de lo que conocemos como administración de proyectos lo realizaban los equipos de proyectos.

Sin embargo, hoy en día la Ingeniería está relacionada con el área de diseño de proyectos y la dirección facultativa de las obras (dirección, supervisión e inspección), labor desarrollada tanto por arquitectos como ingenieros; mientras que la Administración de Proyectos se fundamenta en una metodología de gestión y se asume un compromiso de dirección integrada del proyecto, de coordinación de todos los involucrados y la responsabilidad del cumplimiento de objetivos.

La Ingeniería (diseño) tiene que ver con trazar la solución a una necesidad, definición de funciones y formas que ha de tener el producto o servicio para la satisfacción de la necesidad que le dio origen. La Administración de Proyectos se enfoca en convertir la necesidad en una realidad, se orienta a lo que se necesita hacer, se dirige hacia entregables, se organiza jerárquicamente y es un proceso analítico.

Podemos decir a manera de conclusión, que el diseño de la solución del proyecto es diferente de la gestión del proyecto, esta es la base del enfoque clásico de administración de proyectos, primero diseñar luego implementar el proyecto.

La Gestión de Proyectos , conocida también como la Gerencia o Administración de Proyectos, es una disciplina que estudia la naturaleza de un proyecto y ofrece la manera de controlar (planificar) su progreso; para ello procura organizar y sistematizar las tareas dentro de dicho proyecto de forma tal de lograr disminuir las posibles variaciones que podrán surgir durante su desarrollo.

Algunos de los Aspectos Claves de la Gestión de Proyectos involucran la ubicación temporal de actividades (o tareas) en el tiempo de duración del proyecto, para lo cual se han utilizado herramientas de diversas características. Unas son más bien conceptuales, como el método de la Ruta Crítica:

mientras que otras tienen como finalidad graficar el progreso de las tareas dentro de un proyecto, como el Diagrama Gantt (o Carta Gantt):

Independientemente de la herramienta que utilicemos para la Gestión de Proyectos existen algunos conceptos básicos, relacionados directamente con las Actividades o Tareas del proyecto propiamente dichas, que es necesario conocer para poder realizar una adecuada Planificación.

Revisémoslos a continuación:

Entre las tareas que conforman el proyecto existirán algunas que, de retrasarse, retrasarán también la fecha de culminación del proyecto. Este tipo de tareas son las que conforman el Camino Crítico o Ruta Crítica del Proyecto el cual indicará las tareas que deben ser culminadas en el tiempo previsto de forma tal de garantizar que el proyecto estará realizándose en el tiempo previsto.

El Camino Crítico es quizá uno de los conceptos de mayor importancia en la Gestión de Proyectos, pues es éste el que permitirá identificar a las actividades que pudieran generar alteraciones en la duración total del proyecto, como veremos en el siguiente ejemplo.

Sea un proyecto conformado sólo por dos tareas: la Tarea 1 está prevista para ejecutarse en un lapso de una semana, mientras que la Tarea 2 en dos semanas. De aquí pueden surgir las siguientes condiciones:

1. Si ambas tareas pueden realizarse de manera simultánea, es decir si no son dependientes, el Camino Crítico lo conformará la tarea de Mayor Duraciónque, en este caso, sería la Tarea 2.

Nótese que en este caso, la Tarea 1 contiene una Holgura de una semana (el lapso que existe entre su fecha de terminación y la terminación de la Tarea 2, que es la fecha de terminación del proyecto):

Lo anterior indica que la Tarea 1 podrá terminar, en el peor de los casos, una semana después de la fecha prevista de terminación sin entrar en el Camino Crítico del Proyecto. Para que ésta sea la ruta o Camino Crítico del proyecto su duración deberá ser mayor a 2 semanas.

2. Si ambas tareas son dependientes, por ejemplo, si la Tarea 1 tiene que estar terminada para que inicie la Tarea 2, ambas tareas estarán en el Camino Crítico del Proyecto y la duración de éste será de 3 semanas:

La holgura a la que se hizo referencia en la figura de la condición 1, puede ser vista también como la Demora Permisible de la Tarea, la cual es el tiempo que se puede demorar la tarea sin afectar a ninguna otra que la suceda.

Conociendo la Demora Permisible de la Tarea, podremos saber de cuánto tiempo disponemos para su retraso, Este retraso puede ser útil si por alguna razón se requiere que la duración de la tarea se prolongue por razones como falta de recursos o imprevistos, entre otros. En cualquier caso es importante no utilizar toda la Demora de la Tarea pues esto, ante cualquier alteración, podría introducirla en el Camino Crítico del Proyecto.

La mayoría de las tareas en un proyecto tendrán una Duración definida para ejecutarse. Esta duración dependerá de diversos factores que el Administrador del Proyecto debe tomar en cuenta, como lo serían los recursos disponibles, la disponibilidad de materiales, etc.

Una recomendación básica en la Gestión de Proyectos, en el caso en que se tienen tareas de larga duración dentro de un proyecto, es dividirlas en subtareas de menor duración. Por ejemplo: dividir una tarea de 6 meses de duración en 6 tareas de un mes de duración cada una permitirá realizar un seguimiento más preciso, evitando a la vez la aparición de algún “detalle inesperado” 6 meses después de iniciada la tarea original.

Algunas tareas, asociadas la mayoría de las veces a actividades puntuales, podrán tener duración cero (0). Por ejemplo la entrega de un informe, la adquisición de equipos y la recepción de una respuesta, entre otros, son actividades que podrán tener duración nula, convirtiéndose en puntos de referencia en el Proyecto que indicarán el inicio o fin de determinada actividad. Este tipo de tareas son conocidas como Hitos.

Inevitablemente el inicio de algunas tareas dependerá de que se haya iniciado (o finalizado) la ejecución de otras dentro del Proyecto. Un

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