Análisis Y Diseños Administrativos

FECHA: DICIEMBRE 14 DEL 2013.

ESCUELA: UNIVERSIDAD DEL DISTRITO FEDERAL CAMPUS SANTA MARÍA.

MATERIA: ANÁLISIS Y DISEÑO DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

GRUPO: IA416.

SALÓN: 101.

HORARIO: SÁBADO 7:00 A 8:30 A.M.

MAESTRO: MARCO ANTONIO SÁNCHEZ ARREDONDO.

NO. DE TEMA Y NOMBRE: CAPITULO 4 EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN FORMA INTERNA Y EXTERNA.

INTEGRANTES: CALDERÓN FLORES JAIME.

CARRILLO GUZMÁN EMILIO.

HINOJOSA MEDINA ALEJANDRA.

RAMÍREZ MARTÍNEZ MARÍA DE JESÚS.

FECHA: DICIEMBRE 14 DEL 2013.

ESCUELA: UNIVERSIDAD DEL DISTRITO FEDERAL CAMPUS SANTA MARÍA.

MATERIA: ANÁLISIS Y DISEÑO DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

GRUPO: IA416.

SALÓN: 101.

HORARIO: SÁBADO 7:00 A 8:30 A.M.

MAESTRO: MARCO ANTONIO SÁNCHEZ ARREDONDO.

NO. DE TEMA Y NOMBRE: CAPITULO 4 EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN FORMA INTERNA Y EXTERNA.

INTEGRANTES: CALDERÓN FLORES JAIME.

CARRILLO GUZMÁN EMILIO.

HINOJOSA MEDINA ALEJANDRA.

RAMÍREZ MARTÍNEZ MARÍA DE JESÚS.

INDICE

Pag.

4.1 Fines de Unidad de Sistemas y Procedimientos. 3

4.2 Ubicación de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 4

4.3 Importancia de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 6

4.3.1 Alcance de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 6

4.4 Funciones que debe desempeñar la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 8

4.5 Diseño de la estructura orgánica de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 9

4.6 El estudio de Sistemas y Procedimientos en forma externa.

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4.1 FINES DE UNA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

El primer concepto del análisis de sistemas, es aquel que se refiere al examen de las refacciones de la dirección superior en el organismo, y de ella extraer normas y políticas, esta para llevar a cabo una administración eficaz.

Los fines de una unidad de sistemas y procedimientos son asesorar la dirección superior, desarrollando los aspectos:

*Elabora programas que marquen directrices para coordinar las actividades, a realizar.

*Evaluar los planes referentes a la ejecución del trabajo, para determinar su efectividad.

*Control de formas, informes para saber si son eficientes, oportunos y complejos.

*Buscar y establecer constantemente nuevos métodos de información para ayudar a la toma de decisiones.

*Ayudar a obtener eficientes para simplificar el trabajo.

*Activar estudios especializados cuando lo requiera el complejo de las operaciones, para dar soluciones y recomendaciones.

Las unidades de sistemas y procedimientos, señalaran todo acuerdo administrativo, todo referente al sistema organizacional, sistema de información, políticas, programas, planes, medición y simplificación administrativa.

4.2 UBICACION DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

Esta depende de varios factores, comenzando por el órgano consultor, a quien confía este estudio y que dependerá del nivel donde esté ubicado.

Si se trata de un nivel jerárquico, su actividad se verá restringida ya que la coordinación será por departamento, a nivel jerárquico, a una sección específica, con lo cual solo se atacaran los problemas de unos cuantos procedimientos.

Y se puede ver en una organización como:

1.- Una extensión de área.

2.- Una función independiente del área.

3.- Una forma departamental que enfatiza la buena relación entre el aspecto financiero y el departamento de sistemas.

4.- Un órgano asesor de la dirección general.

En cualquier punto que se situé, la responsabilidad y actividades deben definirse claramente, pero sobre todo ser comprendida por las unidades administrativas de la empresa. La selección y ubicación debe ser objetiva.

4.3 IMPORTANCIA DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

La importancia de esta unidad puede variar de una empresa a otra, esto se debe en gran parte a factores determinantes como:

a) El campo de acción de la unidad de operación.

b) La profundidad de los estudios que van a practicarse.

c) El volumen y complejidad de las operaciones de la empresa.

d) La centralización o descentralización de las funciones de sistemas y procedimientos.

e) Los sistemas de proceso electronico de datos, como parte integrante de la unidad de sistemas y procedimientos como entidad por separado.

Cuando las funciones, se van a centralizar, y el personal comenzara a ejecutar el trabajo es cuando la unidad pasara a ser más importante.

4.3.1 ALCANCE DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

En este caso el nivel máximo directivo debe clarificar los siguientes aspectos:

a) ¿Cuáles son los objetivos de la unidad de sistemas y procedimientos?

b) ¿Quién tiene la responsabilidad primaria para los procedimientos administrativos dentro de un departamento particular, ese departamento o unidad de sistemas y procedimientos?

c) ¿Es la función de la unidad puramente asesora o tendrá autoridad para imponer los procedimientos aprobados?

d) ¿Podrá la USP emprender estudios por iniciativa propia o solo por solicitud del departamento interesado, o por requerimientos de la gerencia?

e) Una vez aprobado e instalado un determinado procedimiento o sistema ¿podrá el departamento afectado cambiarlo sin la aprobación de la unidad de sistemas y procedimientos?

f) ¿Podrá la USP apelar el rechazo de sus recomendaciones hechas a un departamento? ¿Ante quién?

4.4 FUNCIONES QUE DEBE DESEMPEÑAR LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

Estas

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