Reingeniería Y Calidad Total

Reingeniería

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

Es un cambio radical en la forma en la que se visualiza y estructuran los negocios, que, a su vez, dejan de observarse como funciones, divisiones y productos, para ser visualizados en términos de proceso clave. La reingeniería se olvida de las tareas, divisiones, áreas, estructura y gente de la empresa por donde fluyen los procesos y lo observa completo, de principio a fin, desde que se reciben los primeros insumos hasta una salida que, por principio básico, debe tener un valor para el cliente. Para lograrlo, regresa a la esencia del negocio y cuestiona sus principios fundamentales y la forma en que éste opera.

La reingeniería significa una revolución en la forma de administrar la empresa, su éxito se basa en olvidar como se hacían las cosas, para diseñarlas de nuevo, es decir, voltear la página anterior e iniciar con una en blanco. Para ello se comienza desde cero; volviendo al origen sin prejuicios pasados, borrando todo lo pasado y empezando de nuevo a modelar el camino, determinando primero que debe hacerse y luego cómo debe hacerse. No se da nada por sentado. Se olvida de lo que es y se concentra en lo que debe ser, a fin de presentar nuevos procesos que rompan con los actuales, logrando mejorar la forma de hacer las cosas.

Como aplicar la Reingeniería

Como paso inicial, para aplicación de un Proceso de Reingeniería tiene que haber convencimiento, compromiso, conocimiento y visión del equipo de la dirección de la empresa, que permitan vencer la inercia, la resistencia al cambio y obtener resultados exitosos. A partir de aquí se integra un equipo adecuado al tipo de problema o situación a mejorar. A continuación se describen las seis etapas de la aplicación de la Reingeniería a un proceso específico:

- Etapa 1: Razones para Mejorar

El primer paso en cualquier esfuerzo de mejora es identificar las razones para mejorar (fallas, desviaciones, objetivos, antecedentes de esfuerzos anteriores, como se ve afectado el cliente). En seguida, en función de tipo de problema y los objetivos se eligen, la ruta de mejor que se concederé la más adecuada: rediseño del problema o solución del problema. Pretendiendo crear un nuevo proceso.

- Etapa 2: Análisis del proceso Actual

Antes de proceder a rediseñar el proceso, el equipo debe de entender el proceso actual. Para ello debe hacer un análisis de que una visión general sobre lo que hace el proceso y la manera como lo hace. Como el objetivo es mejorar el proceso, no es necesario un análisis minucioso, más bien se requiere un análisis general que detecte los aspectos críticos que demuestren las acusas de las deficiencias del proceso actual. En lugar de estudiar a detalle los hechos o fallas particulares, es mejor enfocarse en la estructura general del proceso que causa el problema, dando repuesta a las preguntas como, ¿Por que hacemos lo que estamos haciendo? Y ¿Por que lo hacemos de esta forma?

- Etapa 3: Investigar los Nuevos Paradigmas

En esta etapa es preciso desechar los viejos esquemas de pensamientos acerca de cómo debe ser un proceso, y de generar nuevas formas de operación y nuevas posibilidades que modifiquen de fondo el proceso actual. Una manera de romper las viejas creencias y pensamientos acerca de cómo debe de funcionar un proceso, es por medio de lo que se conoce como Benchmarking (Proceso pro-activo y positivo para cambiar las operaciones de forma estructurada para lograr un rendimiento superior.), el cual permite estudiar la manera en que las organizaciones lideres hacen las cosas, y de esta manera abandonar las viejas ideas acerca de cómo debe de ser un proceso y así generar nuevas. (La Reingeniería, no pretende computarizar los procesos actuales para hacerlos más rápidos, más bien busca crear un nuevo proceso ágil que sea capaz de satisfacer las necesidades el cliente interno-externo.)

- Etapa 4: Diseñar el Proceso

Basándose en las dos etapas anteriores, seleccionar un tipo de proceso básico y continuar el trabajo de diseño del nuevo proceso, aplicando los principios básicos de Reingeniería, teniendo como meta eliminar de las tareas que no agregan valor al producto o al servicio, los procesos deficientes de retroalimentación, las demoras y pasos laterales, etc. Es decir, reducir las tareas que no agregan valor a los productos.

- Etapa 5: Construir un Nuevo Proceso

En esta fase, se crea el nuevo proceso, tomando en cuenta los resultados de las fases anteriores. La creación final del nuevo proceso se completa con los siguientes cuatros pasos:

- Paso 1: Con base en los resultado de la investigación de los nuevos paradigmas y en el conocimiento de los tipo de procediendo, seleccionar un proceso básico.

- Paso 2: Usando las regla de oro y los mandamientos, diseñar la organización del proceso, flujo de trabajo y las actividades.

- Paso 3: Documentar el diseño con diagramas de flujo, gráficas, procedimientos y gráficas de control de procesos.

- Paso 4: Realizar una prueba piloto del nuevo proceso, si es posible.

- Etapa 6: Puesta en Práctica

En la puesta en práctica de los nuevos procesos se deben involucrar ampliamente a todas las partes afectadas; como proveedores, trabajadores y clientes; explicándoles y comunicándoles las razones del cambio, convenciéndolos de las bondades del nuevo proceso, haciéndoles participes de la puesta en práctica. La dirección de la empresa debe saber claramente que se requiere una gran voluntad para aplicar la Reingeniería, pues tiene que saber que los resultados de la Reingeniería, se refleja en cambios de los flujos de trabajos, combinación de etapas, modificación de responsabilidades y eliminación de tareas en que los empleados tienen nuevas tareas y responsabilidades

Los roles en la reingeniería.

Se compone de los siguientes elementos:

- Líder.

- Dueño o responsable del proceso.

- Equipo de reingeniería.

- Comité directivo.

- "Zar" de reingeniería.

- El Líder: Es un alto ejecutivo que respalda, autoriza y motiva el esfuerzo total de Reingeniería, debe tener la autoridad suficiente para que persuada a la gente de aceptar los cambios radicales que implica la Reingeniería. El líder designa a quienes serán los dueños de los procesos y a la vez asigna la responsabilidad de sus avances

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