CALIDAD TOTAL Y REINGENIERIA.

CALIDAD TOTAL Y REINGENIERIA

Calidad Total

La gestión documental es una necesidad en todas las empresas debido a la generación de documentación llegando está a un punto máximo entre el almacenamiento y producción de estos y surgen la necesidad de recuperar y reutilizar el papel. Esta producción y archivado incontrolada de documentación hace obligatorio hace que localizar algún documento específico se haga una labor casi imposible. Si un documento no se puede encontrar con facilidad y prontitud, dicho documento podría decirse que no existe, lo que causa perdida de información, productividad y ganancias para la compañía.

La gestión de calidad está concebida para mejorar la gestión administrativa de cualquier empresa, en donde la rentabilidad es un tema importante de todas las empresas, es así donde la gestión administrativa implique gestión de calidad en cuanto su gestión documental y a su vez debe de ir de la mano.

Reingeniería

Proceso archivo:

Recepción de documentación.

Revisión de documentos.

Separación por consecutivos y tipo de documento.

Digitalización de documentos.

Archivar.

En el archivo se tenían establecido un proceso con varias deficiencias que generan retrasos y poca organización por lo que hubo que establecer nuevos procedimientos y efectuar un proceso de reingeniera casi a fondo en todas las actividades que allí se realizaban.

La documentación se recibía y se disponía casi de inmediato a archivar y no se tenía un control adecuado de los documentos faltantes, aunque se debía revisar uno a uno los documentos no se garantizaba poder generar un informe con aquellos documentos que no llegaban o dicho informe requería más tiempo porque se hacía de forma manual; la implementación nueva fue recibir archivos digitales en Excel de acuerdo con la documentación que llegaba día a día para alimentar una base de datos donde se podía evidenciar de forma más eficaz y rápida los documentos llegados y los que estaban pendientes por llegar.

En cuanto a los documentos digitalizados (escaneados) se realizaba un renombramiento manual de cada imagen por lo que la labor era dispendiosa y requería de mucho tiempo, por lo que se implemento un software de indexación de documentos que generaba una realizaba un escaneo de cada imagen y del código de barras que en esta se encontraba, generando una lista en Excel con el número de cada documento y así cambiar el nombre de cada imagen por medio de otra aplicación que renombra en masa multitud de archivos simultáneamente, ahorrando de esta manera tiempo para dedicar a otras tareas.

Los documentos como facturas se relacionaban como originales y no se tenía en cuenta si eran fotocopias, este proceso de cambio para determinar qué documento es original y cuál es fotocopiado y así garantizar que todos los documentos que lleguen sean originales y no copias; los documentos que llegaban de las ciudades de otras ciudades llegaban con una relación impresa y se debía digitar uno a uno cada documento recibido, se cambio a el envío de un archivo digital en Excel donde se relacionan los documentos enviados y con esto se puede alimentar la base de datos de documentos sin necesidad de digitarlos uno a uno, labor que requería tiempo y generaba atrasos o inconsistencias por números mal digitados.

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