Aspectos tributarios en el cierre contable

Aspectos tributarios en el cierre contable

En la planeación de una revisión financiera y fiscal es preciso el seguimiento de recomendaciones sobre control interno y tributario de trabajos anteriores.

Cada que se acerca el fin de año, los contadores deben planear el cierre, así que es clave realizarlo de la mejor manera. Para ello se deben tener en cuenta aspectos de tipo administrativo, contable y tributario.

En este artículo nos enfocaremos en los aspectos tributarios a realizar antes del 31 de diciembre, pues los errores que se cometen suelen ser de alto costo en materia de sanciones y rechazos de costos o pasivos, por ejemplo cuando en los pagos a terceros no se identifica correctamente a los beneficiarios, entre otras.

Lista de errores frecuentes en el manejo tributario

• Aceptar documentos externos, soporte de costos y deducciones sin requisitos del artículo 771-2 Estatuto Tributario.

• Pago a proveedores personas naturales, sin soporte del pago de la seguridad social en debida forma

• Inapropiada identificación (sin copia RUT o que este desactualizado) para contratos firmados con personas del régimen simplificado (artículo 177-2 Estatuto Tributario).

• La falta del documento equivalente por compras a personas no obligadas a facturar (Artículo 3 Decreto 3050 de 1997).

• Conceptos registrados en ingresos no operacionales que no han sido facturados debidamente de acuerdo con el artículo 615 del Estatuto Tributario.

• Diferencias entre las retenciones en la fuente a título de impuesto de Renta ordinaria, de impuesto de Renta a la Equidad – CREE, Impuesto de Industria y Comercio – ICA, descontadas en el pago del impuesto y los certificados que lo soportan.

• Impuestos descontables no procedentes por antigüedad superior a dos bimestres (Artículo 496 Estatuto Tributario)

• Facturas de venta sin identificar al comprador con su NIT (ver Literal c) Artículo 617 Estatuto Tributario).

• No identificación en el sistema contable de las cuentas de aportes parafiscales y de seguridad social para las cuentas del grupo 7 del PUC (costos de operación y producción)

Recomendaciones a la hora de realizar un buen cierre

Modificaciones

No cambiar o modificar sin un motivo plenamente justificado los estados financieros ya expedidos para terceros (Licitaciones, camaras de comercio, bancos)

Errores u omisiones

Recordar que cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere (Ver último inciso del artículo 56, y el art.106, ambos en el DR 2649 de 1993).

Partidas de balance con efectos en vigencias futuras

Tenga en cuenta las partidas del balance con efectos en vigencias futuras. Esas partidas son:

• Los anticipos entregados a terceros,

• Anticipos recibidos,

• Ingresos diferidos,

• Cargos diferidos y

• Gastos pagados por anticipado.

El análisis consiste en determinar si los rubros han sido causados en los períodos correspondientes o si existen documentos pendientes por legalizar, incluso, de ejercicios anteriores.

En oportunidades se pueden detectar gastos o ingresos no registrados en la vigencia fiscal correspondiente.

Pedir estados de cuenta

Es preciso pedir los estados de cuenta de la DIAN y la administración municipal, al menos trimestralmente, pues a veces no se imputan las declaraciones ni los pagos efectuados.

Revisar causación y pago de parafiscales y Seguridad Social

Conviene analizar las bases salariales para aplicarle los porcentajes de parafiscales y seguridad social. Igualmente verificar las planilla de aporte PILA como evidencia de que el pago se hizo, ya que no estar a paz y salvo antes de presentar la declaración de renta, genera contingencia por rechazo de los salarios(ver art. 664 del E.T.)

Revisar el pago en debida forma de la seguridad social de los trabajadores independientes prestadores de servicios

La deducción de los costos y gastos de los pagos realizados a partir de junio del año 2013 a las personas naturales en la declaración de renta, está supeditada a que esta persona natural soporte el pago en debida forma de la seguridad social (EPS; Pensión, ARL) como independiente

Conciliación y cruce de información con terceros

Se recomienda en los últimos meses del año cruzar la información contable con los terceros, a fin de establecer las diferencias y conciliarlas al 31 diciembre.

Contratos de mandato

Los dineros de terceros manejados bajo esta modalidad deben coincidir con los registros contables efectuados por el mandatario. Para ello el mandante debe obtener los certificados que emita el mandatario.

Verificación de la numeración autorizada por la DIAN (tanto la propia como la de los proveedores)

Al no haber un requisito legal que condicione la procedencia del costo o gasto al hecho de que la factura cuente o no con la resolución de autorización de numeración de la facturación emitida por la DIAN, es aconsejable verificar que la facturación propia y de los proveedores sí contengan esa resolución, pues hay pronunciamientos del Consejo de Estado en el sentido de no admitir gastos que se soporten en documentos que violen el ordenamiento jurídico.

Es posible que la DIAN visite al proveedor para sancionarlo al detectar esta inconsistencia.

Conseguir los certificados

Los ingresos no gravados, o ciertos costos, deducciones y otros beneficios tributarios requieren de una prueba para que sean aceptados fiscalmente. En consecuencia, deben acopiarse los certificados correspondientes de las donaciones, dividendos no gravados. Es conveniente conseguirlos antes de presentada la declaración de renta.

Las donaciones no serán deducibles en la depuración del nuevo impuesto sobre la renta a la equidad – CREE lo cuál si es posible en el Impuesto de Renta Ordinaria.

Necesidad de actualizar las responsabilidades del RUT

La no actualización del RUT dentro de los dos meses siguientes al hecho que ameritaba su actualización (como un cambio en la dirección del contribuyentes, o un nuevo nombramiento de Representante Legal o contador, nuevas responsabilidades, etc.), se sanciona con el equivalente a una (1) UVT por cada día de atraso. Y si es por no actualización de la dirección o de la actividad económica, la sanción es de dos (2) UVT por cada día de atraso (ver art. 658-3 del E.T.)

Posibilidad de utilizar el beneficio de disminución del anticipo en renta.

El Art. 809 E.T. contempla que a solicitud del contribuyente, el administrador de impuestos nacionales respectivo o sus delegados, autorizarán mediante resoluciones de carácter especial,

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